Wärtsilä Danmark: Intern HR-afdeling. Eksternt rekrutteringsbureau.

Hvorfor bruge et eksternt rekrutteringsbureau, når man har en intern HR-afdeling med fire medarbejdere? For Helle Yde Jensen, HR Manger i Wärtsilä Danmark, handler det først og fremmest om en benhård prioritering af HR-afdelingens ædleste ressource: Tid. Men det handler også om at bruge et eksternt rekrutteringsbureau, som hun har tillid til, fordi de kender virksomheden ind og ud – og fordi de kan løse nogle af de rekrutteringsopgaver, der kræver et stort netværk og indgående kendskab til det aktuelle arbejdsmarked. Læs vores korte inspirationsartikel med Helle, der til dagligt har ansvaret for HR i den 250 mand store, danske afdeling af Wärtsilä, samtidig med at hun varetager en global HR-funktion.

Wärtsilä er en global virksomhed med hovedsæde i Finland og 19.000 medarbejdere. Virksomheden fremstiller og servicerer udstyr til det maritime marked og energimarkederne, og det danske datterselskab har 250-300 ansatte.

Helle Yde Jensen er overordnet ansvarlig for HR i det danske datterselskab. Hendes daglige fokus ligger først og fremmest på de strategiske HR-opgaver på ledelsesniveau. I Wärtsilä Danmark sidder hun med i ledergruppen og har et ledelsesansvar over for sine tre HR-medarbejdere, og på tværs af landegrænserne har hun en global HR-funktion, hvor hun skal sikre, at alle interne guidelines overholdes. Og så er der lige rekrutterings-ansvaret.

”Jeg har tre HR-medarbejdere i Danmark, der hver især varetager rekrutteringsdelen, som jeg fordeler alt efter, hvem der har mest plads i kalenderen. Og ellers tager jeg mig typisk af rekrutteringer til stillinger, der ligger på mere globalt og strategisk niveau, fordi jeg både kender de ansættende ledere og de krav, der typisk vil være til stillingen, ” fortæller Helle, der også gør gældende, at medarbejderudvikling og udvikling af virksomheden fylder meget.

Du kan læse mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med rekruttering her.

Rekrutteringsopgaver har altid førsteprioritet

Rekruttering haster, er kompleks og skal prioriteres over alle andre opgaver i HR-afdelingen – opgaver, der selvfølgelig også har en fast deadline, der skal overholdes. Sådan er det som regel for Helle. Og derfor er det tiltrængt, når hun trygt kan uddelegere rekrutteringsopgaven til en fast samarbejdspartner.

”Det er rart, at man bare kan slippe tøjlerne i et vist omfang og overlade rekrutteringsprocessen til ballisager, når først scenen for opgaven er sat. Det frigør en masse tid i min kalender, som jeg bl.a. kan bruge på strategiske opgaver, ledelsesopgaver, udvikling af virksomheden, træning af medarbejdere og alt det andet, der egentlig fyldte i kalenderen, da rekrutteringsopgaven dumpede ind ad døren. Det betyder virkelig meget for mig, at jeg ikke pludselig er hængt fuldstændig op af rekrutteringsopgaver, som jo ellers kan tage al min tid. For rekrutteringsopgaverne har altid førsteprioritet og er, hos os, meget sjældent planlagt på forhånd, ” forklarer Helle.

Når Helle skal vurdere, om hendes afdeling selv skal varetage rekrutteringsprocessen, kigger hun derfor på to ting: Tiden i HR-kollegaernes og hendes egen kalender – og kandidatmarkedet for den pågældende stilling, og dermed kompleksiteten i opgaven.

”Vi har for eksempel løbende rekrutteringer af rejsemontører, hvor vi selv står for processen. Det gør vi, fordi der typisk er mange om buddet, og fordi der er mange inden for den funktion, der kender vores virksomhed, og som gerne vil arbejde for os. Det er hele tiden en afvejning af, hvor svært vi tror, det bliver at finde en kandidat til den pågældende stilling, og hvor travlt vi har, ” forklarer Helle.

”Det er hele tiden en afvejning af, hvor svært vi tror, det bliver at finde en kandidat til den pågældende stilling, og hvor travlt vi har.”

Helle Yde Jensen, HR Manager,
Wärtsilä Danmark

Kandidatnetværk og kandidat-forståelse

Der er dog én ting mere, der gør, at hun betror en ekstern samarbejdspartner med en af de mere komplekse rekrutteringsopgaver: Kandidatnetværket.

”De (red. Konsulenthuset ballisager) hører jo hele tiden fra folk, der ønsker at skifte job, eller om større opsigelser osv. Så på den måde har de en meget større kontaktflade til mulige kandidater, end jeg selv har mulighed for at opbygge, ” fortæller Helle om samarbejdet.

Det tætte samarbejde med kandidat- og arbejdsmarkedet betyder også, at Konsulenthuset ballisager kender mulighederne og begrænsningerne ved det aktuelle marked – en viden, der bruges flittigt til at udfordre Helle og de respektive ledere på deres ønsker til nye medarbejdere.

”Når vi for eksempel har en kandidat med en svær profil, er ballisager gode til at udfordre vores ønsker til kandidaten – alder, erfaring osv. – og tilpasse dem til det markedsudbud, der nu engang er. Man kan jo sagtens mærke, at de arbejder 100 procent med det her område og forstår, hvordan de kan udfordre os på vores til tider fastlåste forestillinger, ” griner Helle.

Konsulenten skal kende Wärtsilä bedre end sin egen bukselomme

Men der er én altoverskyggende kompetence hos rekrutteringskonsulenten, der, ifølge Helle, skal overstråle alt andet: Konsulentens evne til at sætte sig grundigt ind i Wärtsiläs behov som organisation og forretning.

”Det er helt afgørende, at konsulenten kender vores virksomhed ordentligt, har sat sig ordentligt ind i den type medarbejdere, vi leder efter, og at vedkommende kender vores strategiske retning lige nu, ” siger Helle:

”Det værste, der kan ske, er jo, at det trækker ud, og man nærmest skal slås med konsulenten om at få løst opgaven. Det er så vigtigt, at vi har en god relation til vores rekrutteringskonsulent. Vi har for eksempel haft samarbejder med konsulenter hos ballisager, som jo nærmest ikke kan vente med at ringe og høre, hvordan det går med ham, de rekrutterede sidste gang. At rekrutteringskonsulenten næsten er en del af virksomheden, ser jeg som en stor del af at bruge ekstern hjælp til rekruttering. Det giver mig tryghed.”

” At rekrutteringskonsulenten næsten er en del af virksomheden, ser jeg også som en kæmpestor del af at bruge ekstern hjælp til rekruttering. Det giver mig tryghed.”

Helle Yde Jensen, HR Manager,
Wärtsilä Danmark

Interne kandidater skal afdækkes af en uvildig part

Det tætte samarbejde mellem ballisager og Wärtsilä har også mundet ud i, at Helle Yde Jensen altid bruger den eksterne samarbejdspartner til én specifik opgave: At afdække interne kandidater.

Wärtsilä har en strategisk ambition om at rekruttere og udvikle deres medarbejdere internt, hvilket bl.a. indebærer, at medarbejderne kan flyttes rundt i forskellige stillinger og afdelinger – både nationalt og internationalt. Og det kræver en mere objektiv og uvildig rekrutteringsproces.

”Hvis vi har interne kandidater, der søger et job hos os, bruger jeg stort set altid ballisager til at afdække vedkommende via samtale, tests osv., så vi får en uvildig part til at vurdere den interne kandidat. Jeg har måske en forudindtaget holdning til netop dén person, så der flytter jeg altid kandidaten over til ballisager, ” fortæller Helle og tilføjer, at kandidaten dermed heller ikke vil føle, at vedkommende får særbehandling fra HR-afdelingen.

27 % af arbejdsgiverne brugte interne kandidater i deres seneste ansættelsesproces.

Kilde: Rekrutteringsanalysen 2017