90% af arbejdsgiverne tjekker referencer på en potentiel medarbejder. I private virksomheder med 50+ ansatte er det endda 95%. Men hvilke referencer bør du bruge som jobsøger? Hvor bør du angive dien referencer henne? Og hvordan interviewer rekrutteringsfolk egentlig dine referencer? Det får du svar på i denne artikel, som vi også runder af med nogle særlige råd til dig, der er nyuddannet.
HR-chefer, HR-konsulenter, rekrutteringskonsulenter, og alle andre, der sidder i en stilling, hvor de er med til at ansætte medarbejdere, har én ting til fælles: De er ellevilde med referencer.
I klassisk ballisager-manér vil vi gerne forsyne dig med nogle tal, der underbygger vigtigheden af referencer. Tallene er fra vores rekrutteringsanalyser, hvor respondenter med førnævnte stillingsbetegnelser hvert år bidrager med viden og tal om deres rekrutteringsadfærd:
Hvad er en reference?
En reference er en kilde/person, der kan og vil udtale sig om en tidligere ansat eller kollegas evne til at udføre sit arbejde – både på et fagligt og personligt plan.
- 90% af offentlige og private virksomheder trækker en reference på en potentielt kommende medarbejder. I 2013 var det 73%, der forhørte sig hos tidligere chefer, kollegaer m.fl. (Kilde: Rekrutteringsanalysen 2016)
- 2 ud af 3 virksomheder vurderer, at referencer i meget høj eller høj grad indgår i deres samlede vurdering af en kandidat (Kilde: Rekrutteringsanalysen 2013)
- 22% af virksomhederne mener, at en af årsagerne til en tidligere fejlrekruttering var, at de ikke fik brugt referencer (Kilde: Rekrutteringsanalysen 2014)
- 14% af virksomhederne synes, at noget af det sværeste i en rekrutteringsproces er at få brugbar information fra en referenceperson (Kilde: Rekrutteringsanalysen 2013)
Hvilke referencer?
Lad os slå fast med det samme: En kommende arbejdsgiver, eller et rekrutteringsbureau, må kun trække en reference på en person, såfremt ansøgeren har givet samtykke hertil – og arbejdsgiveren eller rekrutteringsbureauet SKAL kunne dokumentere dette samtykke.
Faktisk er det både lovpligtigt for arbejdsgiveren at kunne dokumentere samtykket samt at fortælle ansøgeren, at man har indhentet en reference på ham/hende. Det betyder i øvrigt også, at det er frivilligt for ansøgeren at opgive referencepersoner.
Ovenstående fremgår af EU’s Persondatalov, artikel 6, stk a, litra a (lovlig behandling) og Artikel 7 (såfremt behandling af informationer er baseret på et samtykke fra ansøgeren).
Hvis du vælger ikke at angive nogle referencer – enten fordi du ikke har nogen eller ikke vil – skal du være forberedt på, at du naturligvis vil blive spurgt ind til det. Og det er helt og aldeles lovligt. Til gengæld vil det næppe være gavnligt for din ansøgningsproces.
Typisk kan en reference være:
- En tidligere chef
- En tidligere kollega
- En tidligere kunde (f.eks. ved salgsprofiler)
- En tidligere leverandør
De fleste rekrutteringsfolk vil forsøge at trække en reference hos to- tre personer, alt afhængigt af om det er en specialist/medarbejder eller en mellemleder/leder, der skal ansættes.
Rekrutteringskonsulenten vil normalt prioritere at trække referencer hos to chefer. Hvis det ikke kan lade sig gøre, vil konsulenten forsøge at interviewe en chef og en af de andre typer referencer.
Hvorfor prioriterer rekrutteringskonsulenten at bruge tidligere chefer som referencer, tænker du måske?
Det er, fordi det er chefen, der kender mål, forventninger og succeskriterier til din tidligere stilling. Det er chefen, der kender omfanget og beskrivelsen af dine arbejdsopgaver. Og det er chefen, der ved, om du kunne indfri forventningerne og målene i din tidligere stilling.
Kollegaens udsagn kan sige noget om kandidatens sociale, kollegiale egenskaber. Og det kan rekrutteringskonsulenten selvfølgelig også, i et vist omfang, bruge til at få en idé om kandidatens like-faktor og sociale egenskaber på en arbejdsplads.
En kollega vil dog typisk føle sig mere ”bundet” af den personlige og til tider venskabelige relation, som denne har haft med kandidaten, mens en chef oftest vil være mere ”fri” til at give en vurdering af medarbejderen.
Særlig regel om referencer inden for det offentlige
Hvis der i referencerne er frembrudt afgørende, negative oplysninger eller udsagn, der kan have indflydelse på ens beslutning om at ansætte vedkommende, skal ansøgeren have mulighed for at blive hørt om oplysningerne, inden en beslutning træffes (jf. paragraf 19 omkring partshøringer i Forvaltningsloven). Ansøgeren skal nemlig have mulighed for at give sin egen version af historien, inden en references udtalelse får afgørende negativ betydning ift. den pågældende ansættelse.
Hvor bør du angive en reference?
De fleste vil angive en reference i deres CV/ansøgning eller medbringe navnene på 2-3 referencer til første jobsamtale.
Dog vil vi ikke anbefale dig at medsende referencer i dit ansøgningsmateriale af den simple årsag, at du ikke vil kunne varsle dine referencer om en mulig opringning fra en kommende arbejdsgiver. I stedet kan du overveje at lave et punkt på dit CV med overskriften “Referencer” og en kort tekst, hvor du f.eks. skriver:
“Referencer oplyses gerne på opfordring”
Referencer trækkes typisk efter anden jobsamtale eller evt. første jobsamtale, hvis samtalen er gået godt.
Rekrutteringskonsulentens forberedelse inden et interview med en reference
Inden en referenceperson interviewes, vil rekrutteringskonsulenten definere nogle emneområder/ fokusområder for interviewet:
- Hvad vil jeg gerne have belyst?
- Er der nogle særlige karaktertræk ift. den konkrete stilling, som jeg vil prøve at undersøge?
- Er der lavpraktiske spørgsmål ift arbejdsopgaver e.l., som jeg gerne vil finde svar på?
Det er vigtigt at understrege, at rekrutteringskonsulenten altid bør indlede samtalen med en reference med at afdække referencens relation til kandidaten, da det vil være altafgørende for referencens udsagn om ansøgeren:
- Hvordan var dit samarbejde med person X? Hvad arbejdede I sammen om? (Chef, kollega, kunde, leverandør)
- Hvilke ansvarsområder havde referencen – og hvilke ansvarsområder havde du?
Samtidig vil rekrutteringskonsulenten bede referencen om at komme med konkrete eksempler på sit samarbejde med den pågældende ansøger.
Hvordan interviewer en rekrutteringskonsulent en reference?
Det er selvfølgelig vidt forskelligt, hvad en rekrutteringskonsulent kunne finde på at interviewe en reference omkring, da det altid vil afhænge af kravene til den konkrete stilling, som kandidaten har bragt sig i spil til.
Nogle af de typiske spørgsmål, der vil gå igen, er:
- Hvad kan du fortælle mig om person X?
- Hvilke arbejdsopgaver/ansvarsområder havde person X?
- Hvordan var kvaliteten af person X’s udførte opgaver? (Fokus på overblik, detaljesans, engagement, vedholdenhed)
- Hvordan var person X’s arbejdsindsats? (Fokus på selvstændighed, initiativ, ansvarsfølelse, planlægning)
- Hvilke resultater/succeser fik person X skabt?
- Hvilke faglige/ personlige styrker vil du vurdere, at person X besidder?
- Hvilke faglige/ personlige udviklingsområder vil du vurdere, at person X besidder?
- Hvordan var person X’s evne til at overholde deadlines, arbejde under pres og til at modtage/ give konstruktiv kritik?
- Hvis kandidaten opsagde sin stilling eller blev opsagt i stillingen (typisk kun til en tidligere chef): Hvorfor fratrådte kandidaten sin stilling?
Vigtig bonus-viden: Hvis du under en jobsamtale bliver spurgt, hvorfor du ikke længere er ansat hos din tidligere arbejdsgiver, SKAL du oplyse, hvis du er blevet opsagt eller bortvist. - Det vigtigste spørgsmål til chefen: Hvis du havde mulighed for det, ville du så ansætte vedkommende igen?
Hvor lang tid tager et interview med en reference?
Et reference-interview med en rekrutteringskonsulent fra Konsulenthuset ballisager vil typisk tage omkring ½ times tid.
Som vi plejer at sige (og ja, vi vælger sørme lige at citere os selv her):
”Det tager ingen tid at tage en god reference, for de fleste vil udtale sig positivt om en tidligere ansat eller kollega. Til gengæld tager det lang tid at tage en nuanceret reference.”
Og det er netop den nuancerede reference, konsulenten er på jagt efter. En reference, der kan være med til – sammen med ansøgning, CV, jobsamtalerne, personlighedstests og cases – at give et mere komplet billede af den kandidat, som virksomheden overvejer at ansætte.
3 råd om referencer til dig, der er nyuddannet
Generelt er der forståelse for, at du som nyuddannet ikke svømmer rundt i oplagte referencer. Men hvis du gerne vil medbringe nogle referencer til en jobsamtale, kan du tage et kig på nedenstående råd:
Har du haft et studiejob eller frivilligt arbejde? Så prøv at finde relevante referencepersoner her og kontakt dem for at høre, om du må bruge dem som reference.
Har du skrevet opgave i samarbejde med en virksomhed? Så hiv fat i din kontaktperson i den pågældende virksomhed.
Har du skrevet en opgave, udarbejdet et projekt eller skrevet speciale? Så kan du overveje at få din tilknyttede vejleder til at sige noget om din arbejdsproces, tilgang, faglighed mm.
