Har du styr på din kommunikation før, under og efter opsigelsen?

Kommunikation sætter rammen for fortællingen om, hvad der skete. Der er himmelvid forskel på, om det er fortællingen om en afskedigelse, en fyring eller at blive smidt ud på popo og albuer.

Som den der opsiger, kan det føles som umuligt at vide, hvordan afskedigelsen bliver modtaget.

En ting er i hvert fald sikkert. Hvis du som leder ikke kommunikerer ordentligt og rettidig under opsigelsesforløbet, har du tabt.

Men god og ordentlig kommunikation på det rigtige tidspunkt har du gjort en stor del af arbejdet omkring, at opsigelsen bliver oplevet som ordentlig og professionel.

For det er en sårbar situation for den opsagte. Og god og dårlig håndteringen af en så følsom situation vil uigenkaldeligt smitte af på både virksomheden og de opsigende ledere. Men der er ingen tvivl om, at det er en opgave med mange faldgruber.

Vi vil i det følgende hjælpe dig med en række spørgsmål og tilhørende kommunikations-overvejelser, som du skal have afklaret, inden I går i gang med en afskedigelse.

Kommunikation før afskedigelsen

Før I overhovedet kommer til opsigelsessamtalen, er der allerede kommunikeret en del omkring opsigelserne; nemlig sandsynligvis i den ledergruppe som du er en del af.

1 – Andre medarbejdere i organisationen

Afskedigelser involverer flere andre medarbejdere i organisationen end blot den besluttende ledelse. Det vil typisk være HR og tillidsrepræsentant, der skal være bisidder i selve opsigelsessituationen. Det kan også være nødvendigt at orientere bestyrelsen.

Her er det naturligvis afgørende, at kommunikationen om tid, sted og årsag er dyb fortrolig, så det ikke af vanvare kommer den snart-opsagte eller kollegaer for øre.

Alt efter, om der er tale om ganske få afskedigelser eller masseopsigelser, kan der være tale om et personligt møde, eller en aftale om at alle medarbejdere skal være at træffe på deres plads/telefonisk.

Kommunikation I skal have styr på:

• Tidspunkt og sted for opsigelsen og/eller at man skal stå til rådighed
• Hvordan informerer I de medarbejdere, der skal opsiges – indkalder I til møde via mail, SMS eller personlig kontakt?
• En plausibel årsag til at indkalde den opsagte til et alvorligt møde
• Talepapir til den opsigende leder, herunder en plan for, hvad der forventes af den opsagte lige efter opsigelsen? Skal vedkommende gå hjem? Eller må vedkommende blive, hvis han/hun ønsker det?
• Formelt opsigelsesbrev
• Evt. tilbud om outplacementforløb
• Mail og/eller møde med organisationen for at orientere om, at der er gennemført opsigelser, og at alle de opsagte er kontaktet
• Sørge for, at den opsagte ikke skal/kan indgå i arbejdet umiddelbart efter opsigelsen, så lederen/andre kan overtage på igangværende opgaver
• Skal der orienteres bredt ud i huset med et møde, så sørg for at det også er booket ind i kalenderne med et plausibelt emne-felt

Vi kan ikke understrege nok, at kommunikationen skal være helt entydig og uden fejl. Hav derfor en, der agerer ”kritisk ven”, der trykprøver formuleringer og argumenter. Gerne én der kender organisationen godt og har gode kontakter på medarbejder-plan. Det kan typisk være en HR-funktion.

2 – Fagforening og tillidsrepræsentant

Ofte vil man også varsle den fagforening, som den opsagte er en del af, så tillidsrepræsentanter kan være klar til at bistå de opsagte kollegaer umiddelbart efter opsigelsen. Det kan naturligvis handle om decideret rådgivning i forhold til krav og rettigheder, være med fokus på følelserne, eller helt lavpraktisk være hjælp med hjemtransport og lignende.

3 – Evt. outplacement-leverandør

Ønsker I at tilbyde outplacement, vil den opsagte have en fortrolige partner i en svær tid.

Derfor er det også en god ide at have aftaler på plads, hvordan og hvornår outplacement-partnere tager kontakt til de opsagte.

Vi anbefaler, at jeres outplacement-partner ringer inden for 24 timer og får aftalt det første møde. Det viser den opsagte, at I tager deres situation alvorligt – også selvom de måske stadig er i chok-fasen. Men bare rolig. Det er den rigtige outplacement-partner trænet i at håndtere.

Kommunikation under afskedigelsessamtalen

Det er tid til at eksekvere opsigelsen, og vi behøver vist ikke at sige, at det er den del af processen, som kommer til at sætte tonen for resten af samarbejdet.

Sørg for at have forberedt følgende punkter – så kommer I bedst mulig gennem en svær samtale.

Kommunikationen kort efter opsigelsen

Selvom en afskedigelse foregår i et lukket rum, så vil du hurtigt opleve, at du lige så godt kunne have siddet i et glashus. Der går ofte kun meget kort tid, inden nyheden har spredt sig. Derfor er det vigtigt, at du som leder agerer proaktivt.

Ud i huset

Netværket mellem den opsagte og kollegaerne er stærkt. Derfor er det vigtigt, at I som ledelse hurtigt får kommunikeret ud i organisationen, så der ikke opstår rygtedannelser.

Alt efter organisationen størrelse og art kan det være både på team- eller afdelingsniveau, eller det kan være nødvendigt at orientere hele organisationen.

Formatet kan både være et fysisk møde, men det kan også være, at en mail er mere gennemførlig for jeres organisation, eller en kombination.

• Alle holder vejret, om der er flere afskedigelser på vej. Fortæl at der er gennemført opsigelser, og hvor stort et antal, samt at alle de opsagte er kontaktet, og at opsigelsesrunden dermed er afsluttet.
• Italesæt, at du er tilgængelig for spørgsmål og bekymringer – og hold helt lavpraktisk din dør åben resten af dagen, og sørg for at du ikke har møder.
• Husk at der er et stort hensyn til den opsagte, der ligger ned. Italesæt, at du ikke kan komme ind på detaljer af hensyn til den opsagte.
• Forklar, hvad der vil ske i den følgende tid i forhold til omfordeling af opgaver, om den opsagte er fritstillet, og hvad der ellers er aftalt.

Ud i omverdenen?

Ved større opsigelsesrunder kan der være et behov for at kommunikere det til pressen, aktionærer og andre interessenter.

Sørg for at have klare aftaler med de medarbejdere, der skal forberede f.eks. pressemateriale eller nyhedsbreve omkring graden af fortrolighed, så det ikke skaber større forstyrrelser i organisationen end nødvendigt.

Kommunikationen frem til sidste dag

Følgende gælder naturligvis kun, hvis den opsagte skal arbejde frem til sin sidste dag.

En opsigelse sætter mange tanker i gang omkring fremtiden og opgaverne – både hos den opsagte og hos kollegaerne.

Her er det vigtigt, at du som leder går forrest og åbent italesætter de praktiske aspekter af en opsigelse. Det betyder, at I skal aftale (eller forhandle med den opsagtes fagforening) om:

• Skal den opsagte møde på arbejde på sædvanlig vis?
• I hvilket omfang og tempo skal opgaver overdrages til kollegaer ?
• Kan den opsagte på et tidspunkt få reduceret arbejdstid, så der bliver tid til jobsøgning?
• Skal den opsagte på et tidspunkt fritstilles eller suspenderes?
• Skal der afvikles ferie i opsigelsesperioden?
• Hvilke fælles aktiviteter skal de opsagte deltage i – og ikke deltage i ?
• Skal der afleveres materialer tilbage til virksomheden? Hvordan og hvornår skal det foregå?

Aftal desuden hurtigst muligt en overdragelsesplan og fastlæg, hvem der overtager hvilke opgaver og i hvilket tempo, at overdragelsen skal ske. Det afhænger naturligvis nøje af, hvor lang tid den opsagte fortsat skal arbejde. Husk at lave en nødplan, hvis den opsagte hurtigt finder nyt arbejde.

Spørg din opsagte, hvor ’åben’ vedkommende gerne vil være omkring opsigelsen, og hvor meget dagligdagen skal køre videre som ”normalt”. Her skal de have lov til at bestemme formatet.

Husk at tjekke ind løbende – trangen til åbenhed og håndteringen af afskedigelsen kan sagtens ændre sig for den opsagte i løbet af perioden – især hvis vedkommende har et langt opsigelsesvarsel.

Spørg også løbende den opsagte, om du kan agere reference. Det gælder naturligvis kun, hvis du reelt kan anbefale vedkommende.

Når sidste dag nærmer sig, så aftal en god afsked.

Måske vil vedkommende gerne have et farvel-morgenbord. Måske vil han eller hun hellere have en mere diskret afsked. Hvis det sidste er tilfældet, så vil vi anbefale, at du alligevel medbringer lidt morgenbrød eller eftermiddagskage og blot deler med en kort besked ”I anledning af, at det er Louises sidste dag, og hun skal have stor tak for sin tid her hos os.”

Afskedigelser er aldrig sjove, men hvis du har styr på kommunikationen, har du i hvert fald gjort en stor del af forarbejdet, så opsigelsen opleves som ordentlig og professionel.