Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S2019-10-25T08:52:21+01:00

Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S

Introduktion 

For at kunne levere karriererådgivnings-, rekrutterings- eller outplacementydelser er der vigtige personoplysninger, vi ar behov for at behandle. Vores persondatapolitik beskriver hvilke data, vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.  

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige på dpo@ballisager.com. 

Dataansvarlig 

Konsulenthusetballisager, SørenFrichsVej 40A, 8230, Aabyhøj (CVR-nummer 31299004). 

Vores behandling af dine personoplysninger 

Vi behandler personoplysninger, som duen kommune eller en virksomhed, har leveret til os i forbindelse med tilmelding til et af vores karriereforløb, en af vores cv-databaser eller informationskilder, samt når du søger en stilling til eller gennem os. Vi indhenter desuden løbende informationer hos dig i rådgivnings- eller rekrutteringsforløbet herunder det afsluttende resultat af forløbet og referater af samtaler. 

Personoplysningerne behandler vi med henblik på, at vi kan vurdere din situation og dine kompetencer, for at bringe dig i eller tættere på et job eller beskæftigelse. For rekrutteringsforløb gælder det desuden, at vi indhenter oplysninger om dig, som kan kvalificere vores rådgivning af den ansættende virksomhed (kunden), herunder oplysninger fra tests og referencer. 

Vi indsamler ikke informationer, der ikke har relevans for dine job- og beskæftigelsesmuligheder samt jobsøgning.  

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor kunden, leve op til dansk lovgivning, og for at kunne levere effektive karriererådgivningsforløb og rekrutteringsprocesser. Deltagelse i et karriererådgivningsforløb er et tilbud i beskæftigelsesindsatsen med lovhjemmel i Lov om aktiv beskæftigelsesindsats.  

Uanset hvilken proces du deltager i, vil du forinden blive oplyst specifikt om, hvilke data vi indsamler. Du vil blive bedt om at give dit samtykke til indsamlingen, og du vil altid blive oplyst om dine rettigheder i forbindelse med indsamlingen.  

Vi kan også behandle personoplysninger, som du selv har registreret gennem formularer på vores hjemmeside, eks. ved tilmelding til vores nyhedsbrev. Ved hver service, du ønsker at tilmelde dig, vil du blive bedt om at give dit samtykke til, at vi må sende dig den ønskede information, og dermed til at vi må opbevare dit navn og din e-mailadresse.  

Konsulenthuset ballisager har valgt en dansk virksomhed (IT Security) som hosting partner, der skal sikre korrekt opbevaring af data.  

Særligt for Karriererådgivning og Outplacement 

Efter dit forløb kan vi bede dog om at afgive en anmeldese af din oplevelse hos os på Trustpilot. Vi videregiver ikke dine oplysninger til Trustpilot. Trustpilot indsamler selv dine oplysninger, og er således selvstændig dataansvarlig herfor, såfremt du vælger at skrive en anmeldelse af os på deres hjemmeside. 

Vi kan op til 6 måneder efter dit forløb kontakte dig for at spørge ind til din jobsituation. Dette er for at leve op til et kontraktligt forhold til kunden. Dit svar på dette spørgsmål er frivilligt, og vil blive behandlet anonymt.

Er du i outplacementforløb, kan vi også bede dig udfylde en profiltest. Når du afgiver dit samtykke, accepterer du, at ville gennemføre denne test. 

Særligt for rekruttering 

Som en del af rekrutteringsprocessen kan det være, vi vil indhente yderligere offentlige oplysninger omkring dig fra internettet, herunder sociale medier.  

Under rekrutteringsprocessen vil du blive bedt om at udfylde en profiltest. Når du afgiver dit samtykke, accepterer du at ville gennemføre denne test.  

Tidsfrister for sletning/opbevaring 

Så snart personoplysningerne ikke længere har nogen relevans for opgaven, de er blevet indsamlet til, slettes de. For rekrutteringsforløb gælder det 6 måneder efter, dine oplysninger er registreret i vores system, og for karriererådgivningsforløb gælder det 6 måneder efter afsluttet forløb af hensyn til at kunne besvare eventuelle spørgsmål fra kunden til forløbet.  

I visse tilfælde vil der blive foretaget en pseudunomisering i stedet for en sletning, da vi opbevarer resultater fra evalueringer af hensyn til at kunne levere en samlet statistik på udbyttet af forløbet til kunden. Personoplysningerne er i disse tilfælde fuldt pseudonumiseret og dermed ikke længere personhenførbare.  

Faktureringsoplysninger opbevares i 5 år af hensyn til bogføringsloven.  

Dine rettigheder efter persondataforordningen 

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillelige rettigheder: 

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).

  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.

  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.

  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.

  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.

  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.

  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til vores persondataansvarlige (DPO). Henvendelse kan ske på mail: dpo@ballisager.com. 

Hvis du ikke er enig i den måde, hvorpå Konsulenthuset ballisager A/S behandler dine persondata, kan du sende din indsigelse til dpo@ballisager.com 

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af deres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes i sikkerhedskopier).  

Med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats at rette oplysninger, gør vi dette uden omkostninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Det betyder blandt andet, at vi tager back-up/sikkerhedskopi af vores system. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, slettes de fra brugerfladen, men ikke fra sikkerhedskopien.  

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K. https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/. 

Oplysninger, som vi videregiver 

Vi videregiver ikke personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S. Undtagelsen er i disse tre tilfælde: 

Med dit samtykke 

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af personoplysninger.  

Til ekstern behandling 

Vi opbevarer personoplysninger hos betroede samarbejdspartnere, hvor der altid er indgået databehandleraftale indeholdende konkrete instrukser. Såfremt de også behandler data, er det altid baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.  

Af juridiske årsager 

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysninger er nødvendig for at: 

  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.

  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.

  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

  • Holde Konsulenthuset ballisager A/S fri fra skade, vores aktionær eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele disse typer pseudonumiserede oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan effekter fordeler sig.  

Modtagere af dine oplysninger 

Dine oplysninger behandles fortroligt og er kun tilgængelige for medarbejdere i Konsulenthuset Ballisager A/S, som er underlagt tavshedspligt.  

I rekrutteringssammenhænge sender vi et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling. Når du søger en stilling, giver du også dit samtykke til, at vi må dele dine oplysninger med den ansættende virksomhed (kunden) 

I karriererådgivningsforløb udarbejdes løbende statusser til kommunen (kunden) om resultaterne af rådgivningen, fremmøde og konkrete aftaler mm.  

Aftale- og fortrolighedsforholdet mellem Konsulenthuset ballisager A/S og kunden er altid reguleret af en databehandleraftale. Nedenfor kan du se en fuldkommen list med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S arbejder sammen med. Vi videresender ikke dine oplysninger til tredjepart, medmindre dette sker med dit udtrykkelige samtykke.  

Følsomme oplysninger og CPR-nummer 

Ifølge lovgivningen er der særlige regler for behandling og opbevaring af oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger med helbredsmæssige og seksuelle forhold.  

Med undtagelse af helbredsmæssige forhold har disse ingen relevans for beskæftigelsesmulighederne. Vi registrerer kun helbredsmæssige oplysninger i den udstrækning, det har indflydelse på dine beskæftigelsesmuligheder og udgør begrænsninger i arbejdsevnen. Oplysningerne registreres uden angivelse af evt. diagnoser.  

Da vores system ikke kan håndtere den nødvendig logning, når informationer tilgås, må CV og ansøgning ikke indeholde helbredsmæssige oplysninger. Medarbejderne hos Konsulenthuset ballisager A/S har instruks om, at de ikke må behandle ansøgninger og CV’er, der indeholde personfølsomme data.  

Ændring 

Vores privatlivspolitik ændrer sig fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle begrænsninger af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde. (For visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail.)  

Informationssikkerhed 

Vi arbejder hårdt for at beskytte Konsulenthuset ballisager A/S og vores kandidater mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse af personoplysninger, som vi lagrer.  

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt for Konsulenthuset ballisager A/S: 

  • Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.

  • Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.

  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.

  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.

  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Konsulenthuset ballisager A/S vegne.

  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.

  • Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.

  • Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Konsulenthuset ballisager A/S.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overvåger ny lovgivning på datasikkerhedsområdet og regulerer vores praksis og politikker i henhold til ændringer. Når vi modtager formelle skriftlige indsigelser, kontakter vi afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse indsigelser, om f.eks. overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med den pågældende person.  

Persondata, der behandles ved Karrierådgivning 

Modtages ved tilmelding:  

  • Fødselsdato eller CPR-nummer (til brug ved fakturering og ved opgaver, der er udlagt ved myndighed)
    Navn
    Adresse
    Kontaktoplysninger (mail og/eller telefonnummer)
    Uddybende information fra kunden sendt ved tilmeldingen

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:  

  • A-kasse (ved myndighedsopgaver, hvor A-kasse-oplysninger bruges til at aftale fælles samtaler)
    Uddannelse, erhvervserfaringer og andre informationer i CV’et
    Referater af møder med aftaler om aktiviteter
    Fremmødehistorik
    Oplysninger om virksomheder kontaktet i forløbet
    Aftaler om job, løntilskud eller virksomhedspraktik

Persondata, der behandles ved Rekruttering 

Modtages ved, at stilling søges (herunder også CV-database):

  • Mailadresse
    Navn
    Adresse
    Land
    Køn
    Fødselsdag
    Telefonnummer
    Uddannelses- og erhvervserfaring

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:  

  • Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring
    Testoplysninger
    Referenceoplysninger

Databehandlere

Revisionshistorik 

Version – V2.00
Note – Persondatapolitikoprettet
Dato – 3. september 2019
Redigeretaf Tenna Larsen, (DPO)