Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S

Indhold

• Karriererådgivning
• Outplacement
• Rekruttering
• Generelt for behandlinger

Introduktion

For at kunne levere tilfredsstillende karriererådgivnings-, rekrutterings- eller outplacement-ydelser har vi behov for at behandle personoplysninger om dig. Vores persondatapolitik beskriver hvilke data, vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Konsulenthuset ballisager A/S agerer både som dataansvarlig (outplacement- og rekrutteringsforløb) og databehandler (karriererådgivningsforløb). Persondatapolitikken giver en gennemgang af, hvordan vi behandler dine oplysninger inden for de tre områder: karriererådgivning, outplacement og rekruttering. For hvert område beskrives behandlingsgrundlaget, formålet og sikkerheden. Derefter redegøres for dine rettigheder samt de generelle principper, vi følger i håndteringen af dine data på tværs af alle områder. 

Hvis du benytter vores hjemmeside, herunder vores gratis analyser og andet materiale eller kontakter os via hjemmesidens formularer eller chat-funktion henviser vi til vores cookie- og privatlivspolitik, hvor du kan læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, samt hvordan vi sikrer behandlingen af dem. 

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores databeskyttelsesrådgiver på dpo@ballisager.com 

Dataansvarlig 

Konsulenthuset ballisager A/S, Søren Frichs Vej 40A, 8230, Aabyhøj (CVR-nummer 31299004). 

Karriererådgivning

Konsulenthuset ballisager A/S fungerer som databehandler i karriererådgivningsforløb og handler efter instruks fra en dataansvarlig. Den dataansvarlige kan være din kommune, dit uddannelsessted eller en tredje der har tilmeldt dig et karriererådgivningsforløb. 

Karriererådgivningsforløb varierer meget alt efter, hvilken opgave der skal løses. Karriererådgivning kan både være gennem dit jobcenter eller din uddannelsesinstitution. Karriererådgivningsforløb kan både være 1 til 1 samtaler, workshops eller onlineforløb på vores platform jobspot eller candeno, det kan også være en kombination af flere af ovenstående. 

Formål og retsgrundlag 
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at vurdere din jobparathed, foretage sagsbehandling samt at hjælpe dig med at komme i job og støtte dig i din fremtidige jobsøgning ved at give dig de rette værktøjer. Hvis du er tilmeldt via jobcenteret, sker behandlingen baseret på lov om aktiv beskæftigelsesindsats, jf. DBF artikel 6, stk. 1, litra c, og artikel 9, stk. 2, litra b. Hvis du er tilmeldt via andre aktører, f.eks. din uddannelsesinstitution, sker behandlingen på baggrund af dit samtykke, jf. DBF artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a. 
 
Det er i mange tilfælde lovpligtigt at deltage i et tilbud udbudt af jobcentret, og derfor er det nødvendigt at behandle dine persondata for at kunne gennemføre karriererådgivningsforløbet med dig. 

Vi behandler også oplysninger med det formål at kunne fakturere vores kunder og opfylde kontraktlige forpligtelser. Denne behandling sker med hjemmel i interesseafvejningsreglen. Ifølge bogføringsloven skal vi opbevare fakturaoplysninger i mindst 5 år, og de oplysninger, der fremgår af fakturaen, opbevares derfor i henhold til DBF artikel 6, stk. 1, litra c. 

Efter dit forløb kan vi bede dig om at dele din oplevelse hos os på Trustpilot. Vi deler ikke dine oplysninger med Trustpilot. Hvis du vælger at skrive en anmeldelse, indsamler Trustpilot selv dine oplysninger og er derfor selv ansvarlig for behandlingen af dem. 

I op til 6 måneder efter dit forløb kan vi kontakte dig for at høre om din jobsituation med henblik på at levere resultatopgørelser til kunden. Dit svar er frivilligt. 

De berørte personoplysninger 
Vi modtager dine personoplysninger, enten fra dig selv, eller fra den aktør der har tilmeldt dig til forløbet. 
De personoplysninger der behandles ved karriererådgivning: 

Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:

• Fødselsdato 
• Navn 
• Adresse 
• Kontaktoplysninger (mail og/eller telefonnummer) 
• Uddybende information sendt ved tilmeldingen 

Følsomme personoplysninger herunder:

• Helbredsoplysninger
  
  Fortrolige personoplysninger herunder:
• CPR-nummer (til brug ved fakturering og ved opgaver, der er udlagt ved myndighed) 

Herefter registrerer vi yderligere oplysninger om dig under samtalerne med din konsulent. 

Det er ikke i alle karriererådgivningsforløb der behandles helbredsoplysninger eller CPR-numre. Sådanne oplysninger behandles kun hvis det er nødvendigt for at udføre opgaven. 

Sikkerhed 
Følsomt og fortroligt data leveres via sikker mail eller via kommunale IT-systemer hvor vi har afgrænset adgang til tilmeldte kandidater. Data uploades i vores interne database hostet hos It’s IT (se liste over leverandører nedenfor). Kun personer med et arbejdsbetinget behov herfor, har adgang til din persondata. 

Opbevaring og sletning 
Personoplysninger slettes eller anonymiseres når de ikke længere er nødvendige for at opnå formålet, medmindre andet fremgår af lovgivningen. Da vi ofte agerer på vegne af en offentlig myndighed, er adgangen til sletning stærkt begrænset.  

Oplysninger slettes eller anonymiseres hos os som udgangspunkt 6 måneder efter fakturering, så vi har mulighed for at fakturere kunden og bevise at vi har opfyldt vores forpligtelser, og så du har mulighed for at bevise at du har deltaget i forløbet. 

Såfremt du har afgivet samtykke til behandlingen, kan dette trækkes tilbage overfor den dataansvarlige der har indsamlet samtykket. 
De oplysninger der fremgår af faktura slettes efter 5 år jf. Bogføringsloven, disse oplysninger slettes derfor ikke hvis du trækker dit samtykke tilbage. 

Videregivelse 
Vi kan videregive dine oplysninger til virksomheder, med henblik på at du kan komme i beskæftigelse her. Videregivelse sker som udgangspunkt kun med din positive viden. 
Læs mere om videregivelse i afsnittet herom. 

Outplacement

Konsulenthuset ballisager A/S er dataansvarlige for den data vi behandler om dig i et outplacementforløb. Vi modtager dine kontaktoplysninger fra din arbejdsgiver, hvorefter vi aftaler et møde med dig. Forespørger du et outplacement-forløb via en formular eller chat på vores hjemmeside, vil din forespørgsel og du blive oprettet i vores CRM-system Hubspot. Du kan læse mere om vores brug af HubSpot her: https://ballisager.com/cookie-privatliv-politik/ 

Formål og retsgrundlag 
Formålet med behandlingen er at få dig i job. Personoplysningerne behandler vi med henblik på, at vi kan vurdere din situation og dine kompetencer for at bringe dig i, eller tættere på beskæftigelse.  

Inden du starter dit outplacementforløb afgiver du dit samtykke til behandlingen af personoplysninger og retsgrundlaget for behandlingen findes i DBF artikel 6, stk. 1, litra a. Vi kan også bede dig udfylde en profiltest. Når du afgiver dit samtykke, accepterer du at vi må gennemføre denne test. 

Vi behandler også dine personoplysninger med henblik på at kunne fakturere kunden, denne behandling sker med hjemmel i interesseafvejningsreglen. Dine personoplysninger vil kunne fremgå af fakturagrundlaget. Da vi har pligt til at gemme fakturagrundlaget i 5 år jf. Bogføringsloven, sker denne videre opbevaring ikke med hjemmel i samtykke, men med hjemmel i DBF artikel 6, stk. 1, litra c. 

Efter dit forløb kan vi bede dig om at afgive en anmeldelse af din oplevelse hos os på Trustpilot. Vi videregiver ikke dine oplysninger til Trustpilot. Trustpilot indsamler selv dine oplysninger, og er således selvstændig dataansvarlig herfor, såfremt du vælger at skrive en anmeldelse af os på deres hjemmeside  

Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation med henblik på at levere resultatopgørelser til kunden. 

De berørte personoplysninger 
Vi modtager dine kontaktoplysninger fra din arbejdsgiver og indsamler selv yderligere relevant info til møderne.  
De oplysninger der indsamles i outplacementforløb: 

Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:

• Mailadresse og telefonnummer
• Navn 
• Adresse 
• Fødselsdato 
• Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring 
• Testoplysninger 
• Referenceoplysninger 
• Uddannelse og stilling 
• Erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et 
• Referater af møder med aftaler om aktiviteter 
• Fremmødehistorik 
• Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet 
• Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik 

Sikkerhed 
Så snart du bliver kandidat i et outplacementforløb, uploades din data i vores interne database hostet hos It’s IT (se liste over leverandører nedenfor). Kun medarbejdere med et arbejdsbetinget behov herfor har adgang til dine persondata. 

Opbevaring og sletning 
Personoplysninger slettes når de ikke længere er nødvendige for at opnå formålene. Oplysninger slettes som udgangspunkt 6 måneder efter fakturering, så vi har mulighed for at fakturere kunden og bevise at vi har opfyldt vores kontraktlige forpligtelser. Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage, hvorefter dine personoplysninger vil blive slettet, med undtagelse af personoplysninger der er nødvendige for fakturering. 
De oplysninger der fremgår af fakturaer slettes efter 5 år jf. Bogføringsloven, disse oplysninger slettes derfor ikke hvis du trækker dit samtykke tilbage. 

Videregivelse 
Vi kan videregive dine oplysninger til virksomheder, med henblik på at du kan komme i beskæftigelse her. Videregivelse sker som udgangspunkt kun med din positive viden. 
Vi giver din tidligere arbejdsplads besked når du får nyt job, men navnet på din nye arbejdsplads videregives kun med dit samtykke. 
Læs mere om videregivelse i afsnittet herom. 

Rekrutteringsforløb

I forbindelse med rekrutteringsforløb kan vi enten kontakte dig gennem LinkedIn, eller du kan søge en stilling gennem vores hjemmeside, enten hos os, eller hos en af vores kunder. Som en del af rekrutteringsprocessen kan vi indhente yderligere offentlige tilgængelige oplysninger omkring dig fra internettet, herunder sociale medier (primært LinkedIn). 

Formål og retsgrundlag 
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, er at vurdere om du er den rette kandidat til den opslåede stilling eller fremtidige stillinger. Behandlingen og indsamlingen af dine almindelige personoplysninger forud for et rekrutteringsforløb er nødvendige for at vi kan forfølge legitime interesser i at kunne vurdere en ansøger til en ledig stilling. Indsamling af dine oplysninger sker derfor med hjemmel i DBF artikel 6, stk. 1, litra f. 

Du bliver ved start af rekrutteringsforløbet bedt om at oprette dig på CV-databasen Recruitio eller du kan gøre det i forbindelse med at du søger en stilling hos os eller vores kunder. Ved oprettelsen bliver du bedt om at afgive samtykke, og opbevaringen på Recruitio sker med hjemmel i DBF artikel 6, stk. 1, litra a.  

Du kan også blive bedt om at besvare persontest og kognitive test i systemerne E-stimate. Retsgrundlaget for denne behandling er samtykke efter DBF artikel 6, stk. 1, litra a. 

De berørte personoplysninger 
De oplysninger der, hvis muligt, indsamles på nettet eller hos kunden inden rekrutteringsforløbet:

Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:

• Mailadresse og telefonnummer
• Navn
• Oplysninger om uddannelse og erfaring
• CV og ansøgning 

De oplysninger der indsamles i forbindelse med rekrutteringsforløbet:

Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:

• Mailadresse og telefonnummer
• Navn
• Oplysninger om uddannelse og erfaring
• Adresse
• Resultater fra personlighedstest
• CV og ansøgning
• Referencer 

Sikkerhed 
Data indsamles i vores rekrutteringssystem Recruitio og der er adgang til data for medarbejdere hos Konsulenthuset ballisager A/S med arbejdsbetinget behov herfor, samt ansættelsesansvarlige hos kunden, hvis stillingen søges hos en af vores kunder.  

Kundens behandling af data er reguleret i hovedaftalen mellem Konsulenthuset ballisager A/S og virksomheden. Kunden er selv dataansvarlig for behandling af din data, derfor skal du henvende dig til den virksomhed, hvor du søger job, hvis du ønsker at udøve dine rettigheder overfor denne. Konsulenthuset ballisager A/S vil selvfølgelig hjælpe dig så langt vi kan. 

Opbevaring og sletning 
Personoplysninger slettes når de ikke længere er nødvendige for at opnå formålet. Oplysninger i Recruitio slettes efter 180 dage, medmindre du afgiver samtykke til opbevaring i længere tid, de 180 dage svarer til kundens garantiperiode, derfor opbevares data med henblik på at kunne besvare spørgsmål fra kunden eller bringe andre kandidater i spil, i tilfælde af at garantien udløses. 
Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage, hvorefter dine personoplysninger vil blive slettet. Dog slettes personoplysninger ikke, hvis vi har legitime grunde til at opbevare dem i længere tid. 

Videregivelse 
Vi sender et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling hos en kunde. Kunden kan få adgang til dine persondata i vores kandidatdatabase under rekrutteringsforløbet. 
Læs mere om videregivelse i afsnittet herom. 

Generelt for alle behandlinger

Dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen 

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillelige rettigheder. Det er ikke altid du kan gøre brug af alle rettigheder. Når du henvender dig til os, sørger vi for at imødekomme din anmodning bedst muligt i overensstemmelse med lovgivningen og vores databehandleraftaler. Dine rettigheder efter forordningen er følgende:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt). 
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger. 
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet. 
• Retten til at få dine personoplysninger slettet. 
• Retten til at trække dit samtykke tilbage (såfremt du har afgivet samtykke i forbindelse med behandlingen) 
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring. 
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering. 
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet). 

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til vores persondataansvarlige (DPO). Henvendelse kan ske på mail: dpo@ballisager.com. 

Hvis du ikke er enig i den måde, hvorpå Konsulenthuset ballisager A/S behandler dine persondata, kan du sende din indsigelse til dpo@ballisager.com. 

Vi kan afvise eller opkræve gebyr for anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af deres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes i sikkerhedskopier). 

Medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats at rette oplysninger, gør vi dette uden omkostninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Det betyder blandt andet, at vi tager back-up/sikkerhedskopi af vores system. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, slettes de fra brugerfladen, men ikke fra sikkerhedskopien. 

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K. https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/. 

Videregivelse af oplysninger 

Vi videregiver ikke personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S. Undtagelsen er i disse tre tilfælde: 

Med dit samtykke eller din viden 
Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi har dit samtykke eller anden hjemmel til at behandle dine personoplysninger. Vi videregiver dine oplysninger hvis vi vurderer at videregivelse er i overensstemmelse med forordningen og er nødvendige for at opfylde formålet. Dette kan eksempelvis være i rekrutteringsforløb, hvor vi videregiver dine oplysninger til ansættende virksomhed. Dine oplysninger vil som udgangspunkt ikke blive videregivet uden din viden. 

Til underdatabehandlere 
Vi opbevarer personoplysninger hos betroede samarbejdspartnere, hvor der altid er indgået databehandleraftale indeholdende konkrete instrukser. De behandler data, baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed. Se komplet liste over underdatabehandlere længere nede. 

Af juridiske årsager 
Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysninger er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde Konsulenthuset ballisager A/S, vores aktionær eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed fri fra skade, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen. 

Modtagere af dine oplysninger 

Aftale- og fortrolighedsforholdet mellem Konsulenthuset ballisager A/S og leverandører, som vi benytter i behandlingen af persondata, er altid reguleret af en databehandleraftale. 
Nedenfor kan du se en fuldkommen liste med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S arbejder sammen med. 

Modtagere i tredjelande 
Konsulenthuset ballisager A/S anvender underdatabehandlere der er lokaliseret i tredjelandet USA. Overførselsgrundlaget er kommissionens Privacy Framework ordningen som alle vores USA-baserede underdatabehandlere er tilmeldt. Du kan se en liste over tilmeldte virksomheder her: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search 

Vi indgår Standard Contractual Clauses (SCC) med vores underdatabehandlere i tredjelande, hvis der ikke er andet overførselsgrundlag. 

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder 

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overvåger ny lovgivning på datasikkerhedsområdet og regulerer vores praksis og politikker i henhold til ændringer. Når vi modtager formelle skriftlige indsigelser, kontakter vi afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse indsigelser, om f.eks. overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med den pågældende person. 

Sikkerhed 

Vi arbejder hårdt for at beskytte Konsulenthuset ballisager A/S og vores kandidater mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse af personoplysninger, som vi lagrer. 

Vores IT-leverandør har implementeret sikre tekniske foranstaltninger og vi holder os løbende opdateret på overholdelsen af disse. 

Internt har vi gennemført en række foranstaltninger herunder regelmæssig awarenesstræning for medarbejdere, krav om underskrift af fortrolighedserklæringer for medarbejdere og meget mere. 

Ændring 

Vores persondatapolitik ændrer sig fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder. Eventuelle begrænsninger af denne persondatapolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde. (For visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail.) 

Revisionshistorik 

Version – V5.2 

Note – Persondatapolitik ændret 

Dato – 24. Marts 2025 

Redigeret af Linea Drexel Hougaard, (DPO)