Opsigelsessamtalen – suk. Et svært spændingsfelt mellem det emotionelle og den professionelle stringens. Det er først og fremmest følelsesladet for den opsagte, der kan blive alt fra ked af det eller chokeret til rasende og uforstående. Men lederen kan næppe undgå at blive en smule påvirket af situationen. Og derfor er det altafgørende, at lederen sørger for at forberede sig på samtalen. Grundigt. Med en konkret plan og et konkret manus i hånden. Vi giver dig i denne artikel vores fem vigtigste budskaber til at gennemføre en opsigelsessamtale.
1. Det praktiske: Hvem? Hvor? Hvornår? Hvor længe?
2. Forbered dit ”manus” til den svære samtale
Lederen er ene og alene ansvarlig for styringen af opsigelsessamtalen. Samtalen skal styres med entydige, uomtvistelige budskaber, der ikke kan misforstås af den opsagte.
Det kræver selvsagt noget forberedelse, for selv små ord kan komme til at betyde en stor forskel.
Der er stor forskel på, om du siger ”Jeg er frygtelig ked af det” eller, om du siger ”Jeg er ked af det”. Der skal tænkes nøje over både form, indhold og styrkemarkører.
Sørg for at forberede et manus med nogle konkrete, indledende vendinger, men sørg for at undgå at falde i den-upersonlige-talerobot-fælde. Det vigtigste er, at du viser det fornødne overskud til at være nærværende og præcis over for den medarbejder, hvis levebrød og selvbillede netop er blevet opløst med få ord. Din stemme og øjne må og bør udvise empati, men du skal ikke med ord begynde at udtrykke medfølelse.
Og hvad skal dit manus så indeholde?
Eksempel på en indledning til den svære samtale
3. Tænk over din kommunikationsstil
Opsigelsen skal kommunikeres klart, tørt og tydeligt.
Tænk kort og informativ varedeklaration frem for retorisk, prosalignende kommunikationskunst.
Tænk envejskommunikation frem for dialog.
Tænk fakta frem for følelser.
Du må gerne sige, at du er ked af, at det er dette budskab, du skal aflevere – mere stål-imprægneret kan du heller ikke tillade dig at være i sådan en situation. Men vær varsom med at overdynge den opsagte med ”medfølelse”. Det kan faktisk udløse decideret vrede hos modtageren af budskabet, hvis du har for travlt med at føle med vedkommende. Du er nødt til at stå ved, at du er ”bødlen”, der afleverer et meget hårdt og måske kriseskabende budskab.
Og et lille ekstra kommunikationstip:
Sørg nu for at komme til sagen med det samme, gerne inden for det første minut – og lad endelig være med at trække samtalen unødigt i langdrag.
De fleste mennesker foretrækker at få overstået ubehagelige situationer så hurtigt som muligt. Plasteret skal rives af med tornado-fart frem for sneglefart. Og når plasteret først er revet af, skal du som leder vurdere, hvordan du bedst giver plads til den opsagtes reaktion. Mere om det i næste punkt.
Fire klichéer, du bør undgå at sige under opsigelsessamtalen
4. Lad følelserne få frit løb – hos den opsagte
Gråd. Frustration. Depression. Vrede. Aggression. Utilfredshed. Lettelse. Chok. Uretfærdighed.
Reaktionerne kan være grundforskellige hos den opsagte medarbejder. Men uanset reaktionen er der én ting, du skal sørge for som leder: At levne plads til reaktionen – og være nærværende og rolig imens.
Som opsigende leder skal du ikke begynde at diskutere, sympatisere eller være vævende og ukontrolleret i din adfærd og kommunikation. Du skal blot lytte.
Samtidig skal du selvfølgelig være til stede, rumme situationen og opsnappe den opsagtes reaktion. Hvis medarbejderen f.eks. er helt paralyseret og mundlam, er det dit ansvar som leder at vurdere, om medarbejderen måske skal mødes med en tillidsrepræsentant, kollega eller en HR-medarbejder for at bearbejde situationen, eller om der skal ringes til en pårørende.
5. Opsigelsesbrevet: Slavisk gennemgang fremmer forståelsen
Opsigelsesbrevet kan være dit faktuelle holdepunkt under opsigelsessamtalen. Vi vil derfor anbefale dig at medbringe det til samtalen og at give det til den opsagte medarbejder, når du overbringer det ærgerlige budskab.
Vi kan anbefale dig at gennemgå de formelle krav og omstændigheder for opsigelsen for den opsagte medarbejder, EFTER du har givet denne plads til at reagere på beskeden.
Vi har tidligere beskrevet mange af de regler, du skal være opmærksom på, når du skal opsige en medarbejder. Nogle af de informationer fra opsigelsesbrevet, som du med fordel kan gennemgå er:
Vil du høre mere om, hvordan I kan hjælp medarbejderne videre med outplacement?
Lav en professionelt og menneskeligt håndteret opsigelsesrunde. Og hjælp de opsagte godt videre med et outplacementforløb. Vi guider jer i opsigelsesprocessen og de opsagte med outplacement.
Send os en forespørgsel ved at udfylde formularen – vi vender tilbage snarest muligt.
Del artiklen
9 vigtige regler for opsigelse af en medarbejder
8 fejl, du ikke må begå som opsigende leder
