Derfor bør du altid telefonscreene en ansøger inden første samtale

Af |2018-11-16T12:10:10+00:002 november, 2017|

Telefonscreening er et af de mest effektive rekrutteringsredskaber på markedet, og det bør – synes vi – indgå i alle rekrutteringsprocesser. Telefonscreening bruges til at screene de ansøgere, som du overvejer at indkalde til en første samtale. Og fordelene er mange: Du sparer tid, løfter kvaliteten og får svar på vigtige spørgsmål. Bliv klogere på telefonscreening i denne artikel.

Et tænkt eksempel…

  • Du har screenet omkring 60-70 CV’er og ansøgninger og inviteret 6 af kandidaterne til første jobsamtale. To af kandidaterne går videre til anden samtale, hvor du og din kollega ender med at have en forkærlighed for en af kandidaterne – lad os bare kalde ham Preben.

    I slutningen af anden samtale spørger du til Prebens lønforventninger. Det viser sig, at Preben ligger 10.000 kr. over jeres lønramme, og du og din kollega må gå videre til andet-valget, Per.

    Men Per er nu egentlig også et godt valg til stillingen, og I glæder jer til at tilbyde stillingen til Per. Da I har inviteret Per til en samtale for at afstemme formalia, fortæller Per, at han først kan tiltræde stillingen om 4 måneder, da han har et særligt opsigelsesvarsel i sin kontrakt.

    Resultat: I genopslår stillingen, da de fire kandidater, der blev sået fra ved første samtale, heller ikke er relevante. Back to square one – bortset fra, at I nu har brugt 20 forgæves timer på rekrutteringsprocessen, at I ikke når rekrutteringen i denne måned, og at de resterende kandidater kan være ”sprunget fra” i mellemtiden.

Hvorfor telefonscreening?

Eksemplet er måske sat på spidsen, men vi har desværre hørt om lignende eksempler lidt for ofte.

Pointen er, at helt simple fodfejl, såsom ikke at få afdækket et opsigelsesvarsel og lønforventningen, kan have fatale konsekvenser for en rekrutteringsproces.

Telefonscreeninger kan netop bruges til at afdække, om ansøgeren lever op til de formelle krav til stillingen, og derudover giver screeningsprocessen dig et godt overblik over det samlede kandidatfelt. Og så er der faktisk en række andre fordele:

  • Du inviterer det rigtige kandidatfelt til første samtale – og sparer mere tid:
    Hvis du telefonscreener målrettet og struktureret, vil første samtalerunde kun bestå af kandidater, der overholder de formelle krav og formalia. Alternativet er – well, se eksemplet med Per og Preben foroven.

  • Du får bedre første samtaler (og sparer endnu mere tid):
    Under jobsamtalerne vil du opleve, at der er flere ting, du allerede ved om kandidaten. Det er en kæmpe fordel, fordi du sparer tid. Men det er også en fordel, fordi du kan fokusere på nogle andre ikke-så-formelle emner og områder til de 45-50 minutters første samtale.

  • Du får svar på vigtige spørgsmål:
    Ved en telefonscreening behøver du ikke at forholde dig lige så meget til den sociale del af interaktionen med kandidaten, som når du afholder en jobsamtale.

    I stedet kan du forholde dig mere nøgternt, målrettet og objektivt til kandidaten frem for at ryge i jeg-kan-godt-lide-dig-fælden. Den fælde er der i øvrigt mange, der ryger i: Vores rekrutteringsanalyse fra 2017 viser f.eks., at rekrutteringsansvarlige har en tilbøjelighed til at synes, at medarbejdere på deres egen alder fungerer bedst på arbejdspladsen.

Hvornår bør du telefonscreene?

Når du læser kandidaternes ansøgninger og CV’er igennem, kan vi anbefale dig, at du inddeler alle ansøgere i tre puljer:

  • Must-see: Profiler du SKAL høre mere om.

  • Måske: Profiler, der har spændende kompetencer, men ikke helt matcher de faglige ønsker. Ofte vil det være givende og relevant at kigge på ”wildcards” med en helt anderledes indgang til stillingen. Ofte gemmer der sig mere ”mellem linjerne”, end kandidaten måske giver udtryk for i sin ansøgning & CV – og det kan du allerede spørge ind til ved telefonscreeningen.

  • Nej tak

16 %
Kun 1 ud af 6 arbejdsgivere screener en kandidats lønforventninger, inden de indkalder denne til første jobsamtale.
Kilde: Rekrutteringsanalysen 2017

Vi vil anbefale dig at telefonscreene alle ”must see”’s og de bedste ”måske”-er. Typisk afsætter vi 20-30 minutter pr. kandidat og udvælger 5-6 kandidater til et første interview. Antallet af kandidater afhænger altid af opgavens karakter og kandidatfeltet.

  • Vidste du, at rekrutteringsansvarlige i offentlige og private virksomheder i gns. bruger 2 minutter og 3 sekunder på at ”første-screene” et CV og 2 minutter og 18 sekunder på at ”første-screene” en ansøgning?

    Kilde: Rekrutteringsanalysen 2017

Hvad kan du spørge om ved en telefonscreening?

Når vi telefonscreener, gør vi altid ansøgeren opmærksom på, at screenings-opkaldet har ét klart formål: At få afdækket nogle konkrete spørgsmål. Opkaldet er m.a.o. ikke en automatisk invitation til første jobsamtale.

Vi plejer f.eks. at indlede samtalen med følgende:

”Vi er ved at danne os et overblik over ansøgerfeltet, og jeg har nogle supplerende spørgsmål til din ansøgning.”

Når du telefonscreener en kandidat, kan du lytte og spørge ind til mange ting alt afhængigt af, hvilke krav du har til profilen og til succeskriterier, der er i stillingen. Du kan eksempelvis spørge til følgende:

  • Kandidatens motivation: Hvorfor har kandidaten søgt denne stilling?

  • Kandidatens faglighed:
    Matcher kandidatens faglighed de krav, som I har til stillingen?
    Vil kandidatens faglighed kunne leve op til succeskriterierne og målsætningerne for stillingen?

  • Kandidatens personlighed:
    Er det bestemte personlige kompetencer, du vil lytte efter? Hvis du f.eks. skal rekruttere en sælger, skal vedkommende være skarp i sin kommunikation og sit nærvær over telefonen.

  • Kandidatens erfaring:
    Find ud af, hvilken tyngde kandidatens erfaring egentlig har inden for f.eks. ledelse og det, for stillingen, vigtigste fagområde.

  • Kandidatens erfaring – del 2:
    Spørg også ind til omfang, længde, mængde og type af de arbejdsopgaver/ projekter/ kunder/medarbejdere/ordrer/budget, som kandidaten har haft i en tidligere stilling. Jo mere konkret information du får, desto bedre.

  • Kandidatens CV: Er der andre ting i kandidatens CV, du ønsker uddybet, f.eks. nogle bestemte IT- eller sprogkundskaber?

  • Forventningsafstemning ift. jeres virksomheds udfordringer: Hvordan vil kandidaten håndtere og løse de udfordringer, som jeres virksomhed/team/afdeling står med her og nu?

  • Afgørende formalia:
    Hvad er kandidatens opsigelsesvarsel hos sin nuværende arbejdsgiver?
    Hvilke forventninger har kandidaten til lønnen i stillingen?
    Hvilke forventninger har kandidaten til bonus- eller provisionsløn?

Når telefonscreeningen er afsluttet…

… afslutter vi altid samtalen med at gøre klart, at det ikke er garanteret, at kandidaten kommer til samtale.

Hvis der er nogle formelle krav, hvor virksomheden ikke kan matche kandidatens forventning til stillingen (løn, præferencer ift. prioritering af arbejdsopgaver osv.), gør vi allerede opmærksom på dette over telefonen. Nogle gange giver det ganske enkelt sig selv, at det ikke er et godt match.

Derudover tager vi under screenings-opkaldet nogle noter. De noter bruger vi til at forberede os på første interview med de respektive kandidater, fordi noterne fra screeningen ganske enkelt giver dig en god baggrundsviden og referenceramme til at spørge ud fra.

Har du spørgsmål til telefonscreening?

Så tøv ikke med at skrive direkte til vores rekrutteringskonsulenter, som du kan finde lige her.

Eksempel: Spørgsmål til en telefonscreening af en ansøger, der søger en stilling som karriererådgiver

  • Hvorfor har du søgt denne stilling?

  • Hvorfor er du interesseret i et jobskifte?

  • Hvor lang tid har du arbejdet som karriererådgiver?

    Hvilken ”type” jobsøgere er du vant til at arbejde med (f.eks. kontanthjælpsmodtagere, dagpengemodtagere, akademikere, ufaglærte, fleksjobbere)?
    Hvor lange forløb?
    Hvor lange samtaler?
    Hvor mange samtaler om ugen?
    Hvad er succeskriteriet for forløbene?

  • Er du vant til at arbejde med opsøgende virksomhedskontakt?

    Hvordan? (pr. telefon eller mail, generelt eller på baggrund af en konkret kandidat du har i forløb?)
    Hvor meget tid er du vant til at bruge på det?
    Hvilke resultater har du opnået?

  • I denne stilling er det primært opgave xx du kommer til at arbejde med. På denne opgave er målgruppe xx, forløbene er af xx længde, samtalerne har en varighed på xx., du har xx antal samtaler om ugen og succeskriterierne på opgaven er xx. Hvordan lyder det for dig?

  • Myndighedsrolle: Har du erfaring med myndighedsrollen (hvis det er relevant for stillingen)? Hvordan trives du med den rolle og de opgaver, som det indebærer (f.eks. ift. krav til rettidighed, registrering osv.)?

  • Hvor lang opsigelse har du/ hvornår kan du starte?

  • Hvad er din lønforventning til denne stilling?

  • Har du nogle spørgsmål til denne stilling eller til Konsulenthuset ballisager?

image_printUdskriv eller gem som PDF