Har du styr på job- og profilanalysen, den vigtigste del af rekrutteringsprocessen?

Af |2019-11-19T11:33:04+01:0019 november, 2019|
Læsetid: 7 min.

Leder I efter den rette kandidat i blinde? Eller har I lavet en grundig foranalyse, der afdækker jobbet og kompetenceprofilen? Vi har taget det første trin i rekrutteringsprocessen under lup og giver dig her inspiration til, hvordan du kan udarbejde en god job- og profilanalyse ved at følge 5 steps, så I øger chancerne for en vellykket rekruttering.

Udover at analysen af jobbet og kompetenceprofilen er rettesnor for handlinger og valg i de øvrige dele af rekrutteringsprocessen, så er der også en anden ting, der er værd lige at minde om, inden vi tager fat på de fem steps i foranalysen:

Det er dyrt at fejlrekruttere. Det er vores erfaring, at en grundig foranalyse mindsker risikoen for fejlrekruttering.

Prisen på en fejlrekruttering varierer naturligvis, men Jobindex estimerer eksempelvis, at en medarbejder, der får en månedsløn på 30.000 kr., som er fejlansat i 4 måneder (inkl. træning, personalegoder m.m.), vil koste virksomheden 350.000-400.000 kr.

I en af vores tidligere Rekrutteringsanalyser (2014) spurgte vi til fejlrekrutteringer, og her svarede 77% af arbejdsgiverne, at de havde fejlrekrutteret. Der er ingen grund til at tro, at dette tal er dalet drastisk, desværre, så lad os endelig komme i gang med gennemgangen af den gode foranalyse.

1. Saml et rekrutteringshold

I har besluttet jer for, at I skal ansætte en ny medarbejder, men hvem er bedst til at identificere denne nye profil? Vi anbefaler, at holdet består af:

  • Den ansættende leder, der kender forretningens behov (og den kommende strategi), og som har det forkromede overblik over økonomien

  • En eller flere nøglemedarbejdere, der kender til relevante arbejdsopgaver og behovet for nye eller ekstra faglige kompetencer

  • Gerne en HR-faglig person, der har kendskab til tests, og som kan omsætte forretningens behov og de konkrete faglige kompetencer til en job- og profilbeskrivelse

Med eller uden ekstern hjælp

Det er også her, at I bør beslutte, hvorvidt I har behov for hjælp fra et rekrutteringsbureau. Måske anerkender I, at I bruger jeres tid og kompetencer bedre på en anden måde, og at I godt vil have en professionel ekstern rekrutteringskonsulent til at facilitere processen. Og måske I ved, at det er svært at finde den/de rette kandidater pga. stor efterspørgsel ude i markedet, og at I derfor vil være godt tjent med hjælp til Search – dvs. hvor en rekrutteringsvirksomhed hjælper jer med at finde og kontakte relevante kandidater.

2. Genopslag eller ny profil?

I er nået frem til, at der er et behov for flere kompetencer i jeres organisation – enten fordi I har sagt farvel til en kollega, eller fordi jeres organisation udvikler sig, og der dermed er opstået et behov for nye eller ekstra kompetencer. Det er altså tid til at afklare, om I skal genbesætte en stilling eller oprette en ny?

  • Skal I have en profil, der pt. ikke findes i organisationen?

  • Skal en eller flere eksisterende medarbejdere have nye arbejdsopgaver og frigive andre, som vil løses mere effektivt af en ny profil?

  • Hvordan ser det konkrete kompetencebehov ud nu og om 3 og 6 måneder?

  • Hvilke udviklings- og karrieremuligheder er der for den profil, som I tænker at ansætte, i virksomheden om et, to eller tre år?

  • Evt. Hvorfor har den tidligere medarbejder sagt sit job op? Er der noget i organisationen/jobbet, som I kan ændre på?

3. Grundig behovsafdækning

For at finde den rigtige kandidat, skal I vide, hvad I leder efter. Det er et must, at job- og profilanalysen tager hensyn til virksomhedens mål, strategi og marked. Med andre ord, det er essentielt at afklare forretningens behov, for dernæst at finde frem til den profil, der skal ansættes.

Den rette kandidat til jobbet er ikke kun en person, der har de rette faglige kompetencer, det er også en, der passer ind i teamet og i forretningen. Så samtidig med at I analyserer jobbets indhold, kan vi også anbefale, at I kigger til de kompetencer og personprofiler, som de øvrige medarbejdere har i det team, som den nye kollega skal være en del af.

4. Analysér jobbet

Uanset om det er en nyoprettet stilling eller en genbesættelse, så er det vigtigt at lave en grundig jobanalyse:

  • Hvilke arbejdsopgaver, store som små, skal den nye kollega løse? Konkretisér dem.

  • Hvordan er fordelingen af de forskellige arbejdsopgaver? Brug gerne procenter.

  • Vurder vigtigheden af de forskellige opgaver – hvordan prioriterer I dem?

  • Hvilke forventninger har I til opgaveløsningen?

  • Hvilke mål og præstationskrav skal profilen indfri og hvordan?

  • Hvilke ansvarsområder vil den nye profil få? Definér roller og rammer.

  • Hvilke organisatoriske snitflader vil profilens ansvarsområder og arbejdsopgaver medføre?

  • Hvordan er løn- og ansættelsesvilkårene?

Det er vigtigt ikke at oversælge stillingen i håbet om at få (nok) ansøgere. Kommer I til at skrue op for nogle interessante arbejdsopgaver, der ikke matcher virkeligheden, risikerer i at ende med en skuffet kollega, der ikke trives i stillingen, og som måske smutter hurtigt.

FAKTA: Upræcis præsentation af jobbet er største årsag til hurtige opsigelser

I vores Kandidatanalyse (2019) har vi stillet ca. 1500 danske lønmodtagere spørgsmål om deres arbejdsliv. Og 19% af dem har prøvet at opsige deres stilling inden for et år. Som begrundelse angav flest, at jobbet var anderledes end det, de havde fået stillet i udsigt (33%).

Aarsag_til_opsigelser

5. Analysér profilen

En grundig profilanalyse er et vigtigt redskab til senere i rekrutteringsprocessen – vha. af en række rekrutteringsredskaber – at identificere og rekruttere dén medarbejder, der performer bedst i jobbet.

 Profilanalysen skal afdække behovet for faglige såvel som personlige kompetencer. Faglige kompetencer er en blanding af erfaringer, viden og færdigheder. For at identificere og prioritere de faglige kompetencer, kan I tage udgangspunkt i de vigtigste arbejdsopgaver og følge disse tre trin:

  • 1. Hvilke faglige kompetencer skal den nye profil have?

  • 2. Vurdér, hvilke faglige kompetencer der kan tilegnes i jobbet – og hvordan I i så fald vil understøtte den kompetenceudvikling.

  • 3. Oplist, hvad der er need to have- og nice to have-kompetencer.

For at kunne identificere de faglige kompetencer kan det være nødvendigt at afdække profilens viden og færdigheder. Det er to af de fire elementer i profilanalysen, som vi opererer med: Profilens viden, færdigheder, motivation og personlighed. Vi gennemgår dem alle fire her:

Profilens viden

Her skal I stille skarpt på den ønskede profils begrebsverden og vurdere, hvad den ønskede kandidat skal have af viden på baggrund af uddannelse, studier og praktisk erfaring. I hvor høj grad skal den nye kollega fx have:

  • Viden fra et arbejde i en bestemt type organisation eller branche?
  • Bestemt viden/erfaring for kunne navigere i organisationen og/eller udføre en bestemt opgave?
  • En specifik uddannelse?

Profilens færdigheder

For at identificere kravet til en kandidats færdigheder, kan I stille skarpt på, hvad den nye kollega skal have arbejdet med tidligere i sit arbejdsliv for at kunne udføre x, z og y arbejdsopgave. Skal personen fx:

  • Have været leder for en lignende afdeling tidligere?
  • Kunne kode i et bestemt programmeringssprog?
  • Have erfaring med et eller flere IT-systemer?
  • Mestre et eller flere sprog?

Jo mere konkret, I kan være, des bedre. Lige så er det vigtigt, at I prioriterer jeres krav til personens færdigheder: Hvad er de vigtigste færdigheder? Og hvilke kan læres i jobbet?

Profilens motivation

For at finde den rette til jobbet skal I spore jer ind på, hvad der i jobbet/teamet/afdelingen/organisationen antageligt vil motivere en kommende kollega:

  • Det meningsfulde i arbejdet?
  • Indflydelse?
  • Gode sociale relationer/kollegaer?
  • Eller noget helt fjerde?

Motivation er ret individuelt, men for at prøve at ramme noget rigtigt, kan I med fordel rette blikket mod de nuværende kollegaer:

  • Hvad taler de om?
  • Hvad er de stolte af?
  • Hvad driver dem?
  • Er der nogle fællesnævnere?
  • Hvordan kan organisationen vække og fastholde motivationen hos den ønskede profil?

Det er vigtigt, at I appellerer til den rette gruppe ansøgere – så I kan fastholde den nye kollega på den lange bane.

Du kan også finde inspiration i vores Kandidatanalyse 2019, hvor danske lønmodtagere tilkendegiver, hvad der er vigtigst for dem, næste gang de søger job.

Hvad_er_vigtigst_for_dig_naeste_gang_du_soeger_job

Profilens personlighed

Det er ikke kun faglige kompetencer, der bidrager til succes i et job. Den nye medarbejders personlige kompetencer er ofte afgørende for succes i jobbet. En god foranalyse stiller derfor også flg. spørgsmål:

  • Hvordan er den ideelle kandidats tilgang til andre mennesker, herunder kollegaer, kunder og andre interessenter?
  • Hvilke personlige kompetencer vil være fordelagtige i jobbet? Og Hvordan kan disse hjælpe medarbejderen med at få succes?

Skal profilen fx være:

  • Udadvendt og opsøgende?
  • Detaljeorienteret og omhyggelig?
  • God til at skabe fremdrift, stærke relationer og samarbejde?
  • Vedholdende og god til at lytte?
  • Rolig og tålmodig?

Foranalysen bestemmer…

Når I ved, hvad I leder efter, så får I også et ret godt indtryk af, hvordan den øvrige del af rekrutteringsprocessen bør se ud. På baggrund af jeres job- og profilananalyse er det nu lettere at vurdere og beslutte flg.:

Rigtig god rekrutteringslyst!

Har du brug for hjælp til job- og profilanalysen eller selve rekrutteringsprocessen? Så skriv til Jens, vores rekrutteringsdirektør, og få svar hurtigt.

Jens Yde
Jens YdeDirektør rekruttering
Hele landet
Tlf. 26 76 76 44
image_printUdskriv eller gem som PDF