Outsourcing i din SMV: Gør dig mindre sårbar og mere effektiv

Kære chef i en lille eller mellemstor virksomhed.

Din medarbejderstab har vokset sig til en god størrelse. 15-20, måske 50 ansatte, får virksomheden til at køre rundt.

Og køre, det gør det!

Men med øgningen af antal medarbejdere øges antallet af personaleopgaver også: Der skal søges barselsrefusion til Martin. ESG-opgørelsen trækker tænder ud. Pia mistrives i sin stilling og ønsker sig andre arbejdsopgaver. Det er også snart tid til MUS-samtaler og rekruttering af en ny medarbejder. Det bør man da kunne strukturere mere effektivt. Øv for en omgang leverpostej-på-rugsbrøds-arbejde.

Og på et tidspunkt har medarbejderstaben vokset sig så stor, at du som chef ikke længere har mulighed for at varetage alle HR-opgaver. I hvert fald ikke, hvis du ønsker at fokusere på det, der startede hele virksomhedseventyret. Nemlig de faglige kerneopgaver og udvikling af virksomheden.

Her vælger nogle SMV’er at ansætte en HR-medarbejder. Så kommer der ro på settet, og chefen kan fokusere sin energi på det, der ægte giver hende ild i øjnene og trækker hende ud af fjerene hver morgen.

HR-medarbejder: Pros and cons

Men dén løsning kan være en stakket frist, fortæller seniorkonsulent Peter Nibe Hansen:

”Når en virksomhed vokser, så vokser behovet for at få løst HR-opgaverne også. Dén opgave tilfalder ofte chefen, som i begyndelsen tager opgaverne lidt, som de kommer. Det er meget ad hoc og learning by doing. Men når antallet af medarbejdere og dermed også antallet af HR-opgaver vokser sig større, så når man som chef et punkt, hvor der skal andre kræfter til. Derfor hiver man en HR-medarbejder ind, som fjerner HR-workloadet fra chefens bord. Og i teorien giver det timemæssigt mening. 37 timers HR-indsats bør fint kunne løse alle opgaver. Men kompetencemæssigt slår en enkelt medarbejder måske ikke helt til. For når spændet af opgavetyper bliver for stort for den her medarbejder, så knækker filmen. Kompetencemæssigt forventer man ofte alt for meget af én enkelt person.”

Men hvis én HR-medarbejder ikke er nok – skal man så ansætte 3-4 mere for at dække alle kompetenceområder? Nej, siger Peter Nibe Hansen:

”Det er vist et lige lovligt stort brød at slå op. Altså, kompetencemæssigt giver det jo mening: Én er stærk inden for procesfacilitering, en anden er stærk inden for konflikthåndtering og medarbejderudvikling, en tredje er stærk i ESG og CSR og så videre. Men virksomheden er ikke stor nok til, at det økonomisk giver mening at have en hel HR-afdeling ansat.”

Så ikke noget med at indrette en helt HR-kontor. Så er vi tilbage ved den enkelte HR-ansatte. Men en SMV med en enkelt HR-medarbejder er også udsat, fortæller Peter Nibe Hansen:

”Man er som virksomhed her utroligt sårbar. For hvad sker der, når HR-medarbejderen siger op? Eller måske bliver sygemeldt? Så kommer der en lang periode, hvor chefen skal pick up the slack, mens hun leder efter en ny HR-medarbejder, som kan løfte opgaverne. Det giver en usikkerhed i virksomheden. Både for medarbejdere og for chefen, som igen er nødt til at allokere tid til opgaver, som hun jo faktisk sjældent er videre begejstret for.”

Løsningen på HR-udfordringen

Men hvad er løsningen?

Peter Nibe Hansen er ikke i tvivl. HR-opgaverne skal løses eksternt:

”Når jeg taler med virksomhederne om deres behov, er der ofte en usikkerhed omkring outsourcing. Mange er nervøse for, at det vil blive for formelt – at vi kommer der med jakkesæt og rigide processer og trumfer en dagsorden igennem. Det gør vi ikke. Vi er der på virksomhedens præmisser og tilpasser vores services efter deres behov. Det er vores kerneopgave.”

Men om en HR-medarbejder er ansat direkte af virksomheden, eller om vedkommende bliver hentet ind fra et HR-konsulenthus – er det ikke lidt to sider af samme mønt? Nej, mener Peter Nibe Hansen:

”Når man outsourcer sine HR-opgaver til en HR-virksomhed, får man ikke blot gavn af én persons kompetencer. Her i ballisager giver vi for eksempel mulighed for, at man henter en konsulent fra os ind i virksomheden én dag om ugen. Konsulenten har et enormt videnskartotek i form af sine kollegaer i ryggen, og det er en kæmpe fordel for virksomheden. En enkelt fastansat HR-medarbejder har ikke den samme mulighed for sparring. Det kan føre til lange perioder, hvor vedkommende skal opkvalificere sig inden for ét område, og efter det kræves der en opkvalificering inden for et nyt område og så videre og så videre. Det sker ikke, når man insourcer en HR-konsulent fra os. Vi har allerede kompetencerne fordelt på 60 medarbejdere, som ikke er nærige med at dele ud af deres viden.”