Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S

Introduktion

For at kunne levere karriererådgivnings-, rekrutterings- eller outplacement-ydelser er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik beskriver hvilke data, vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Konsulenthuset ballisager agerer både som dataansvarlig (outplacement- og rekrutteringsforløb) og databehandler (karriererådgivningsforløb). Persondatapolitikken beskriver først behandlingsgrundlaget, formålet og sikkerheden for hver af de tre forløb (karriererådgivning, outplacement og rekruttering) hver for sig, hvorefter dine rettigheder og de generelle principper beskrives.

Hvis du benytter vores hjemmeside, herunder vores gratis analyser og andet materiale, henviser vi til vores cookie- og privatlivspolitik, hvor du kan læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, samt hvordan vi sikrer behandlingen af dem.

Hvis du kontakter os via hjemmesidens formularer eller chat-funktion, vil dine data blive opbevaret i HubSpot. Du kan læse mere om vores brug af HubSpot under vores cookie- og privatlivspolitik

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores databeskyttelsesrådgiver på dpo@ballisager.com

Dataansvarlig

Konsulenthuset ballisager, Søren Frichs Vej 40A, 8230, Aabyhøj (CVR-nummer 31299004).

Karriererådgivning

Konsulenthuset ballisager er i karriererådgivningsforløb databehandlere og handler efter instruks fra en dataansvarlig. Den dataansvarlige kan være din kommune, dit uddannelsessted eller en helt tredje der har tilmeldt dig et karriererådgivningsforløb.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, er at få dig i job, samt hjælpe dig med og give dig værktøjer til din fremtidige jobsøgning. Hvis du er tilmeldt af dit jobcenter, behandler vi dine personoplysninger på vegne af dit jobcenter med grundlag i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Hjemlen for behandlingen af dine personoplysninger er DBF art. 6, stk. 1, litra c og art. 9, stk. 2, litra b. Det er ikke lovmæssigt mulighed at afslå at deltage i et tilbud, og det er ikke muligt at levere et tilbud uden kendskab til persondata.
Hvis du er tilmeldt af en ikke-offentlig myndighed, eksempelvis dit uddannelsessted, har denne indhentet dit samtykke og behandlingshjemlen findes i art. 6, stk. 1, litra a og art. 9, stk. 2, litra a.

Endvidere behandler vi dine personoplysninger med det formål at kunne fakturere kunden og leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor kunden. Efter bogføringsloven skal vi gemme fakturaoplysninger i mindst 5 år, de personoplysninger der fremgår af fakturaen, opbevares derfor med hjemmel i DBF art. 6, stk. 1, litra c.

Efter dit forløb kan vi bede dig om at afgive en anmeldelse af din oplevelse hos os på Trustpilot. Vi videregiver ikke dine oplysninger til Trustpilot. Trustpilot indsamler selv dine oplysninger, og er således selvstændig dataansvarlig herfor, såfremt du vælger at skrive en anmeldelse af os på deres hjemmeside.

Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation. Dette er for at leve op til et kontraktligt forhold til kunden. Dit svar på dette spørgsmål er frivilligt.

De berørte personoplysninger
De personoplysninger der behandles ved karriererådgivning:

• Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
  • Fødselsdato
  • Navn
  • Adresse
  • Kontaktoplysninger (mail og/eller telefonnummer)
  • Uddybende information fra kunden sendt ved tilmeldingen
• Følsomme personoplysninger herunder:
  • Helbredsoplysninger
• Fortrolige personoplysninger herunder:
  • CPR-nummer (til brug ved fakturering og ved opgaver, der er udlagt ved myndighed)

Herefter registrerer vi yderligere oplysninger om dig under samtalerne med din konsulent.

Sikkerhed
Data leveres via sikker mail eller via kommunale IT-systemer hvor vi har afgrænset adgang til tilmeldte kandidater. Data uploades i vores interne database hostet hos IT Security (se liste over leverandører nedenfor). 6 måneder efter endt forløb anonymiseres data, så de ikke længere kan henføres til konkrete personer, men så vi stadigt kan levere en samlet statistik på resultaterne til kunden.

Dialog med din konsulent via mails slettes efter 6 mdr., herunder fremsendelse af CV. Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation, med henblik på at levere resultatopgørelser til kunden.

Opbevaring og sletning
Personoplysninger slettes når de ikke længere er nødvendige for at opnå formålet, medmindre andet fremgår af lovgivningen. Da vi ofte agerer på vegne af en offentlig myndighed, er adgangen til sletning stærkt begrænset. Oplysninger slettes hos os 6 måneder efter fakturering, så vi har mulighed for at fakturere kunden og bevise at vi har opfyldt vores kontraktlige forpligtelser, og så du har mulighed for at bevise at du har deltages i forløbet.
Såfremt du har afgivet samtykke til behandlingen, kan dette trækkes tilbage overfor den dataansvarlige der har indsamlet samtykket.
De oplysninger der fremgår af faktura slettes efter 5 år jf. Bogføringsloven, disse oplysninger slettes derfor ikke hvis du trækker dit samtykke tilbage.

Outplacementforløb

Konsulenthuset ballisager er dataansvarlige for den data vi behandler om dig i et outplacementforløb. Vi modtager dine kontaktoplysninger fra din arbejdsgiver, hvorefter vi aftaler et møde med dig. Forespørger du på et outplacement-forløb via en formular eller chat på vores hjemmeside, vil din forespørgsel og du blive oprettet i vores CRM-system Hubspot. Du kan læse mere om vores brug af HubSpot her: https://ballisager.com/cookie-privatliv-politik/

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandlingen er at få dig i job igen. Personoplysningerne behandler vi med henblik på, at vi kan vurdere din situation og dine kompetencer for at bringe dig i eller tættere på et job eller beskæftigelse. Inden du starter dit outplacementforløb afgiver du dit samtykke til behandlingen af personoplysninger og retsgrundlaget for behandlingens findes i DBF art. 6, stk. 1, litra a. Vi kan også bede dig udfylde en profiltest. Når du afgiver dit samtykke, accepterer du at vi må gennemføre denne test.
Vi behandler også dine personoplysninger med henblik på at kunne fakturere kunden. Dine personoplysninger vil kunne fremgå af fakturagrundlaget. Da vi har behov for at gemme fakturagrundlaget i 5 år jf. Bogføringsloven, sker denne videre opbevaring ikke med hjemmel i samtykke, men med hjemmel i DBF art. 6, stk. 1, litra c.

Efter dit forløb kan vi bede dig om at afgive en anmeldelse af din oplevelse hos os på Trustpilot. Vi videregiver ikke dine oplysninger til Trustpilot. Trustpilot indsamler selv dine oplysninger, og er således selvstændig dataansvarlig herfor, såfremt du vælger at skrive en anmeldelse af os på deres hjemmeside

De berørte personoplysninger
De oplysninger der indsamles i outplacementforløb:

• Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
  • Mailadresse og telefonnummer
  • Navn
  • Adresse
  • Fødselsdato
  • Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring
  • Testoplysninger
  • Referenceoplysninger
  • Uddannelse og stilling
  • Erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et
  • Referater af møder med aftaler om aktiviteter
  • Fremmødehistorik
  • Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet
  • Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik

Sikkerhed
Så snart du bliver kandidat i et outplacementforløb, uploades din data i vores interne database hostet hos IT security (se liste over leverandører nedenfor). 6 måneder efter endt forløb anonymiseres data, så de ikke længere kan henføres til konkrete personer, men så vi stadig kan levere en samlet statistik på resultaterne til kunden.

Dialog med din konsulent via mails slettes efter 6 mdr., herunder fremsendelse af CV. Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation med henblik på at levere resultatopgørelser til kunden.

Opbevaring og sletning
Personoplysninger slettes når de ikke længere er nødvendige for at opnå formålet. Oplysninger slettes 6 måneder efter fakturering, så vi har mulighed for at fakturere kunden og bevise at vi har opfyldt vores kontraktlige forpligtelser. Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage, hvorefter dine personoplysninger vil blive slettet.
De oplysninger der fremgår af faktura slettes efter 5 år jf. Bogføringsloven, disse oplysninger slettes derfor ikke hvis du trækker dit samtykke tilbage.

Rekrutteringsforløb

I forbindelse med rekrutteringsforløb kan vi enten kontakte dig gennem linkedin, eller du kan søge stillingen gennem vores hjemmeside. Som en del af rekrutteringsprocessen kan det være, vi vil indhente yderligere offentlige tilgængelige oplysninger omkring dig fra internettet, herunder sociale medier.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandlingen er at finde den rette kandidat til kunden. Vi behandler derfor dine oplysninger med henblik på at undersøge hvorvidt du matcher virksomhedens ledige stilling. Behandlingen og indsamlingen af dine almindelige personoplysninger forud for et rekrutteringsforløb er nødvendige for at vi kan forfølge legitime interesser i at kunne rekruttere en ansøger til en ledig stilling. Indsamling af dine oplysninger sker derfor med hjemmel i DBF art. 6, stk. 1, litra f.
Du bliver ved start af rekrutteringsforløbet bedt om at oprette dig på CV-databasen Recruitio eller du kan gøre det i forbindelse med at du søger en stilling hos os. Ved oprettelse bliver du bedt om at afgive samtykke, derfor er behandlingshjemlen for opbevaringen på Recruitio DBF art. 6, stk. 1, litra a. Du kan også blive bedt om at besvare persontest og kognitive test i systemerne E-stimate. Retsgrundlaget for denne behandling er samtykke efter DBF art. 6, stk. 1, litra a.

De berørte personoplysninger
De oplysninger der indsamles inden rekrutteringsforløbet:

• Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
  • Mailadresse og telefonnummer
  • Navn
  • Oplysninger om uddannelse og erfaring

De oplysninger der indsamles i forbindelse med rekrutteringsforløbet:

• Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
  • Mailadresse og telefonnummer
  • Navn
  • Oplysninger om uddannelse og erfaring
  • Adresse
  • Resultater fra personlighedstest
  • CV og ansøgning
  • Referencer

Sikkerhed:
Data indsamles i vores rekrutteringssystem Recruitio og der er adgang til informationen for involverede medarbejdere hos Konsulenthuset ballisager og ansættelsesansvarlige hos virksomheden. Inden du uploader dit materiale, vil du blive bedt om at afgive samtykke.

Kundens behandling af data er reguleret i hovedaftalen mellem Konsulenthuset ballisager og virksomheden. Vi sender et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling.

Opbevaring og sletning:
Personoplysninger slettes når de ikke længere er nødvendige for at opnå formålet. Oplysninger i Recruitio slettes efter 180 dage, medmindre du afgiver samtykke til opbevaring i længere tid, de 180 dage svarer til kundens garantiperiode, derfor opbevares data med henblik på at kunne besvare spørgsmål fra kunden eller bringe andre kandidater i spil, i tilfælde af at garantien udløses.
Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage, hvorefter dine personoplysninger vil blive slettet.

Online akademi-forløb

Når du logger ind på forløbet, har du givet samtykke til, at vi må opbevare og behandle dine data. Du må ikke angive følsomme persondata i dine svar på platformen. Der behandles kun almindelige personoplysninger. Der gælder de samme sletteregler som ved karriererådgivning.

Jobtrack

Deltager du i et Jobtrack-forløb vil du skulle udfylde en profiltest og en Gais-måling. Begge foretages via en browser-applikation, og der foreligger en databehandleraftale mellem Konsulenthuset ballisager og leverandørerne. Der behandles kun almindelige personoplysninger. De gælder de samme regler som ved outplacementforløb.

JobSpot

JobSpot er vores online tilbud, der hjælper dig til at mestre jobsøgningen og holde motivationen i din proces. I JobSpot afgiver du kun navn og mailadresse på baggrund af samtykke, medmindre der er anden relevant lovhjemmel. Der behandles kun almindelige personoplysninger. Der gælder de samme sletteregler som ved karriererådgivning.

Generelt for alle behandlinger:

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillelige rettigheder. Det er ikke altid du kan gøre brug af alle rettigheder. Når du henvender dig til os, sørger vi for at imødekomme din anmodning bedst muligt i overensstemmelse med lovgivningen og vores databehandleraftaler. Dine rettigheder efter forordningen er følgende:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at trække dit samtykke tilbage (såfremt du har afgivet samtykke i forbindelse med behandlingen)
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til vores persondataansvarlige (DPO). Henvendelse kan ske på mail: dpo@ballisager.com.

Hvis du ikke er enig i den måde, hvorpå Konsulenthuset ballisager A/S behandler dine persondata, kan du sende din indsigelse til dpo@ballisager.com.

Vi kan afvise eller opkræve gebyr for anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af deres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes i sikkerhedskopier).

Medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats at rette oplysninger, gør vi dette uden omkostninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Det betyder blandt andet, at vi tager back-up/sikkerhedskopi af vores system. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, slettes de fra brugerfladen, men ikke fra sikkerhedskopien.

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K. https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/.

Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S. Undtagelsen er i disse tre tilfælde:

Med dit samtykke
Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi har dit samtykke til at behandle dine personoplysninger. Vi videregiver dine oplysninger hvis vi vurderer at videregivelse er i overensstemmelse med forordningen og er nødvendige for at opfylde formålet. Dette kan eksempelvis være i rekrutteringsforløb, hvor vi videregiver dine oplysninger til ansættende virksomhed. Dine oplysninger vil som udgangspunkt ikke blive videregivet uden din viden.

Til underdatabehandlere
Vi opbevarer personoplysninger hos betroede samarbejdspartnere, hvor der altid er indgået databehandleraftale indeholdende konkrete instrukser. De behandler data, baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed. Se komplet liste over underdatabehandlere længere nede.

Af juridiske årsager
Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysninger er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde Konsulenthuset ballisager A/S fri fra skade, vores aktionær eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Modtagere af dine oplysninger

Aftale- og fortrolighedsforholdet mellem Konsulenthuset ballisager A/S og leverandører, som vi benytter i behandlingen af persondata, er altid reguleret af en databehandleraftale.
Nedenfor kan du se en fuldkommen liste med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S arbejder sammen med.

Modtagere i tredjelande:
Konsulenthuset ballisager anvender underdatabehandlere der er lokaliseret i tredjelandet USA. Overførselsgrundlaget er kommissionens Privacy Framework ordningen som alle vores USA-baserede underdatabehandlere er tilmeldt. Du kan se en liste over tilmeldte virksomheder her: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overvåger ny lovgivning på datasikkerhedsområdet og regulerer vores praksis og politikker i henhold til ændringer. Når vi modtager formelle skriftlige indsigelser, kontakter vi afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse indsigelser, om f.eks. overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med den pågældende person.

Sikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte Konsulenthuset ballisager A/S og vores kandidater mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse af personoplysninger, som vi lagrer.

• Ekstern IT-hosting virksomhed med datasikkerheds ekspertise, som bl.a. er ansvarlige for enhedshåndtering, kryptografi, fysisk sikkerhed hos hosting-udbyder, restore-tests, standardopsætning af logning i systemer, overvågning via Nagios, sikker adgangsstyring – herunder password kompleksitet og udløb, netværkssikkerhed (perimetersikring og Netværkssegregering), Informationshåndtering via sikker eller krypteret mails, kontrol med afviste adgangsforsøg, to-faktor validering ved adgange uden for eget netværk, antivirus på alle it-systemer, og sikker backup på alle it-systemer, der behandler personoplysninger. Der gennemføres årligt audit af ekstern IT-leverandør.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne og Databehandleraftaler med alle leverandører, der behandler personoplysninger på Konsulenthuset ballisager A/S vegne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning og uddannelse i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for alt personale.
• Intern og ekstern revision af processer for behandling af persondata.
• Oplysninger behandles fortroligt og er kun tilgængelige for medarbejdere i Konsulenthuset Ballisager A/S, som er underlagt tavshedspligt, eller for autoriserede medarbejdere hos underleverandører som ligeledes er underlagt tavshedspligt gennem databehandleraftaler.

Ændring

Vores persondatapolitik ændrer sig fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder. Eventuelle begrænsninger af denne persondatapolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde. (For visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail.)

Revisionshistorik

Version – V5.10

Note – Persondatapolitik ændret

Dato – 20. februar 2024

Redigeret af Linea Drexel Hougaard, (DPO)