Som chef står du med hovedansvaret for en opsigelse af en medarbejder, og derfor er det vigtigt, at du har styr på reglerne omkring afskedigelsen. Men hvordan er det nu lige det er med reglerne for opsigelse af en medarbejder? Hvor lang tids opsigelsesvarsel har en funktionær? Hvad står der i Funktionærloven om opsigelser? Og hvad er forskellen på en fritstilling og en suspension?
Dette giver vi dig svar på i denne artikel, hvor vi har samlet 9 af de vigtigste regler, du skal være opmærksom på, når du skal opsige en medarbejder. Artiklen kan dog ikke fungere som en udtømmende, juridisk rådgivning, så sørg altid for at søge professionel, juridisk assistance, når du skal afskedige en medarbejder.
Den juridiske del af en opsigelse er ikke bare fundamentet for afskedigelsen – det er ofte også den mest komplekse del af processen. Vi har samlet en overbliks-checkliste til dig, så du får styr på de vigtigste juridiske spørgsmål ved en opsigelse:
- Hvad er begrundelsen for opsigelsen? Og er den saglig?
- Er medarbejderen en ”særligt beskyttet” medarbejder?
- Hvilket opsigelsesvarsel har medarbejderen?
- Skal medarbejderen fritstilles, suspenderes eller fortsætte sit arbejde som normalt?
- Hvordan udbetales løn, hvis den opsagte medarbejder får nyt job i opsigelsesperioden?
- Hvilke ferieregler gælder for den opsagte medarbejder?
- Har medarbejderen krav på en fratrædelsesgodtgørelse?
- Er der en bonusløn, der skal udregnes
- De særlige regler i det offentlige (partshøringer)
1. Hvad er begrundelsen for opsigelsen? Og er den saglig?
Mange medarbejdere er underlagt funktionærloven, en kollektiv overenskomst e.l., hvor det er et krav, at opsigelsen af medarbejderen skal være sagligt begrundet.
Eksempelvis foreskriver Funktionærlovens § 2b, at en opsigelse skal være sagligt begrundet, såfremt medarbejderen har været ansat i minimum ét år. På en overenskomstdækket arbejdsplads gælder dette typisk ved opsigelser efter 9 måneders ansættelse.
Begrundelsen for opsigelsen kan bunde i ét af to forhold:
- Subjektive forhold (medarbejderens adfærd eller præstationer):
Hvis der er tale om subjektive forhold – såsom medarbejderens adfærd og præstationer, samarbejds- eller- mistillidsproblemer – vil sagligheden blive vurderet ud fra en helhedsbetragtning af alle omstændigheder i den konkrete sag. - Objektive forhold (f.eks. besparelser eller organisatoriske ændringer):
Hvis der er tale om objektive forhold – såsom en opsigelse begrundet i et hensyn til virksomhedens drift – kan en opsigelse som udgangspunkt ikke være usaglig.
Hvad er Funktionærloven?
Funktionærloven regulerer retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer og hedder formelt lov om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer.
Loven sikrer den særlige lønmodtagergruppe – funktionærer – visse minimumsrettigheder i deres ansættelsesforhold. Disse rettigheder kan ikke fraviges til ugunst for funktionæren ved aftale. Funktionærerne defineres i loven som personer, der indtager en tjenestestilling, har en gennemsnitlig arbejdstid på mere end 8 timer om ugen og som udfører en af flere opremsede typer af arbejde.
Husk: En skriftlig advarsel & et skriftligt opsigelsesbrev
- Skriftlig advarsel: En opsigelse begrundet i subjektive forhold vil stå væsentligt stærkere, hvis du tidligere har givet den pågældende medarbejder en skriftlig advarsel om selvsamme forhold. Så sørg for, at der er overensstemmelse mellem den skriftlige advarsel og årsagen til afskedigelsen. Du kan eksempelvis ikke advare om dårligt samarbejdsforhold og så afskedige med afsæt i dårlige resultater – se i stedet den skriftlige advarsel som en mulighed for at rette op på det, som du/I er utilfredse med.
- Skriftligt opsigelsesbrev: Der er ikke noget lovkrav om, at opsigelsen skal være skriftlig eller mundtlig, men for at undgå uenighed om, hvornår opsigelsen er blevet afgivet – og hvorfor – vil vi anbefale dig at udarbejde et skriftligt opsigelsesbrev, hvoraf disse informationer fremgår. En funktionær vil nemlig kunne kræve at få en skriftlig begrundelse for opsigelsen jf. Funktionærloven § 2, stk. 7, pkt 2.
Sørg i øvrigt også for at få en kvittering for, at den opsagte medarbejder har modtaget opsigelsesbrevet. Medarbejderen kvittering er udelukkende et bevis for, at opsigelsen er udleveret til medarbejderen, men ikke nødvendigvis for, at medarbejderen er enig i gyldigheden/årsagen til opsigelsen.
2. Er medarbejderen en ”særligt beskyttet medarbejder”?
Der gælder nogle specielle opsigelsesregler for ”særligt beskyttede medarbejdere”. To love, i form af Forskelsbehandlingsloven og Ligebehandlingsloven – sikrer nemlig, at alle medarbejdere skal behandles lige. I en afskedigelses-kontekst betyder det, at du som arbejdsgiver ikke må lægge vægt på følgende kriterier, når du afskediger en medarbejder:
Derudover vil medarbejdere med særlige tillidshverv i virksomheden også være beskyttede:
- Tillidsrepræsentanter
- Arbejdsmiljørepræsentanter
Ovenstående kriterier betyder naturligvis ikke, at f.eks. tillidsrepræsentanter, gravide eller medarbejdere i en bestemt aldersgruppe ikke må opsiges.
Dog skal du være opmærksom på, at du som arbejdsgiver bærer en tungere bevisbyrde ved en opsigelse af disse medarbejdere, idet du skal bevise, at opsigelsen intet har med medarbejderens handicap, graviditet e.l. at gøre.
I øvrigt vil de særlige betingelser for en opsigelse af tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter som udgangspunkt også fremgå af medarbejdernes ansættelseskontrakter.
120-dages reglen: Særregel for funktionærer
Hvis en medarbejder har modtaget løn under sygdom i 120 dage i alt i løbet af de seneste 12 måneder, kan medarbejderen – jf. Funktionærloven – opsiges med én måneds varsel. 120-dages-reglen, som den også kaldes, SKAL fremgå af medarbejderens ansættelseskontrakt for, at du som arbejdsgiver kan benytte dig af reglen.
For at kunne benytte dig af 120-dages-reglen, skal opsigelsen afgives, mens funktionæren stadig er syg(emeldt) samt umiddelbart i tilknytning til udløbet af de 120 dage. Du kan se nogle eksempler på, hvad ”i umiddelbar tilknytning” konkret betyder på Selskabsadvokaternes hjemmeside her.
3. Opsigelsesvarsel: Hvilket opsigelsesvarsel har medarbejderen?
Opsigelsesvarsel for funktionærer
Hvis medarbejderen er funktionær, gælder Funktionærlovens opsigelsesvarsler – og disse varsler er i øvrigt ufravigelige, hvis det er til skade for medarbejderen. Opsigelsesvarslerne i Funktionærloven gælder for det tidspunkt, hvor medarbejderen opsiges:
| Ansættelsesvarighed på opsigelsestidspunktet | Opsigelsen skal meddeles inden udløbet af | Opsigelsesvarsel |
| Prøvetid på typisk 3 måneder | 3. måneds ansættelse | 14 dages varsel (fratrædelse på en hvilken som helst dag) |
| 3-6 måneder | 5. måneds ansættelse | 1 måneds varsel |
| 6 måneder - 3 år | 2 år og 9 måneders ansættelse | 3 måneders varsel |
| 3 år - 6 år | 5 år og 8 måneders ansættelse | 4 måneders varsel |
| 6 år - 9 år | 8 år og 7 måneders ansættelse | 5 måneders varsel |
| Ansat over 9 år | Mere end 8 år og 7 måneders ansættelse | 6 måneders varsel |
Kilde: Funktionærloven § 2 stk. 2 & stk. 3
Hvis medarbejderen eksempelvis har været ansat i 2 år og 9 måneder, er varslet på 3 måneder. Har medarbejderen derimod været ansat i 2 år og 10 måneder, er varslet på 4 måneder.
Overenskomst-reguleret opsigelsesvarsel
Timelønnede medarbejdere vil oftest være omfattet af en kollektiv overenskomst, hvori opsigelsesvarslet vil være fastsat. Hvis medarbejderen hverken er funktionær eller omfattet af en overenskomst, kan varslet frit aftales mellem arbejdsgiver og arbejdstager- og det skal naturligvis fremgå af ansættelseskontrakten.
Bonus-viden: Medarbejdere ansat i fleksjob eller løntilskud har krav på samme opsigelsesvarsels-vilkår som almindeligt fastansatte lønmodtagere.
4. Fritstilling eller suspension?
Du bestemmer som udgangspunkt selv, om en opsagt medarbejder skal fortsætte sit arbejde normalt i opsigelsesperioden, om vedkommende skal suspenderes, eller om vedkommende skal fritstilles:
- Medarbejderen møder som normalt: Hvis du vælger denne mulighed, kan det anbefales, at du giver plads til den opsagte medarbejders jobsøgning – eksempelvis én til to dage om ugen, alt afhængigt af situationen. I den forbindelse bør du være opmærksom på, at Funktionærlovens § 16 foreskriver følgende omkring den opsagtes jobsøgning:
”Efter at funktionæren har afgivet eller modtaget opsigelse fra tjenesten, skal arbejdsgiveren – uden afkortning i lønnen – give ham den nødvendige fritagelse fra arbejdet til at søge anden beskæftigelse. Funktionæren skal herunder tage tilbørligt tilsyn til arbejdsgiverens ønske om, at arbejdssøgningen lægges på det for virksomhedens arbejde gunstigst mulige tidspunkt.”
Uanset hvilken mulighed du vælger, skal medarbejderen altid have løn i opsigelsesperioden – mere herom ved næste punkt.
5. Hvordan udbetales løn, hvis den opsagte medarbejder får nyt job i opsigelsesperioden?
Hvis du opsiger en funktionær, og denne finder et nyt job i opsigelsesperioden, vil du – alt afhængigt af om det er en fritstilling eller suspension – kunne modregne i lønnen.
Ved suspension:
Hvis den opsagte medarbejder får job i opsigelsesperioden, kan den opsagte medarbejder i nogle tilfælde begynde i sit nye job, fortsat være suspenderet og modtage løn fra dig som arbejdsgiver.
Det kræver bl.a. en særlig, skriftlig aftale mellem den opsagte medarbejder og dennes nye arbejdsgiver, der giver medarbejderen lov til at få fri fra arbejde med dags varsel, hvis du får brug for den opsagte medarbejders arbejdskraft.
Reglerne på området er generelt meget komplekse, og derfor vil vi (igen) anbefale dig at søge professionel, juridisk assistance, når du står i en opsigelses-situation.
Ved fritstilling:
I opsigelsesperioden er den opsagte medarbejder som minimum garanteret sin normale løn de tre første måneder i opsigelsesperioden – forudsat at den opsagte medarbejder har et opsigelsesvarsel på minimum 3 måneder (=minimalerstatning). Hvis den nye medarbejder får nyt job i opsigelsesperioden, kan du som arbejdsgiver modregne indtægten fra det nye job – dog kun af den del, der ligger ud over minimalerstatningen.
- Eksempel for modregning af løn ved fritstilling
Den opsagte medarbejder, Johnny, får en månedsløn på 30.000 kr. hos jer.
Johnny bliver opsagt og fritstillet den 31. marts, med 6 måneders varsel, så Johnny fratræder den 30. september. Johnny bliver dog ansat hos et andet firma den 1. juni til en månedsløn på 20.000 kr.
I skal betale: Minimalerstatningen på 3 måneder a 30.000 kr. for april, maj og juni = 90.000 kr.
Johnnys nye firma betaler: Løn for juni, juli, august og september dvs. 4 måneder a 20.000 kr. = 80.000 kr.
Johnny får i alt 170.000 kr.
Hvis Johnny ikke havde fået nyt arbejde, skulle I have betalt Johnny 6 måneders løn á 30.000 kr. = 180.000 kr.
Derfor skal I nu betale differencen mellem de 180.000 kr. og de 170.000 kr. = 10.000 kr. udover minimalerstatningen, dvs. i alt vil I skulle betale Johnny 100.000 kr.
6. Hvilke ferieregler gælder for den opsagte medarbejder?
Generelt ophæver en opsigelse alle tidligere aftaler om afholdelse af ferie.
Hvordan ferien præcist afvikles, afhænger dog igen af, om medarbejderen arbejder i opsigelsesperioden, er fristillet eller suspenderet:
Ved arbejde som normalt eller suspension:
Ferie kan afholdes i opsigelsesperioden, hvis du og den opsagte medarbejder indgår en aftale herom.
Tre vigtige ferie-begreber
- Ferieperioden: Perioden fra den 1. maj til den 30. september.
- Hovedferie: Hovedferien skal afholdes i ferieperioden. Ifølge Ferieloven har du ret til 3 ugers sammenhængende ferie i ferieperioden.
- Øvrig ferie: Øvrig ferie kan afvikles uden for ferieperioden.
Ved fritstilling:
Her gælder lidt særlige regler, idet den opsagte medarbejder som udgangspunkt pålægges at afholde mest muligt af sin optjente ferie hos arbejdsgiveren i fritstillingsperioden.
Jf. Ferieloven skal afholdelse af hovedferien varsles 3 måneder før, mens afholdelse af den øvrige ferie kun skal varsles 1 måned før.
Hvis medarbejderens opsigelsesvarsel derfor er på 3 måneder eller kortere, kan du kun pålægge en medarbejder at afholde sin hovedferie i opsigelsesperioden, hvis denne selv indvilliger i det, eller hvis du aftaler med den opsagte medarbejder, at denne får forlænget sin opsigelsesperiode med det antal feriedage, som du ønsker, at medarbejderen skal afholde.
Den øvrige ferie kan derimod frit placeres i opsigelsesperioden (forudsat at du har varslet ferien én måned forud).
OBS: Får den opsagte medarbejder nyt arbejde i opsigelsesperioden – inden ferien kan afholdes – har denne ret til at tage sin ferie med sig.
- Eksempel på udregning af ferieregler ved fritstilling:
Johnny har hele sin hovedferie på 3 uger samt øvrig ferie på 2 uger til gode, da han bliver opsagt.
Hvis Johnny skal kunne pålægges at afholde hele sin ferie, skal fritstillingsperioden være på mindst 3 måneder og 15 arbejdsdage.
Johnny har været ansat i 3 år og 5 måneder ved opsigelsestidspunktet – derfor har han en fritstillingsperiode på 4 måneder (se punkt 3 om opsigelsesvarsler).
Derfor kan Johnny også pålægges at afholde alle 25 dages ferie i fritstillingsperioden hos sin nuværende arbejdsgiver.
7. Har medarbejderen krav på en fratrædelsesgodtgørelse?
Funktionærlovens § 2 a fastslår, at medarbejdere – ansat i hhv. 12 eller 17 år på opsigelsestidspunktet – har ret til en fratrædelsesgodtgørelse for “lang og tro tjeneste”. Godtgørelsen er fastsat til hhv. 1 eller 3 måneders løn.
Og her er i øvrigt et økonomisk incitament for at have styr på begrundelsen for opsigelsen:
Hvis opsigelsen ikke er sagligt begrundet i subjektive eller objektive forhold, kan medarbejderen blive tilkendt en godtgørelse for usaglig opsigelse, jf. Funktionærlovens § 2 b – såfremt medarbejderen da har været ansat i ét år på opsigelsestidspunktet. Godtgørelsen kan ligge på alt mellem 1-6 måneders løn (for funktionærer)
8. Er der en bonusløn, der skal udregnes?
Funktionærer har som udgangspunkt ret til at få udbetalt en forholdsmæssig andel af deres bonus – når medarbejderen fratræder – hvis bonussen er en regelmæssig del af medarbejderens løn. Det foreskriver Funktionærlovens § 17 a.
Medarbejderen kan få udbetalt sin bonus på de datoer og på de betingelser, der er aftalt tidligere – eller alternativt på fratrædelsestidspunktet.
- Eksempel:
Hvis medarbejderen opsiges ved udgangen af august måned, skal denne altså have 8/12 af sin sædvanlige årsbonus (1 år = januar-december).
9. Kender du til de særlige opsigelsesregler i det offentlige?
Ved opsigelser i det offentlige og selvejende institutioner gælder der nogle særlige regler, som er fastsat i Forvaltningsloven.
En offentligt ansat medarbejder har nemlig først og fremmest krav på at blive hørt, før en endelig afskedigelse finder sted. Det betyder helt konkret, at du som arbejdsgiver skriftligt skal meddele medarbejderen, at du har i sinde at afskedige denne – og frem for alt hvorfor. I begrundelsen skal der (naturligvis) henvises til de relevante regler samt angives en saglig begrundelse for opsigelsen.
Herefter har medarbejderen ret til – indenfor en angivet (rimelig) tidsfrist (typisk 14 dage) – at udtale sig skriftligt eller mundtligt om grundlaget for opsigelsen (= en partshøring). Medarbejderen kan også forlange at få indsigt i alle sagens dokumenter, inden denne udtaler sig qua et høringssvar (= aktindsigt).
Du kan evt. læse mere om opsigelsesregler fastsat i Forvaltningsloven inde på HK’s hjemmeside her.
Del artiklen
%20(1).jpg?width=1872&height=1251&name=Hvorfor%20outplacement%20(1)%20(1).jpg)
Hvordan skaber HR bedst værdi for hele organisationen med en outplacement-aftale?
5 vigtige råd til at gennemføre en opsigelsessamtale professionelt
