Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S

Introduktion

For at kunne levere karriererådgivnings-, rekrutterings- eller outplacement-ydelser er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik beskriver hvilke data, vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Hvis du blot benytter benytter vores hjemmeside, herunder vores gratis analyser og andet materiale, henviser vi til vores cookie- og privatlivspolitik, hvor du kan læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, samt hvordan vi sikrer behandlingen af dem.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige på dpo@ballisager.com

Dataansvarlig

Konsulenthuset ballisager, Søren Frichs Vej 40A, 8230, Aabyhøj (CVR-nummer 31299004).

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du, en kommune eller en virksomhed, har leveret til os i forbindelse med tilmelding til et af vores karriereforløb, en af vores cv-databaser eller informationskilder, samt når du søger en stilling til eller gennem os. Vi indhenter desuden løbende informationer hos dig i rådgivnings- eller rekrutteringsforløbet herunder det afsluttende resultat af forløbet og referater af samtaler.

Personoplysningerne behandler vi med henblik på, at vi kan vurdere din situation og dine kompetencer for at bringe dig i eller tættere på et job eller beskæftigelse. For rekrutteringsforløb gælder det desuden, at vi indhenter oplysninger om dig, som kan kvalificere vores rådgivning af den ansættende virksomhed (kunden), herunder oplysninger fra tests og referencer.

Vi indsamler ikke informationer, der ikke har relevans for dine job- og beskæftigelsesmuligheder samt jobsøgning.  Se hvilke informationer vi indsamler, når du færdes på hjemmesiden under ”Cookie- og privatlivspolitik”

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor kunden, leve op til dansk lovgivning, og for at kunne levere effektive karriererådgivningsforløb og rekrutteringsprocesser.

Deltagelse i et karriererådgivningsforløb er et tilbud i beskæftigelsesindsatsen med lovhjemmel i ’Lov om aktiv beskæftigelsesindsats’, og behandlingen af persondata sker på det lovmæssige grundlag. Det er ikke lovmæssigt mulighed at afslå at deltage i et tilbud, og det er ikke muligt at levere et tilbud uden kendskab til persondata.

Behandling af data som deltager i et outplacement-forløb eller en rekrutteringsproces sker på baggrund af indhentet samtykke.

Uanset hvilken proces du deltager i, vil du forinden blive oplyst specifikt om, hvilke data vi indsamler. Medmindre du er henvist til et karriererådgivningsforløb via en offentlig myndighed, vil du blive bedt om at give dit samtykke til indsamlingen, og du vil blive oplyst om dine rettigheder i forbindelse med indsamlingen.

Vi kan også behandle personoplysninger, som du selv har registreret gennem formularer på vores hjemmeside, eks. ved tilmelding til vores nyhedsbrev eller CV-database. Ved hver service, du ønsker at tilmelde dig, vil du blive bedt om at give dit samtykke til, at vi må sende dig den ønskede information, og dermed til at vi må opbevare dit navn og din e-mailadresse. Se mere her: https://ballisager.com/cookie-privatliv-politik/

Konsulenthuset ballisager har valgt en dansk virksomhed (IT Security) som hosting partner, der skal sikre korrekt opbevaring af data.

Særligt for Karriererådgivning

Data leveres via sikker mail eller via kommunale IT-systemer hvor vi har afgrænset adgang til tilmeldte kandidater. Data uploades i vores interne database hostet hos IT Security (se liste over leverandører nedenfor). 6 måneder efter endt forløb anonymiseres data, så de ikke længere kan henføres til konkrete personer, men så vi stadigt kan levere en samlet statistik på resultaterne til kunden.

Dialog med din konsulent via mails slettes efter 6 mdr., herunder fremsendelse af CV. Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation, med henblik på at levere resultatopgørelser til kunden.

Efter dit forløb kan vi bede dig om at afgive en anmeldelse af din oplevelse hos os på Trustpilot. Vi videregiver ikke dine oplysninger til Trustpilot. Trustpilot indsamler selv dine oplysninger, og er således selvstændig dataansvarlig herfor, såfremt du vælger at skrive en anmeldelse af os på deres hjemmeside.

Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation. Dette er for at leve op til et kontraktligt forhold til kunden. Dit svar på dette spørgsmål er frivilligt.

Særligt for rekruttering

Data indsamles i vores rekrutteringssystem (se liste over leverandører nedenfor) og der er adgang til informationen for involverede medarbejdere hos Konsulenthuset ballisager og ansættelsesansvarlige hos virksomheden. Vi indsamler data i form af interview-referater, referencer og svar på spørgsmål som opbevares i samme system. Når du uploader dit materiale, vil du blive bedt om at afgive samtykke.

Kundens behandling af data er reguleret i aftale mellem Konsulenthuset ballisager og virksomheden. Vi sender et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling. Når du søger en stilling, giver du også dit samtykke til, at vi må dele dine oplysninger med den ansættende virksomhed (kunden).

Du kan blive bedt om at besvare persontest og kognitive test i systemerne E-stimate og Humanostics (se yderligere information nedenfor). Du vil blive bedt om at afgive samtykke.

Som en del af rekrutteringsprocessen kan det være, vi vil indhente yderligere offentlige tilgængelige oplysninger omkring dig fra internettet, herunder sociale medier.

Særligt for Outplacement

Data leveres via kunden (virksomheden) via mail, eller ved at du som deltager selv tilmelder dig. Data uploades i vores interne database hostet hos IT security (se liste over leverandører nedenfor). 6 måneder efter endt forløb anonymiseres data, så de ikke længere kan henføres til konkrete personer, men så vi stadigt kan levere en samlet statistik på resultaterne til kunden.

Dialog med din konsulent via mails slettes efter 6 mdr., herunder fremsendelse af CV. Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation, med henblik på at levere resultatopgørelser til kunden.

Efter dit forløb kan vi bede dig om at afgive en anmeldelse af din oplevelse hos os på Trustpilot. Vi videregiver ikke dine oplysninger til Trustpilot. Trustpilot indsamler selv dine oplysninger, og er således selvstændig dataansvarlig herfor, såfremt du vælger at skrive en anmeldelse af os på deres hjemmeside.

Er du i outplacement-forløb, kan vi også bede dig udfylde en profiltest. Når du afgiver dit samtykke, accepterer du at ville gennemføre denne test.

Særligt for online forløb på akademi.ballisager.com

Når du logger ind på forløbet, giver du samtidig samtykke til, at vi må opbevare og behandle dine data. Du må ikke angive følsomme persondata i dine svar på platformen.

Særligt for Jobtrack

Deltager du i et Jobtrack-forløb vil du skulle udfylde en profiltest og en Gais-måling. Begge foretages via en browser-applikation, og der foreligger en databehandleraftale mellem Konsulenthuset ballisager og leverandørerne.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillelige rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til vores persondataansvarlige (DPO). Henvendelse kan ske på mail: dpo@ballisager.com. 

Hvis du ikke er enig i den måde, hvorpå Konsulenthuset ballisager A/S behandler dine persondata, kan du sende din indsigelse til dpo@ballisager.com.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af deres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes i sikkerhedskopier).

Medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats at rette oplysninger, gør vi dette uden omkostninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Det betyder blandt andet, at vi tager back-up/sikkerhedskopi af vores system. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, slettes de fra brugerfladen, men ikke fra sikkerhedskopien.

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K. https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/.

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Så snart personoplysningerne ikke længere har nogen relevans for opgaven, de er blevet indsamlet til, slettes de.
For rekrutteringsforløb opbevares data 6 måneder efter endt rekrutteringsproces, som svarer til kundens garantiperiode, med henblik på at kunne besvare spørgsmål fra kunden eller bringe andre kandidater i spil, i tilfælde af at garantien udløses.
For karriererådgivningsforløb gælder det 6 måneder efter afsluttet forløb af hensyn til at kunne besvare eventuelle spørgsmål fra kunden til forløbet.

I visse tilfælde vil der blive foretaget en anonymisering i stedet for en sletning, da vi opbevarer resultater fra evalueringer af hensyn til at kunne levere en samlet statistik på udbyttet af forløbet til kunden. Personoplysningerne er i disse tilfælde fuldt anonymiseret og dermed ikke længere personhenførbare.

Faktureringsoplysninger opbevares i 5 år af hensyn til bogføringsloven.

Særligt vedr. følsomme oplysninger og CPR-nummer

Ifølge lovgivningen er der særlige regler for behandling og opbevaring af oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger med helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Med undtagelse af helbredsmæssige forhold har disse ingen relevans for beskæftigelsesmulighederne. Vi registrerer kun helbredsmæssige oplysninger i den udstrækning, det har indflydelse på dine beskæftigelsesmuligheder og udgør begrænsninger i arbejdsevnen. Oplysningerne registreres uden angivelse af evt. diagnoser.

Da vores system ikke kan håndtere den nødvendig logning, når informationer tilgås, må CV og ansøgning ikke indeholde helbredsmæssige oplysninger. Medarbejderne hos Konsulenthuset ballisager A/S har instruks om, at de ikke må behandle ansøgninger og CV’er, der indeholder personfølsomme data.

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S. Undtagelsen er i disse tre tilfælde:

Med dit samtykke

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af personoplysninger.

Til ekstern behandling

Vi opbevarer personoplysninger hos betroede samarbejdspartnere, hvor der altid er indgået databehandleraftale indeholdende konkrete instrukser. De behandler data, baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed.

Af juridiske årsager

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysninger er nødvendig for at:

  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
  • Holde Konsulenthuset ballisager A/S fri fra skade, vores aktionær eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele visse typer anonymiserede oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan effekter fordeler sig.

Modtagere af dine oplysninger

Dine oplysninger behandles fortroligt og er kun tilgængelige for medarbejdere i Konsulenthuset Ballisager A/S, som er underlagt tavshedspligt, eller for autoriserede medarbejdere hos underleverandører som ligeledes er underlagt tavshedspligt gennem databehandleraftaler.

I rekrutteringssammenhænge sender vi et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling. Når du søger en stilling, giver du også samtykke til, at vi må dele dine oplysninger med den ansættende virksomhed (kunden).

I karriererådgivningsforløb udarbejdes statusser til kommunen (kunden) om resultaterne af rådgivningen, fremmøde og konkrete aftaler mm.

Aftale- og fortrolighedsforholdet mellem Konsulenthuset ballisager A/S og leverandører, som vi benytter i behandlingen af persondata, er altid reguleret af en databehandleraftale.
Nedenfor kan du se en fuldkommen liste med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S arbejder sammen med. Vi videresender ikke dine oplysninger til andre end nedenstående, medmindre dette sker med dit udtrykkelige samtykke eller af hensyn til juridiske årsager.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overvåger ny lovgivning på datasikkerhedsområdet og regulerer vores praksis og politikker i henhold til ændringer. Når vi modtager formelle skriftlige indsigelser, kontakter vi afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse indsigelser, om f.eks. overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med den pågældende person.

Persondata, der behandles ved Karriererådgivning

Modtages ved tilmelding:

  • Fødselsdato eller CPR-nummer (til brug ved fakturering og ved opgaver, der er udlagt ved myndighed)
  • Navn
  • Adresse
  • Kontaktoplysninger (mail og/eller telefonnummer)
  • Uddybende information fra kunden sendt ved tilmeldingen

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • A-kasse (ved myndighedsopgaver, hvor A-kasse-oplysninger bruges til at aftale fælles samtaler)
  • Uddannelse, erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et
  • Referater af møder med aftaler om aktiviteter
  • Fremmødehistorik
  • Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet
  • Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik

Persondata, der behandles ved Rekruttering

Modtages ved, at stilling søges (herunder også CV-database):

  • Mailadresse
  • Navn
  • Adresse
  • Land
  • Køn
  • Telefonnummer
  • Uddannelses- og erhvervserfaring

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring
  • Testoplysninger
  • Referenceoplysninger

Persondata, der behandles ved Outplacement

Modtages ved tilmelding enten fra kunden eller dig selv:

  • Mailadresse
  • Navn
  • Adresse
  • Fødselsdato
  • Telefonnummer
  • Stilling

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring
  • Testoplysninger
  • Referenceoplysninger
  • Uddannelse
  • Erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et
  • Referater af møder med aftaler om aktiviteter
  • Fremmødehistorik
  • Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet
  • Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik

Persondata, der behandles ved Online jobsøgningsforløb

Modtages ved tilmelding:

  •  Fødselsdagsdato
  • Navn
  • Adresse
  • Kontaktoplysninger (mail og/eller telefonnummer)
  • Uddybende information fra kunden sendt ved tilmeldingen

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • A-kasse (ved myndighedsopgaver, hvor A-kasse-oplysninger bruges til at aftale fælles samtaler)
  • Uddannelse, erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et
  • Referater af møder med aftaler om aktiviteter
  • Fremmødehistorik
  • Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet
  • Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik

Persondata, der behandles ved Jobtrack

Modtages ved tilmelding enten fra kunden eller dig selv:

  • Mailadresse
  • Navn
  • Adresse
  • Fødselsdato
  • Telefonnummer
  • Stilling

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring
  • Testoplysninger
  • Referenceoplysninger
  • Uddannelse
  • Erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et
  • Referater af møder med aftaler om aktiviteter
  • Fremmødehistorik
  • Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet
  • Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik

Sikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte Konsulenthuset ballisager A/S og vores kandidater mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse af personoplysninger, som vi lagrer.

  • Ekstern IT-hosting virksomhed med datasikkerheds ekspertise, som bl.a. er ansvarlige for enhedshåndtering, kryptografi, fysisk sikkerhed hos hosting-udbyder, restore-tests, standardopsætning af logning i systemer, overvågning via Nagios, sikker adgangsstyring – herunder password kompleksitet og udløb, netværkssikkerhed (perimetersikring og Netværkssegregering), Informationshåndtering via sikker eller krypteret mails, kontrol med afviste adgangsforsøg, to-faktor validering ved adgange uden for eget netværk, antivirus på alle it-systemer, og sikker backup på alle it-systemer, der behandler personoplysninger. Der gennemføres årligt ausit af ekstern IT-leverandør.
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne og Databehandleraftaler med alle leverandører, der behandler personoplysninger på Konsulenthuset ballisager A/S vegne.
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
  • Vejledning og uddannelse i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for alt personale.
  • Intern og ekstern revision af processer for behandling af persondata.

Databehandlere

Nedenfor kan du se en fuldkommen list med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S arbejder sammen med.

Ændring

Vores privatlivspolitik ændrer sig fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle begrænsninger af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde. (For visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail.)

Databehandlere

  • IT Security

    IT Security hoster vores IT, herunder filer, exchange og kandidatdatabaser. Vi ejer selv vores kandidatdatabase. Lokation for behandling er Visionsvej 51, 9000 Aalborg, og det er gældende for det generelle forretningsområde.

  • SurveyXact

    Benyttes til at evaluere vores forløb. E-mail kan kobles til kandidatens besvarelse. Lokation for behandling er Olof Palmes Alle 20, 8200 Aarhus N, og det er gældende for forretningsområdet karriererådgivning og outplacement

  • Uniconta A/S

    Bruges til oplysinger på faktura, navn og CPR-nummer. I de tilfælde, hvor kunden stiller krav om personoplysninger på fakturaen, vil disse fremgå og opbevares i 5 år i henhold til bogføringslovgivningen. Lokation for behandling er Klausdalsbrovej 601, 2750 Ballerup, og det generelle forretningsområde er karriererådgivning og outplacement.

  • Master Metis

    Som en del af en rekrutteringsproces hos os kan du blive bedt om, at udfylde en personprofiltest, som Master Metis udbyder. Lokation for behandling er Bregnerødvej 144, 3460 Birkerød, og det generelle forretningsområde er outplacement og rekruttering.

  • E-stimate

    Som en del af en rekrutteringsproces hos os kan du blive bedt om, at udfylde en personprofiltest, som E-stimate udbyder. Lokation for behandling er Boulevarden 13, 8300 Odder, og det generelle forretningsområde er outplacement og rekruttering.

  • Emply

    Når du søger en stilling gennem vores hjemmeside (herunder også cv-databasen) oprettes dine data i dette HR-system. Lokation for behandling er Paul Bergsøes Vej 16, 2600 Glostrup, og det generelle forretningsområde er rekruttering.

Revisionshistorik 

Version – V4.00
Note – Persondatapolitikoprettet
Dato – 9. Marts 2021
Redigeretaf  Linetta Christensen, (DPO)