Opsigelse af en medarbejder: Her er 6 gode råd

De fleste ledere kommer før eller siden i en situation, hvor man er nødsaget til at opsige en medarbejder. Det er en ubehagelig opgave. Og det er en kompliceret opgave, hvor man skal holde fokus på bolden, mens man balancerer mellem juridiske og moralske hensyn. I denne artikel har vi samlet 6 gode råd, så du er klædt på til at håndtere den svære opsigelse på en ordentlig og professionel måde.

I Konsulenthuset ballisager møder vi hver eneste dag mennesker, som har oplevet at blive fyret. Selvom det ikke er en positiv oplevelse at blive opsagt, kan vi se, at personer, der er blevet opsagt på en respektfuld og professionel måde, hurtigere kommer videre mod et nyt job, end hvis det ikke har været tilfældet.

Med andre ord kan du hjælpe din medarbejder til en lettere overgang til sit nye job ved at forberede dig grundigt på opsigelsen og dermed fremstå professionel. Samtidig kan du komme til at stå stærkere blandt de tilbageværende medarbejdere, hvis du håndterer opsigelsen på en god, værdig måde.

Du kan også læse mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med outplacement her.

Råd 1: Få styr på de juridiske rammer for opsigelsen

Inden du gør noget som helst andet skal du have styr på de juridiske rammer, der gælder for den berørte medarbejder – og vigtigst af alt skal du sørge for at følge dem. Det kan på flere måder blive dyrt, hvis der begås fodfejl i afskedigelsesprocessen.

Er der en personale-/HR-afdeling i din virksomhed, bør du henvende dig hos dem.

Alternativt kan du hente hjælp i arbejdsgiverorganisationer (f.eks. DA, DI, Dansk Erhverv, Dansk Håndværk, Dansk Byggeri m.fl.), hvis din virksomhed er medlem af en sådan, eller rådføre dig hos virksomhedens advokat eller anden specialist på området.

Nogle af de væsentligste juridiske spørgsmål, du skal have afklaret er:

De juridiske rammer vil altid være defineret af, om den berørte medarbejders ansættelsesforhold er omfattet af Funktionærloven, en overenskomst, og/eller er individuelt defineret i ansættelseskontrakten.

Råd 2: Vær bevidst om begrundelsen for opsigelsen

Det er to helt centrale spørgsmål, som du også skal være afklaret omkring, inden du træffer beslutningen om at opsige en medarbejder. Som nævnt ovenfor vil det for mange medarbejderes vedkommende være et lovkrav, at opsigelsen er sagligt begrundet.

Typisk vil en opsigelse være begrundet i en af to ting:

1. Virksomhedens forhold

En opsigelse begrundet i virksomhedens forhold kan eksempelvis handle om generel afmatning og manglende ordretilgang, men afskedigelsen kan også være begrundet i nye indsatsområder og omlægning af arbejdsgange, som overflødiggør en jobfunktion.

Kriterierne for opsigelsen er primært objektive og begrundet i forhold i virksomheden. Dog kommer du ikke udenom, at det endelige valg om opsigelsen OGSÅ træffes ud fra forhold hos medarbejderen.

2. Forhold hos den opsagte medarbejder

Hvis opsigelsen alene skyldes forhold hos medarbejderen – f.eks. samarbejdsvanskeligheder, manglende resultatopnåelse eller utilstrækkelige kvalifikationer– handler opsigelsen jo først og fremmest om den enkelte persons evner og muligheder for at varetage sit job.

Det gør straks opsigelsen vanskeligere at gennemføre, og derfor bør du overveje følgende:

Hvis du opsiger en medarbejder uden at gøre vedkommende opmærksom på, at denne ikke har udfyldt sin rolle, vil det skabe stor usikkerhed hos jeres øvrige medarbejdere i virksomheden.

Og desuden øger du risikoen for at opsigelsen er usaglig, hvis ikke du forinden har advaret medarbejderen og givet ham/hende chancen for at korrigere.

Råd 3: Husk alle de praktiske og formelle detaljer

Du kan gøre meget for – på forhånd – at håndtere mange af de lavpraktiske og formelle omstændigheder for opsigelsen. Hvis du har styr på de ting, minimerer du også risikoen for at begå ”fodfejl”, der virker uprofessionelle.

Her er en oversigt over 14 spørgsmål, du bør forholde dig til før opsigelsessamtalen:

Sørg for at få det hele skrevet ned, så der ikke hersker tvivl om detaljerne.

Vi kan varmt anbefale dig at lave en detaljeret drejebog for opsigelser, som du også vil kunne anvende, når du/I skal håndtere fremtidige opsigelser.

Råd 4: Vær klar og tydelig, når du skal kommunikere opsigelsen til medarbejderen

Formålet med en opsigelsessamtale er at overbringe en ubehagelig besked til en anden person. Det skal du huske på. Så aflever dit budskab klart og præcist.

Du må gerne sige, at du er ked af, at det er dette budskab, du skal aflevere. Men meget mere ”medfølelse” skal du være varsom med. Det kan faktisk udløse en vrede hos modtageren af budskabet, hvis du har for travlt med at føle med vedkommende. Du er nødt til at stå ved, at du er den, som afleverer et meget hårdt og måske kriseskabende budskab. Undgå følgende:

Du kan med fordel lave et manus, som du holder dig til. Dermed undgår du kommunikativ freestyle, som ikke altid ender godt. Det kan gå galt for selv rutinerede ledere.

Tone og mimik

Din tone og mimik skal bære præg af situationens alvor, men undgå at lyde som om, nogen er død.

Ved at kommunikere ”alvorligt” fremfor ”dødsfaldslignende” giver du plads til, at modtageren af budskabet kan vælge sin egen reaktion. Den kender du nemlig ikke – og ofte vil den opsagte forsøge at holde sin reaktion for sig selv.

Husk de formelle betingelser

Husk også at nævne de formelle betingelser for medarbejderen i opsigelsesperioden, som naturligvis også skal være beskrevet entydigt i den skriftlige opsigelse (råd 1).

Endelig skal du også huske at få en signatur på, at vedkommende har modtaget opsigelsen. Det skal fremgå tydeligt af den skriftlige opsigelse, at vedkommende ”kun” signerer for modtagelse.

Råd 5: Tilbyd en opfølgningssamtale

Som udgangspunkt bør du sørge for at få opsigelsessamtalen afsluttet inden for rimelig tid.

Da du sjældent kan vide på forhånd, hvordan samtalen udvikler sig – idet medarbejderes reaktioner kan være meget forskellige – bør du give medarbejderen en mulighed for en opfølgningssamtale, hvor denne kan få uddybet/ gentaget beskeden.

Det er selvfølgelig vigtigt at understrege over for medarbejderen, at beslutningen ikke kan ændres, men at baggrunden for den kan blive fortalt og forklaret endnu en gang. De fleste opsagte har brug for at blive afklaret ift. deres fremadrettede jobsøgnings-proces – afklaringen kunne passende falde her (igen).

Samtidig giver en opfølgningssamtale jo også mulighed for, at lederen rent faktisk kan besvare de spørgsmål, der kan være dukket op hos medarbejderen, siden opsigelsessamtalen har fundet sted.

Råd 6: Husk kommunikationen med de tilbageværende medarbejdere

Vi oplever ofte, at tilbageblevne medarbejdere kan være ramte af, at en kollega er blevet opsagt. Typisk kan det give anledning til frustrationer og/eller utryghed over arbejdssituationen – og det skal du sørge for at tage hånd om.

Planlæg derfor, hvordan du vil kommunikere opsigelsen til de tilbageværende medarbejdere:

Information kan på mange måder være forebyggende i en opsigelsessituation.

Eksempelvis kan det være en god idé at give de tilbageværende medarbejdere et indblik i virksomhedens ”generelle tilstand” og forklare dem, hvor virksomheden bevæger sig hen. Eller med andre ord skal du besvare spørgsmålet: Hvad er målsætningerne for virksomheden, og hvad er medarbejdernes bidrag til at nå de mål?

Derudover kan det være hensigtsmæssigt, at du i endnu højere grad end normalt stiller dig til rådighed for spørgsmål og dialog med medarbejderne. Det er afgørende, at du som leder er meget skarp på, hvad du kan svare på – og hvad du ikke kan svare på, da det ville være illoyalt overfor den opsagte.

Du bør også overveje, om det vil give mening at have en dialog med hver enkelt medarbejder for at drøfte deres arbejdsmæssige fremtid og rolle i virksomheden.

Hvis de tilbageværende medarbejdere oplever, at den opsagte har fået en god behandling i forbindelse med opsigelsen – og også omtales og behandles loyalt efter opsigelsen – vil det alt andet lige skabe mindre uro og mindre tilbøjelighed til at overveje selv at søge væk fra jeres arbejdsplads.