Den svære samtale: 5 vigtige råd til at gennemføre en opsigelsessamtale professionelt

Af |2018-11-23T09:50:03+00:0026 oktober, 2017|

Opsigelsessamtalen – suk. Et svært spændingsfelt mellem det emotionelle og den professionelle stringens. Det er først og fremmest følelsesladet for den opsagte, der kan blive alt fra ked af det eller chokeret til rasende og uforstående. Men lederen kan næppe undgå at blive en smule påvirket af situationen. Og derfor er det altafgørende, at lederen sørger for at forberede sig på samtalen. Grundigt. Med en konkret plan og et konkret manus i hånden. Vi giver dig i denne artikel vores fem vigtigste budskaber til at gennemføre en opsigelsessamtale.

1. Det praktiske: Hvem? Hvor? Hvornår? Hvor længe?

  • Hvem meddeler opsigelsen?
    Vi vil klart anbefale, at det er den nærmeste leder, der afholder opsigelsessamtalen. I større organisationer kan det være tilrådeligt, at HR og en tillidsrepræsentant deltager.

  • Hvor skal opsigelsessamtalen foregå?
    Lukket mødelokale – ingen åbne glaspartier.

  • Hvornår på ugen og dagen skal opsigelsessamtalen foregå?
    Undgå så vidt muligt fredag og undgå sen eftermiddag. Opsigelser bør gennemføres om formiddagen, så det kan kommunikeres åbent. Det mindsker myte-potentialet.

  • Hvor længe bør opsigelsessamtalen vare?
    Hold dig til korte og enkle budskaber. Det bør kunne gennemføres på ca. 5 minutter. Kan forlænges, hvis den opsagte har mange spørgsmål.

2. Forbered dit ”manus” til den svære samtale

Lederen er ene og alene ansvarlig for styringen af opsigelsessamtalen. Samtalen skal styres med entydige, uomtvistelige budskaber, der ikke kan misforstås af den opsagte.

Det kræver selvsagt noget forberedelse, for selv små ord kan komme til at betyde en stor forskel.
Der er stor forskel på, om du siger ”Jeg er frygtelig ked af det” eller, om du siger ”Jeg er ked af det”. Der skal tænkes nøje over både form, indhold og styrkemarkører.

Sørg for at forberede et manus med nogle konkrete, indledende vendinger, men sørg for at undgå at falde i den-upersonlige-talerobot-fælde. Det vigtigste er, at du viser det fornødne overskud til at være nærværende og præcis over for den medarbejder, hvis levebrød og selvbillede netop er blevet opløst med få ord. Din stemme og øjne må og bør udvise empati, men du skal ikke med ord begynde at udtrykke medfølelse.

Og hvad skal dit manus så indeholde?

  • Den hurtige intro, der sætter rammen:
    Dette er en alvorlig samtale. Vi ser os nødsaget til at ophøre samarbejdet grundet…(subjektive forhold vs. objektive forhold)

  • De formelle betingelser, som også fremgår af opsigelsesbrevet:
    Husk at flette de formelle betingelser for opsigelsen ind i din kommunikation. Du bør tage udgangspunkt i selve opsigelsesbrevet.

  • Spørgsmål
    Når du har præsenteret samtalens hvad (opsigelsen), hvorfor (objektive eller subjektive forhold) og hvordan (betingelserne – herunder fritstilling mm.), bør du stille dig til rådighed for spørgsmål. Her vil du ofte være nødsaget til at gentage, hvad der tidligere allerede er sagt. Styr dit behov for at uddybe yderligere. Fortæl, at du gerne vil stå til rådighed for en yderligere snak om nogle dage.

  • Tilbud om outplacement:
    Hvis der følger et tilbud om outplacement-assistance med, bør den opsagte gøres opmærksom på det hen imod slutningen af opsigelsessamtalen. Nærmere detaljer kan aftales senere.

  • Afslutningen:
    Hvordan vil du afslutte samtalen? Fortæl, om vedkommende må gå hjem  – den mulighed bør i vores optik være til stede.

Eksempel på en indledning til den svære samtale

  • Jeg er ked af at skulle fortælle dig, at jeg bliver nødt til at opsige dig med XX måneders varsel med fratrædelse den xx,xx,

    Virksomhedens nuværende økonomiske situation gør, at vi er nødsaget til at sige farvel til en række medarbejdere, og du er desværre en af dem. I min vurdering har jeg lagt vægt på, hvem jeg mener, der passer bedst ind i virksomhedens fremtidige strategi og målsætninger.

    Hvis du har brug for lige at sidde og sunde dig et øjeblik, så er det fuldt forståeligt….

3. Tænk over din kommunikationsstil

Opsigelsen skal kommunikeres klart, tørt og tydeligt.

Tænk kort og informativ varedeklaration frem for retorisk, prosalignende kommunikationskunst.
Tænk envejskommunikation frem for dialog.
Tænk fakta frem for følelser.

Du må gerne sige, at du er ked af, at det er dette budskab, du skal aflevere – mere stål-imprægneret kan du heller ikke tillade dig at være i sådan en situation. Men vær varsom med at overdynge den opsagte med ”medfølelse”. Det kan faktisk udløse decideret vrede hos modtageren af budskabet, hvis du har for travlt med at føle med vedkommende. Du er nødt til at stå ved, at du er ”bødlen”, der afleverer et meget hårdt og måske kriseskabende budskab.

Og et lille ekstra kommunikationstip:

Sørg nu for at komme til sagen med det samme, gerne inden for det første minut – og lad endelig være med at trække samtalen unødigt i langdrag.

De fleste mennesker foretrækker at få overstået ubehagelige situationer så hurtigt som muligt. Plasteret skal rives af med tornado-fart frem for sneglefart. Og når plasteret først er revet af, skal du som leder vurdere, hvordan du bedst giver plads til den opsagtes reaktion. Mere om det i næste punkt.

Fire klichéer, du bør undgå at sige under opsigelsessamtalen

  • ”Jeg forstår hvordan du har det”– Det gør du næppe

  • ”Det er jo ikke min beslutning”– Du er illoyal og forvirrer på den anden side af bordet

  • ”Måske kan det ændre sig, hvis vi får nye ordrer” – Stop dig selv. Du skaber forvirring.

  • ”Jo, nu skal jeg prøve at forklare, hvorfor…”–  Det skal du meget sjældent. I hvert fald ikke på et detaljeret niveau. Du skal holde dig til den helt overordnede årsag. Hvis du åbner op for detail-forklaringer, så åbner der sig ofte nogle ikke-frugtbare diskussioner.

4. Lad følelserne få frit løb – hos den opsagte

Gråd. Frustration. Depression. Vrede. Aggression. Utilfredshed. Lettelse. Chok. Uretfærdighed.

Reaktionerne kan være grundforskellige hos den opsagte medarbejder. Men uanset reaktionen er der én ting, du skal sørge for som leder: At levne plads til reaktionen – og være nærværende og rolig imens.

Som opsigende leder skal du ikke begynde at diskutere, sympatisere eller være vævende og ukontrolleret i din adfærd og kommunikation. Du skal blot lytte.

Samtidig skal du selvfølgelig være til stede, rumme situationen og opsnappe den opsagtes reaktion. Hvis medarbejderen f.eks. er helt paralyseret og mundlam, er det dit ansvar som leder at vurdere, om medarbejderen måske skal mødes med en tillidsrepræsentant, kollega eller en HR-medarbejder for at bearbejde situationen, eller om der skal ringes til en pårørende.

5. Opsigelsesbrevet: Slavisk gennemgang fremmer forståelsen

Opsigelsesbrevet kan være dit faktuelle holdepunkt under opsigelsessamtalen. Vi vil derfor anbefale dig at medbringe det til samtalen og at give det til den opsagte medarbejder, når du overbringer det ærgerlige budskab.

Vi kan anbefale dig at gennemgå de formelle krav og omstændigheder for opsigelsen for den opsagte medarbejder, EFTER du har givet denne plads til at reagere på beskeden.

Vi har tidligere beskrevet mange af de regler, du skal være opmærksom på, når du skal opsige en medarbejder. Nogle af de informationer fra opsigelsesbrevet, som du med fordel kan gennemgå er:

  • Er der tale om en fritstilling eller suspension – eller skal medarbejderen arbejde i opsigelsesperioden?

  • Er medarbejderen berettiget til en fratrædelsesgodtgørelse?

  • Har medarbejderen nogle ferie- og feriefridage, der skal afvikles?

  • Hvordan håndteres pension/ bonus/ aktieoptioner mm.?

  • Pligter og klausuler: Loyalitetspligt, tavshedspligt, markedsføringslovens regler om erhvervshemmeligheder, konkurrenceklausuler mm.

  • Det praktiske: Hvad skal medarbejderen aflevere tilbage til virksomheden og hvornår (telefon, computer, bil, nøgler, dokumenter, personlige medarbejdergoder mm.)?

  • En vigtig detalje, du ikke må glemme i følelsernes og jura-junglens hede:

    Husk at bede om medarbejderens underskrift, når du har gennemgået opsigelsens forskellige punkter mundtligt. Underskriften bekræfter, at du har overbragt opsigelsen til medarbejderen på den pågældende dato – en dato, der er ret så afgørende ift. det gældende opsigelsesvarsel.

image_printUdskriv eller gem som PDF