Vejen Kommune: Rekrutterings-oplæg gav tre konkrete input til vores rekrutteringsproces

Steen Aldenborg er til dagligt Chefkonsulent, dagligt leder for knap 20 medarbejdere og medlem af ansættelsesudvalget i Jobcenter Vejen.

Da Steen, ligesom flere af sine lederkollegaer, deltog i en undervisningsdag i forbindelse med Rambølls projekt, Jobrettede samtaler, hørte han ballisagers oplæg om rekrutteringsanalysen – et oplæg, der gjorde ham nysgerrig på mere rekrutteringsviden fra ballisager.

”Ballisager holdt et oplæg om resultaterne fra den seneste rekrutteringsanalyse tilsat noget interessant viden og kommentarer til, hvordan virksomhederne rekrutterer. Jeg tænkte, at der var nogle ting, der kunne være interessante at få belyst ift. vores egen rekrutteringsproces. Så kort tid efter fik jeg en snak med ballisager om, hvordan de kunne hjælpe os med flere rekrutterings-input, ” fortæller Steen Aldenborg.

Brugte for mange ressourcer på de forkerte kandidater

Efter lidt kontakt frem og tilbage, kom Steen og ballisagers konsulent frem til en ramme for samarbejdet: 1 ½ times skræddersyet oplæg for alle 11 medarbejdere fra Jobcenter Vejens ledergruppe og ansættelsesudvalg. I Jobcenter Vejen består ansættelsesudvalget nemlig af én fast tilknyttet medarbejder fra hvert selvstændigt team i jobcentret samt af ledergruppen.

”Vi har valgt at gøre det sådan for at få noget kontinuitet og professionalisme med ind i processen. Tidligere havde vi forskellige medarbejdere med fra gang til gang, men det fungerede ikke så godt, fordi vi ikke fik oparbejdet nok erfaring og viden i ansættelsesudvalget, ” forklarer Steen om sammensætningen af ansættelsesudvalget.

Selvom ansættelsesudvalget i Jobcenter Vejen efterhånden har oparbejdet noget erfaring, måtte de erkende, at ressourcerne bliver brugt forkert. Og det var denne udfordring, som ballisager skulle komme med friske input til, forklarer Steen:

”Helt overordnet var vores udfordring, at vi syntes, at vi brugte for mange ressourcer på de forkerte i vores rekrutteringsprocesser. Vi fik folk til samtale, der viste sig ikke at være, som vi troede, og vi mente, at vi måske ikke var gode nok til at få afdækket alt hos de pågældende kandidater.”

 

Jobannoncerne skærpes

Under oplægget for Jobcenter Vejen, fortalte ballisagers rekrutteringskonsulent om den gode rekrutteringsproces anno 2017, herunder også om noget af det vigtige arbejde, der ligger forud for ansættelsessamtalerne: Foranalysen og jobannoncen. Her blev Steen Aldenborg hurtigt klar over, hvor de i Jobcenter Vejen kunne blive skarpere.

”Når vi skriver vores stillingsopslag, skal vi være meget mere præcise omkring, hvilke arbejdsopgaver, der fylder mest, og vi skal også sørge for at få beskrevet, hvordan man får succes i den givne stilling og funktion. Så får vi bedre forventningsafstemt med kandidaterne, ” fortæller Steen.

Første jobsamtale erstattes af telefonscreeninger

Inden ballisagers oplæg bestod Jobcenter Vejens rekrutteringsproces typisk af tre jobsamtaler, og samtale-delen var derfor den del af rekrutteringsprocessen, der kostede klart flest ressourcer.

”Første jobsamtale brugte vi typisk til at forventningsafstemme og finde ud af, om kandidatens kompetencer og forventninger matcher selve stillingen. Typisk gik der så fire kandidater videre til en anden jobsamtale og 2-3 kandidater til tredje jobsamtale, hvor vi har meget konkret fokus på selve opgaveløsningen i den givne stilling, ” forklarer Steen Aldenborg.

En af pointerne fra ballisagers oplæg handlede om telefonscreeninger. Telefonscreeninger er et enormt effektivt redskab til både at spare tid og til at skære ansøgerfeltet til, så arbejdsgiveren inviterer de rigtige kandidater til første jobsamtale. Og det blev en aha-oplevelse for Steen Aldenborg:

”Vi har lagt telefonscreeninger ind i vores rekrutteringskoncept i stedet for den første samtale, hvor vi alligevel bare forventningsafstemmer. Det kan vi lige så godt gøre ved telefonscreeningerne, hvor vi endda kan være mere målrettede, når vi interviewer, fordi der ikke er behov for så meget social snak. Man kan gå lige til biddet og være undersøgende og afklarende ift. det, som ansøgeren har skrevet i sin ansøgning. ”

”Det vi konkret vil have fokus på i telefonscreeningerne er ansøgerens motivation for at søge hos os, ansøgerens faglighed, hvilke udfordringer ansøgeren ser i stillingen, hvad de mener, de kan gøre af forskel, og så en lønforventning (red. særligt ift. løntillæg).”

“Fremover bruger vi cases”

Et andet kendetegn for den gode rekrutteringsproces anno 2017 handler om cases, som er konkrete, realistiske opgaver, man kan bede en ansøger om at løse – typisk efter 1. eller 2. jobsamtale. I ballisager bruger vi altid cases som redskab til at afdække kandidatens faglighed, mindset og tilgang til jobbet – og det vil Jobcenter Vejen også gøre fremover:

”Vi har faktisk besluttet, at vi fremover altid vil lave en faglig case, og afhængig af, hvor vi ansætter folk, så kan det også være en personlig case, hvor vi f.eks. undersøger og spørger ind til en specifik samarbejdssituation i et team. ” – Steen Aldenborg.

På det tidspunkt, hvor ballisager holdt oplægget for Jobcenter Vejen, stod de midt i en ansættelsesproces. Og her valgte Steen og resten af ansættelsesudvalget at teste den nye brik i rekrutterings-puslespillet.

”Det fungerede rigtig godt. To medarbejdere i vores ansættelsesudvalg udarbejdede nogle cases, som vi sendte til de ansøgere, der havde været til samtale. Her bad vi dem om at forberede sig på en af de to cases, og da de kom ind til samtale, bad vi dem om at fortælle om de overvejelser, de havde gjort sig ift. den case, de havde forberedt sig på. Og som en sidebemærkning, så havde alle kandidater faktisk forberedt sig på begge cases, og fik også lov til at komme med input til begge cases, ” fortæller Steen, der heller ikke er i tvivl om, hvordan cases er med til at kvalitetssikre deres proces:

”Cases afdækker rigtig fint, hvor idérig en kandidat er til at se løsningsmuligheder, og hvilke synspunkter og holdninger kandidaten har til nogle konkrete problemstillinger. Så de siger jo lidt om kandidatens evne til at finde løsninger, ” slutter Steen Aldenborg.