Sådan gør Onboarding din nye medarbejder produktiv

Af |2018-08-23T01:33:49+00:009 august, 2018|

I 2017 skrev jeg speciale om Onboarding sammen med en studiekammerat, og i dette blogindlæg vil jeg løfte sløret for et udsnit af resultaterne. Derudover får du nogle konkrete råd til, hvordan du kan implementere vores resultater i jeres virksomheds Onboardingproces.

Baggrund: Onboarding som ”produktivitetsfremmer”

Formålet med specialet var at undersøge, hvilke elementer der er vigtigst at implementere i virksomheders Onboardingproces. I specialet søgte vi bl.a. svar på følgende spørgsmål:

Hvordan kan man forbedre Time to perform hos en medarbejder, dvs. medarbejderens evne til at løse sine arbejdsopgaver, ved at rette fokus mod Onboardingprocessen?

Vores research inden for Onboarding-litteraturen viste os, at Onboarding ofte handler om mere lavpraktiske tiltag, hvorimod den nyansattes psykologiske behov sjældent indtænkes i processen. Og lige præcis de psykologiske behov, valgte vi at rette vores blik imod ved at kigge på tre behov:

  1. Oplevelsen af meningsfyldt arbejde
  2. Oplevelsen af ansvarsfuldt arbejde
  3. Viden om de aktuelle resultater af arbejdets udførelse

De tre behov er stærkt inspireret af motivationsteoretikerne Hackman & Oldhams teori om jobkarakteristika, som du kan se en kort video af her. Teorien tager afsæt i, hvordan man designer arbejdsopgaver, så de understøtter medarbejderens psykologiske behov – og dette øger igen sandsynligheden for, at medarbejderen løser sine arbejdsopgaver på tilfredsstillende vis, at medarbejderen trives og at medarbejderen generelt er motiveret.

Jobkarakteristik_model_Onboarding
Kilde: Hackman, J. R. & Oldham, G. R. (1975). Development of job diagnostic survey. Journal of Applied Psychology, 60

Behov 1: Oplevelsen af meningsfyldt arbejde

”The degree to which the individual experiences the job as one which is generally meaningful valuable, and worthwhile” (Hackman & Oldham, 1976, s. 256).

Medarbejderen skal kunne se meningen med sit arbejde fra dag ét. Der er både tale om meningen med de små dagligdags-opgaver og det større format, som virksomheden prøver at imødekomme med sit produkt og sine ydelser. Det er altså både de små og de store penselstrejf, der skal svinges.

Når du – som ansvarlig chef – tilrettelægger den nyansattes arbejde, kan du have tre ting in mente.

  • Sørg for at skabe variation i arbejdsopgaverne. Sørg for, at den nyansatte får anvendt mere end én af de mange faglige kompetencer, han/hun måtte have. Udarbejd evt. en kompetenceprofil i samarbejde med den nyansatte, for at synliggøre hvordan den nyansatte kan bidrage i virksomheden.

  • Skab helhed i arbejdsopgaverne. Sørg for, at den nyansatte kan se opgavens formål og resultatet af opgaveløsningen. Sæt ord på, hvordan medarbejderens arbejdsopgaver bidrager til det overordnede mål – eksempelvis ved at italesætte når medarbejder har bidraget til salg, udvikling eller vækst i virksomheden.

  • Gør det klart, hvordan den nyansattes arbejde påvirker kunden, samfundet og kollegaerne. Meld klart ud, hvad organisationens strategi, mål, og vision er, og gør de strategiske ambitioner håndgribelige i praksis. Det kan gøres ved at komme med eksempler på, hvordan strategien udleves i organisationen.

Behov 2: Oplevelsen af ansvarsfuldt arbejde

Hvilke ansvarsområder har den nye medarbejder? Det skal fremgå utvetydigt fra starten af og bør indtænkes som et psykologisk element i Onboardingprocessen.

I vores speciale kom vi frem til, at autonomi og ansvar i arbejdsopgaverne var en stor motivationsfaktor for den nyansatte. Den nye medarbejder skal lynhurtigt have følelsen af, at han/hun er med til at løfte opgaven frem for at føle sig som en hæmsko, der måske ligefrem forsinker opgaveløsningen.

Tænk den nyansatte som et kompetent og ansvarsfuldt individ frem for ”ham/hende den nye”, man skal huske at hjælpe. Forstå mig ret, hjælp er godt, og det er godt at stå til rådighed for eventuelle spørgsmål, som den nyansatte måtte have – men det er samtidig vigtigt at lade den nye i klassen styre sit informationsbehov og spørge ved behov.

Autonomi kan implementeres således i en Onboardingproces:

  • Giv den nyansatte ansvaret for delprocesser eller hele opgaver.

  • Forsøg ikke at afskærme den nyansatte fra at lave fejl (fail fast, succeed sooner)

  • Overvej om den nyansatte har behov for en mentor. I vores speciale fandt vi ud af, at det kan være ligeså effektivt at lære af de arbejdsfællesskaber, den nyansatte indgår i – eksempelvis det team eller den afdeling, den nyansatte er i.

Behov 3: Viden om de aktuelle resultater af arbejdets udførelse

Det sidste element handler om, at den nyansatte har en fornemmelse af, om han/hun løser opgaven tilfredsstillende i forhold til, hvad der forventes. Det er vigtigt at give den nye medarbejder følelsen af at være med til at bidrage positivt til opgaveløsningen – det skaber ejerskab og en følelse af succes, så medarbejderen motiveres yderligere, når nye arbejdsopgaver skal løses.

Løsningen er umiddelbart simpel: Feedback – enten løbende eller ved formelle feedbackmøder.
Og du kan implementere feedback’en i Onboarding-processen på følgende måde:

  • Gør det tydeligt for den nyansatte, hvordan hans/hendes indsats har været med til at skabe et positivt resultat.

  • Afhold feedbackmøder på 10-15 min. ugentligt (i hvert fald de første uger). Fokusér på:

    Hvordan har den nyansattes indsats været med til at skabe resultater? (Ros)
    Hvor kan der forbedres i forhold til at opnå endnu bedre resultater? (Konstruktiv feedback)

  • Skab tydelighed omkring, hvordan den nyansattes opgaver bidrager til virksomhedens udvikling (The Why).

Overvejelse: Hvordan ser fremtidens Onboardingproces ud?

Jeg håber, at vi i de kommende år vil se et større fokus på Onboarding som en proces, der understøtter medarbejderens motivation, læring og udvikling frem for en proces, der blot skal bestå af en række pragmatiske tiltag, såsom hæve-sænkebord, morgenmad og en buket blomster på første arbejdsdag.

Den største udfordring for os som HR-professionelle bliver at skabe sammenhæng mellem de mange forskellige HR-processer i organisationen: Alt lige fra koblingen mellem Onboarding- og rekrutteringsprocessen til koblingen mellem eksempelvis Employer branding og rekruttering.

Jeg er personligt nysgerrig på, hvordan der kan skabes flere tråde mellem de forskellige HR-processer i en organisation, så HR i endnu højere grad bliver en disciplin, hvor man tænker i ”integration” frem for ”siloer”. Helt konkret bør du, ligesom jeg, gøre dig to fremtids-overvejelser ift. din Onboardingproces:

  1. Hvordan vil I udnytte de (psykologiske) data og behov fra rekrutteringsprocessen til at skræddersy Onboardingsprocessen for den enkelte nyansatte?
  2. Og hvordan skal jeres Onboardingproces understøtte, at den nyansatte hurtigst muligt løser sine arbejdsopgaver?
Rasmus Pugholm
Rasmus PugholmResearch-konsulent
  • OM RASMUS PUGHOLM

    Rasmus er uddannet inden for Læring og forandringsprocesser (Organisatorisk læring) på Aalborg Universitet, hvor han ligeledes skrev speciale om Onboarding.

    Siden december 2017 har han arbejdet med rekruttering – og fortrinsvis Search-processer – her hos ballisager.

image_printUdskriv eller gem som PDF