Sådan laver du et godt exit-interview

Hvad mener en tidligere medarbejder om dig og din virksomhed? Og hvad fortæller de deres netværk?

Det kan du få svaret på, hvis du skaber et rum for fortrolighed i et exit-interview. Her har du mulighed for at spørge ind til medarbejderens egen oplevelse af ansættelsen. Og medarbejderen har mulighed for måske at læsse af og få closure, så de kan komme videre til næste job uden at bære nag.

Exit-interview: Din vej til optimering af virksomheden

For medarbejderen kan et exit-interview være terapeutisk. For dig kan det være en vigtig brik i at optimere virksomhedens processer og kultur fremadrettet.

Vi anbefaler at invitere medarbejderen til et exit-interview, når det er kendt i organisationen, at medarbejderen stopper. Det er underordnet, hvad årsagen til ophør af det professionelle samarbejde er; uanset hvad er det en fordel for alle involverede at afslutte på en ordentlig måde.

Medarbejderen mødes med en HR-partner eller HR-konsulent til en samtale med en varighed på 45-60 minutter i slutningen af ansættelsen.

Hvis I ikke har en HR-afdeling, så hent eksterne kræfter ind. Lad ikke intervieweren være en overordnet. Vi gentager: Lad ikke intervieweren være en overordnet. 70 % af medarbejdere, der siger op, kvitter deres leder – ikke deres job (Kandidatanalysen 2024). Og som udgangspunkt er det nemmere at være fortrolig med en, der ikke er fedtet ind i tidligere relationer eller konflikter. Derfor kan du godt regne med at få nogle ligegyldige svar ud af en medarbejder, hvis medarbejderen oplever et skævt magtforhold til samtalen.

Exit-interview med intern eller ekstern HR?

Det kan være en fordel for jer at hente en ekstern HR-konsulent ind og tage den svære snak. Så er tavlen vasket fuldstændig ren, så medarbejderen føler sig fri til at hælde alle sine tanker og frustrationer ud til samtalen. Gør det overordnede formål med samtalen klart for medarbejderen på forhånd og fremhæv fordelene ved, at I tager en åben og ærlig samtale.

Vi anbefaler desuden, at HR samler fundene fra interviewene i generelle rapporter – ikke for hvert enkelt exit-interview. Medarbejderen har måske en dårlig oplevelse med en kollega eller en leder, og det må interviewet selvfølgelig gerne handle om.

Men det er ikke HR’s opgave at udpege syndebukke. Derimod handler opgaven om at finde mønstre eller tendenser over flere exit-interviews og udarbejde en handlingsplan ud fra dem. Over tid kan effekterne af den efterfølgende indsats måles. For en indsats skal der til – også hvis alle medarbejdere til deres exit-interviews giver tommel op til alt, de bliver spurgt om. For så er de enten ikke ærlige – eller også er det en gave at vide, hvad de opadvendte tomler skyldes, så I med bevidsthed kan finpudse den rette kurs, I er på.

Det er fornuftigt at holde spørgsmålene til exit-interviewene relativt identiske på tværs af interviews. Så er det lettere for jer at trække data ud af svarene.

Godt. Nu er du klar til at se vores liste over konkrete spørgsmål, som I kan bruge i jeres exit-interviews:

Årsager til samarbejdets ophør:

• Hvad synes du generelt om at arbejde i vores virksomhed?
• Hvis medarbejderen selv sagde op: Hvad er den primære årsag til, at du har valgt at sige din stilling hos os op?
• Hvordan har du oplevet samarbejdet og fællesskabet med din nærmeste leder?
• Hvordan har du oplevet samarbejdet og fællesskabet med dine kolleger?
• Hvis medarbejderen selv sagde op: Hvad skulle have været anderledes for, at du havde lyst til at blive hos os?
  
  

Employee experience

• Hvad synes du om den måde, du blev ledet på?
• Modtog du konstruktiv feedback fra din leder i tilstrækkelig grad?
• Hvilke fordele eller programmer synes du manglede i organisationen?
• Hvordan har du oplevet opsigelsesperioden ift. at overdrage arbejdsopgaver, sige farvel etc.?

Stillingsspecifikke spørgsmål

• Oplevede du, at dine ansvarsområder var klare? Og vidste du, hvad der blev forventet af dig?
• Følte du, at du havde alle de nødvendige ressourcer til at udføre dit arbejde her?
• Levede rollen op til dine forventninger?
• Havde du klare udviklingsmål at arbejde hen imod – både individuelt og som del af et team?
• Hvad kunne du lide ved dit arbejde? Var det givende, udfordrende eller for let?
  
  

Fremadrettede spørgsmål

• Hvad er de største risici for vores virksomhed?
• Hvilke råd vil du gerne give til dit team?
• Hvad ville gøre virksomheden til et bedre sted at arbejde?
• Kunne du overveje at arbejde her igen i fremtiden?
• Ville du anbefale andre at søge en stilling her? Hvorfor/hvorfor ikke?

Og som altid: Tilpas listen af spørgsmål til din virksomhed. Der er ikke nogen one size fits all. Med skræddersyede spørgsmål får du brugbare svar.