Opsigelser: Hvem gør hvad – hvornår? En guide til ledere og HR

Har I styr på processen omkring en afskedigelse?

Heldigvis er opsigelser relativt sjældne i de fleste virksomheder.

Men det betyder samtidig, at risikoen for fejl er større, fordi de færreste ledere har opbygget en rutine om, hvad man som leder skal huske i forbindelse med en afskedigelse.

Det giver anledning til fejl. Ifølge vores årlige Kandidatanalyse oplevede hele 44% ikke deres afskedigelse som ordentlig eller professionel.

For at mindste risikoen for fejl, er det vigtigt at have et overblik over, ”hvem gør hvad… hvornår”.

Det overblik har vi forsøgt at skabe herunder, men det skal opfattes som ideal-situationen og vil altid kræve tilpasning til netop jeres organisation.

Er du ansat i en mindre organisation, hvor der enten ikke er en HR-medarbejder/afdeling, eller vedkommende skal prioritere andre opgaver, så vil de klassiske HR-opgaver, som vi nævner herunder, tilfalde lederen – gerne suppleret med rådgivning af en arbejdsgiverforening, hvis virksomheden er medlem af sådan en.

Før opsigelsen

Hvad skal lederen have styr på før opsigelsen?

Det er jo nok indlysende, men lederen skal have styr på, hvem der skal opsiges, og hvad årsagen til opsigelsen er.

Så snart beslutningen er endelig, bør du orientere HR, så de kan begynde forberedelserne i deres ende. Hvis der er tale om flere samtidige afskedigelser, skal samarbejdsudvalget (SU) og tillidsrepræsentanten ligeledes involveres, hvis I har en eller begge på jeres arbejdsplads.

Årsagen til opsigelsen

Især omkring årsagen til afskedigelsen er det vigtigt, at I har styr på lovgrundlaget. Der kan grundlæggende være tale om to forskellige årsager.

For det første kan afskedigelsen forklares med virksomhedsmæssige årsager. Det kan f.eks. være argumenter på baggrund af økonomi, reorganisering eller andet. For det andet kan afskedigelsen begrundes med individuelle forhold hos en medarbejder.

Her er det vigtigt at være skarp, for lovgrundlaget og processerne er helt forskellige, alt efter hvad der er årsagen til opsigelserne.

Det er ikke for sjov, at vi siger det. Ikke alene kan fejl på det juridiske koste kassen i økonomisk forstand, men det er også her, at fagforeningerne ofte også vil kaste sig ind i sagen med kritiske omtaler til pressen og til deres medlemmer.

Det er indlysende skidt for jeres omdømme – både over for kunder og potentielle nye medarbejdere. Derudover vil det også være din legitimitet som leder, der er på spil, hvis opsigelsen ikke gennemføres professionelt og ordentligt. Den slags fejl kan være svære – ja næsten umulige – at komme igen på.

Der er flere love, der beskytter medarbejdere mod at blive uretmæssigt opsagt.

Som arbejdsgiver skal du være særlig opmærksom på forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven. Selvom lovgivningen udefra virker som en statisk størrelse, så betyder domsafgørelserne, at der løbende sker bevægelser.

Et godt eksempel er fra forskelsbehandlingsloven, hvor definitionen af handicap udvikler sig meget i disse år. Det betyder, at fedme også kan blive betegnet som handicap, hvor arbejdsgivere skal forsøge at tilpasse arbejdspladsen ved at købe relevante hjælpemidler.

Derfor er det vigtigt, at du som leder tager fat i HR, så de kan sikre, at I overholder lovgivningen ift årsagen til afskedigelsen.

Husk også at bede dem om at tjekke, om der er andre former for ”beskyttelse”, som I skal være opmærksomme på.

Hvad vil I tilbyde?

Du skal som leder også inden afskedigelsen have helt styr på, hvad I vil tilbyde den opsagte.

Vil der være tale om en fritstilling? Nedsat tid med plads til jobsøgning? Tilbud om outplacement eller lignende?

Også her kan HR hjælpe med at skabe et overblik over omkostninger ved de forskellige løsninger og fordele og ulemper.

Hvis I ikke har en HR-afdeling, vil det naturligvis være jeres regnskabschef/CFO, der kan skabe overblikket, og ellers vil jeres branche- og/eller arbejdsgiverforening kunne hjælpe med rådgivning.

I nogle situationer vil der være en forhandling omkring betingelserne ved en fratrædelse.

Enten med medarbejderens faglige forening eller med medarbejderen selv. Derfor er det vigtigt, at du som leder har overblikket over det mulige forhandlingsrum – og hvad de økonomiske omkostninger er.

Orientering af bestyrelsen

Alt efter hvem – og hvor mange – der skal opsiges i organisationen, kan det være nødvendigt at orientere bestyrelsen.

Indkaldelse til selve samtalen

Som nærmeste leder vil det være naturligt, at du indkalder til et møde med den medarbejder, som skal afskediges. Brug lidt tid på at finde et plausibelt emne til emne-linjen.

Sørg også for, at HR og tillidsrepræsentanten har reserveret tiden i deres kalender.

Ved store opsigelsesrunder beder mange virksomheder medarbejderne om at være tilgængelige i et bestemt tidsrum. Det kan enten være ved, at man bliver hentet på sin plads eller via telefon.

Det kan være en nødvendig måde at håndtere en stor afskedigelsesrunde på, men her er det særlig vigtigt, at du som leder har en plan for den umiddelbare personlige opfølgning bagefter.

Husk også at frigøre resten af dagen i din egen kalender. Både så du kan tage over på presserende opgaver, men også så du er tilgængelig ved spørgsmål. Det er ikke så tit, at den opsagte eller kollegaer stiller på dit kontor efterfølgende, men du skal signalere, at du er har tid til spørgsmål, bekymringer eller forundring.

En lukket dør og en travl leder, der straks er videre i næste møde, sender et skidt signal ud i organisationen.

Hvad skal HR have styr på?

Inden opsigelsen skal HR have kontrolleret, at afskedigelsen kan gennemføres som ønsket, og at der ikke er nogen lovgivningsmæssige problemer.

Endvidere skal HR have skrevet opsigelsesbrevet, og kontaktet en evt. outplacement-leverandør. Fordelen ved en fast leverandør er, at I er sikre på kvaliteten af forløbet. Langt de fleste medarbejdere vil også føle det som en lettelse, at de ikke selv skal ud at finde og forhandle et forløb.

Nogle vælger også at tilbyde en sum, så den opsagte selv kan vælge sin outplacement-leverandør. I bør afsætte 10.000-25.000 kr, så kan I få et godt forløb, der hjælper de opsagte sikkert videre i karrieren.

Hvis I som organisation ikke er vant til at opsige – eller det er en uerfaren leder – så lav et tjek-ind, om lederen er mentalt forberedt på opgaven.

Hvis lederen ikke allerede selv har tænkt på et talepapir, så opfordr vedkommende til at lave det, og ikke mindst tilbyd din hjælp med at være ’kritisk ven’ på indholdet.

Hvis der bliver sagt noget uhensigtsmæssigt – eller opstår misforståelser – under selve samtalen, kan det koste knaster for både økonomi og lederens renommé og på jer som virksomhed.

Hvad gør tillidsrepræsentanten?

I tilfælde at flere afskedigelser samtidigt kan det være hensigtsmæssigt at briefe tillidsrepræsentanten (TR) for de berørte faggrupper om antal og tidspunkt, så de relevante tillidsrepræsentanter har mulighed for at være bisiddere ved opsigelsessamtalerne, hvis den opsagte ønsker en bisidder.

Tillidsrepræsentanten vil typisk også bruge tid på at klargøre kommunikation til de andre medlemmer af fagforeningen på arbejdspladsen, som kan deles, når afskedigelserne er officielle.

Hvad gør kommunikationsafdelingen?

Ved større opsigelsesrunder forberedes både intern og ekstern kommunikation, så der kommunikeres ensartet både fra ledelse og ud i omverdenen, når opsigelserne er gennemført.

Ved enkeltstående opsigelser kommunikeres direkte fra nærmeste leder, og kommunikationsafdelingen kan hjælpe med at lave eller rådgive om formuleringer og platforme, herunder valget mellem intranet/e-mails etc.

Under opsigelsen

Hvad har lederen ansvar for at have styr på?

Med en god forberedelse handler opsigelsesdagen mest om at holde planen. Men på dagen er det naturligvis vigtigt, at lederen sikrer, at den/de medarbejdere, der skal opsiges, enten er på arbejde eller kan kontaktes.

Lederen har udarbejdet et konkret talepapir, der anvendes til hver opsigelsessamtale, så samtalerne gennemføres som planlagt. Meget gerne udarbejdet i samarbejde med HR.

Der er sikret passende lokaler – uden store glaspartier – til disse vanskelige samtaler, og måske er der også reserveret et ”nabo-lokale”, hvor den opsagte sammen med en evt. bisidder kan ”samle sig” efter samtalen.

Hvad gør HR?

HR er klar med kriseberedskab, som svarer til situationen. Det kan f.eks. være ved at tage samtaler med den opsagte, hvis vedkommende er stærkt følelsesmæssigt berørt, og hjælpe med det praktiske – f.eks. ved at hente tasker og overtøj, hvis vedkommende ikke ønsker at gå tilbage til sin plads og bare vil hjem.

Ved mindre opsigelsesrunder har HR orienteret outplacement-leverandøren, hvis man tilbyder det, så den opsagte får en opringning omkring det første møde inden for 24 timer af opsigelsen.

Ved store opsigelsesrunder vil en eller flere repræsentanter for outplacement-leverandøren være til stede, og måske holde et mindre oplæg, hvor man forklarer om den videre proces.

HR-repræsentanten kan også deltage i afskedigelsessamtalerne og støtte lederen ved at informere om de praktiske aftaler omkring opsigelsen, og ved at forklare den opsagte om outplacementstøtte.

Hvad gør tillidsrepræsentanten?

Tillidsrepræsentanten kan være bisidder og deltage i afskedigelsessamtalen, hvis medarbejderen ønsker det.

Tillidsrepræsentanten kan også hjælpe den opsagte umiddelbart efter afskedigelsessamtalen, f.eks. med hjemtransport og andre praktiske forhold.

Efter opsigelsen?

Hvad har lederen ansvar for at have styr på?

Lederen skal sikre rettidig kommunikation, når alle afskedigelser er gennemført. Her er det vigtigt, at du som leder er bevidst om, at du nu er leder for en to-delt medarbejdergruppe bestående af henholdsvis både opsagte og blivende medarbejdere.

Derfor skal du sikre, at hverdagen hurtigst muligt bliver genetableret efter opsigelserne, så arbejdsopgaverne bliver udført på normal vis.

Lederen skal på normale mødefora italesætte og drøfte, hvordan afdelingen kommer videre, når de opsagte medarbejdere er stoppet. En plan for opgaveoverdragelsen giver tryghed hos alle.

Hvad gør HR?

HR håndterer evt. formelle indsigelser mod de gennemførte opsigelser.

For offentlige virksomheder er det normalt, at samtalen fungerer som starten for en 14-dages varslingsperiode, hvor fagforening eller den opsagte kan gøre indsigelser, og disse håndteres af HR, der inddrager ledelsen om nødvendigt – især ift. økonomiske spørgsmål.

Hvad gør tillidsrepræsentanten?

Tillidsrepræsentanten bistår de opsagte medarbejdere med evt. juridiske forhold, hvis de gennemførte opsigelser ikke er sket på et korrekt grundlag.

Tillidsrepræsentanten vil også ofte informere de tilbageblevne kollegaer, der er i samme fagforening, om sagen og dens videre gang. Også derfor er det vigtigt, at ledelsen hurtigt spiller med så åbne kort, som man kan inden for personhensynet, så fortællingen om afskedigelserne bliver så ensartet som muligt. Det skaber mest ro i organisationen.