Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S2018-10-22T10:52:41+00:00

Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S

NB: Læs om vores behandling af personoplysninger for kandidater i karriererådgivning længere nede på siden.

Introduktion

For at kunne levere karriererådgivning, rekruttering eller outplacementydelser er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik beskriver hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige på dpo@ballisager.com

Dataansvarlig

Konsulenthuset ballisager, Søren Frichs Vej 40A, 8230, Aabyhøj (CVR-nummer 31299004)

Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis kommunerne eller en virksomhed, har leveret til os i forbindelse med din tilmelding til en af vores karriereforløb og informationer som vi løbende indhenter hos dig i rådgivningsforløbet, herunder det afsluttende resultat af forløbet.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor kunden, leve op til dansk lovgivning og for at kunne levere effektiv karriererådgivning.

I forhold til en rekrutteringsproces, hvor en virksomhed giver os opgaven at finde en kommende medarbejder (eller dele af denne proces) er det naturligt, at vi indhenter oplysninger, som kvalificerer vores rådgivning af virksomheden. Herunder tests, referencer og referater af samtaler / interviews.

Uanset hvilken proces du vil deltage i, vil du forinden blive oplyst specifikt om hvilken data vi indsamler, hvordan du får mulighed for at få indsigt, korrigere oplysninger eller blive slettet. Du vil blive bedt om at give dit samtykke til dette.

Vi kan også behandle personoplysninger, som du selv har registreret gennem formularer på vores hjemmeside, eks. ved tilmelding til vores nyhedsbrev. Ved hver service, du ønsker at tilmelde dig, vil du blive bedt om at afgive dit samtykke til, at vi må sende dig den ønskede information, og dermed til at vi må opbevare dit navn og din e-mailadresse.

Konsulenthuset ballisager har valgt en dansk virksomhed (Multihouse) som hosting partner, der skal sikre korrekt opbevaring af data.

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Vi stræber efter at slette (eller pseudonumisere) personoplysninger, så snart de ikke længere har nogen relevans, herunder opbevarer vi visse personoplysning i 5 år af hensyn til bogføringsloven. Ofte opbevarer vi resultater fra evalueringer længere af hensyn til statistiske formål, eksempelvis i forbindelse med vores rekrutteringsanalyse, dog pseudunomiseres disse oplysninger.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).

  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.

  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.

  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.

  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.

  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.

  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats at rette oplysninger, gør vi dette uden omkostninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Det betyder blandt andet at vi tager back-up af vores system. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, sletter vi ikke på vores back-up, men sikrer at de fjernes ved brug af back-up filer.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S. Undtagelsen er i disse tilfælde:

Med dit samtykke

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

Til ekstern databehandling

Vi opbevarer personlige oplysninger hos betroede samarbejdspartnere hvor der altid er indgået databehandleraftale med konkrete instrukser. Såfremt de også behandler data er det altid baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale

Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.

  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.

  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

  • Holde Konsulenthuset ballisager A/S fri fra skade, vores aktionær eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan vores effekter  fordeler sig.

Informationssikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte Konsulenthuset ballisager A/S og vores kandidater mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på Konsulenthuset ballisager A/S:

  • Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.

  • Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.

  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.

  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.

  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Konsulenthuset ballisager A/S vegne.

  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.

  • Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.

  • Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Konsulenthuset ballisager A/S.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overvåger ny lovgivning på datasikkerhedsområdet og regulerer vores praksis og politikker i henhold til ændringer. Når vi modtager formelle skriftlige indsigelser, kontakter vi afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse indsigelser om ex. overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med pågældende person.

Ændringer

Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).

Revisionshistorik

Version – V1.00
Note – Persondatapolitik oprettet
Dato – 16. april 2018
Redigeret af Tomas Ballisager, (DPO)

Sådan behandler vi personoplysninger for kandidater i karriererådgivning

Behandlingen af persondata sker, for at vi kan opfylde vores kontraktlige forpligtigelser med jobcenteret, og deltagelse i forløbet er et tilbud i beskæftigelsesindsatsen med lovhjemmel i lov om aktiv beskæftigelsesindsats.

Når du er i forløb hos Konsulenthuset ballisager modtager vi personoplysninger fra dit jobcenter ved tilmeldingen, som vi er databehandler af, og vores behandling af data reguleres af en databehandleraftale mellem os og kunden (jobcenteret).

Nedenfor kan du se hvilke oplysninger, det drejer sig om.

Vi genererer i forløbet også data såsom referater af møder og aktiviteter. Al information benyttes til at øge mulighederne for at bringe dig i beskæftigelse. Vi indsamler ikke informationer, der ikke har relevans for dine beskæftigelsesmuligheder og jobsøgning.

Efter dit forløb kan vi bede dig om at afgive en anmeldelse af din oplevelse på Trustpilot. Vi videregiver ikke dine oplysninger til Trustpilot. Trustpilot indsamler selv oplysninger, og er således selvstændig dataansvarlig herfor, såfremt du vælger at skrive en anmeldelse af os på deres side.

Opbevaring

Konsulenthuset ballisager har indgået databehandleraftale med leverandører af kandidatdatabaser, hosting (herunder exchange server og filservere) og evalueringssystemer, der alle skal sikre, at data behandles på vores instruks og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Se en komplet liste med databehandlere der benyttes ifm. karriererådgivningsforløb nedenfor.

Personoplysninger opbevares i 6 mdr. efter endt forløb med henblik på, at vi kan behandle eventuelle spørgsmål til forløbet fra kunden (jobcenteret). Dette gælder også mails og kalenderaftaler. Efter 6 mdr. slettes eller pseudomiseres data, således at de ikke kan henføres til konkrete personer, men således at vi fortsat kan levere en samlet statistik på udbyttet af forløbet til kunden. Ud over 6 mdr. opbevares data kun med henblik på at overholde bogføringslovgivningen eller anden gældende lov, eller såfremt der måtte være et pålæg fra myndighederne om dette.

Følsomme oplysninger og cpr.nr.

Ifølge lovgivningen er der særlige regler for behandling og opbevaring af oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs, eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Med undtagelse af helbredsmæssige forhold har disse ingen relevans for beskæftigelsesmulighederne. Vi registrerer kun helbredsmæssige oplysninger i den udstrækning, det har indflydelse på dine beskæftigelsesmuligheder og udgør begrænsninger i arbejdsevnen. Oplysningerne registreres uden angivelse af evt. diagnoser.

Konsulenterne har instruks om, at de ikke må behandle ansøgninger og CV’er, der indeholder personfølsomme data.

Modtagere af dine oplysninger

Dine oplysninger behandles fortroligt og er kun tilgængelige for medarbejdere i Konsulenthuset Ballisager, som er underlagt tavshedspligt. Der udarbejdes løbende statusser til kunden om resultaterne af rådgivningen, fremmøde og konkrete aftaler med mere.

Nedenfor kan du se en fuldkommen liste med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager arbejder sammen med. Vi videresender ikke dine personoplysninger til tredjepart, medmindre det sker med dit udtrykkelige samtykke.

Sletning, indsigt og berigtigelse af oplysninger

Du kan til enhver tid bede Konsulenthuset ballisager om at slette dine data, få indsigt i data eller berigtige data. Det gøres ved at du skriver til dpo@ballisager.com .

Indsigelser og klage

Hvis du ikke er enig i den måde, hvorpå ballisager behandler dine persondata, kan du sende din indsigelse til dpo@ballisager.com
Hvis du fortsat er uenig i behandlingen, kan du klage til: Datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K.

Persondata

Modtages ved tilmelding:

  • Fødselsdato eller CPR-nummer (til brug ved fakturering og ved opgaver der er udlagt med myndighed)
  • Navn
  • Adresse
  • Kontaktoplysninger (Mail og/eller telefonnummer)
  • uddybende information fra kunden sendt ved tilmeldingen.

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • A-kasse (ved myndighedsopgaver hvor A-kasse oplysninger bruges til at aftale fælles samtaler)
  • Uddannelse, erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et
  • Referater af møder med aftaler om aktiviteter
  • Fremmødehistorik
  • Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet
  • Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik

Databehandlere

UnderleverandørTyper af data underleverandøren behandler for DatabehandlerLokation for behandling
MultiHouse

Rudolfgårdsvej1B,
8260 Viby J

Tel.: 87 34 13 34

mail@multihouse.dk
www.multihouse.dk

Alle de i appendiks 1 nævnte persondata.

Multihouse hoster vores IT, herunder filer, exchange og kandidatdatabaser.

Vi ejer selv vores kandidatdatabase.

Rudolfgårdsvej 1B,
8260 Viby J
Interresearch a|s

Frederiksholms Kanal 4 B
1220 København K
Denmark
CVR: 25472721

E-mail

Interresearch’ system Defgo benyttes til at evaluere vores forløb. E-mail kan kobles til kandidatens besvarelse

Itadel, CVR: 37032034, Adresse: Teglholmsgade 1, 2450 København SV. Anvendes til: Hosting
Uniconta A/S

(CVR No.): 33266928
Tryg – The Camp
Klausdalsbrovej 601
2750 Ballerup- DK

Oplysninger på faktura

Navn, Cpr nummer

I de tilfælde hvor kunden stiller krav om personoplysninger på fakturaen vil disse fremgå og opbevares i 5 år i henhold til bogføringslovgivningen

 Itadel, CVR: 37032034, Adresse: Teglholmsgade 1, 2450 København SV. Anvendes til: Hosting
Microlearn

Egebækvej 98D
2850 Nærum
CVR nr. 37866814

Hvis du oprettes som bruger på vores online platform (Litmos) vil dine data være gemt på deres server.

Her er registreret navn og e-mail

Callidus Software Inc.
4140 Dublin Blvd
#400, Dublin, CA 94568, USA