Hvorfor guidelines?
Guidelines benyttes til at skabe ensartethed, holde struktur og arbejde ens på tværs af HubSpot. Alt i platformen er opsat på en bestemt måde. Bliver guidelines ikke overholdt går det ud over rapportering, data og generel ensartethed i platformen.
Det er derfor meget vigtigt at både eksisterende og nye medarbejdere sætter sig godt ind i nedenstående guidelines. Arbejder man også med marketing bør man også gøre sig bekendt med marketing guidelines samt naming conventions.
På denne side finder du:
- Generel bruger-setup
- HubSpot tips og tricks
- Pipeline overblik og forklaring
- Sådan bruger du data fra Marketing
- Sådan bruger du personlige dashboards
Søger du dette, findes det i Marketing Guidelines:
Generel bruger-setup ved oprettelse i HubSpot
Ved brugeroprettelse og for nye brugere er det vigtigt at tænke over og have gennemgået følgende:
- Tildel korrekt rolle/adgang: Man bliver tildelt en korrekt rolle (Sales Rep, ved almindelig sælger adgang)
- Tilknyt relevante teams: Man bliver tilknyttet de relevante teams (Max 2 teams, et primært og et sekundært)
- Betalt licens eller ej: Det evalueres om man har behov for en salgslicens (dem har ballisager 10 af, som frit kan fordeles). En salgsbruger har adgang til:
- Forecasting tool
- Sequences (automatiserede followup emails, som som stopper når kunden besvarer en mail, eller booker et møde)
- Goals - Det er kun muligt at oprette månedlige/kvartalslige salgsmål på en bruger såfremt vedkommende har en salgslicens
- Automatiske notifikationer kan kun sendes til personer i et team som har en salgslicens. Man kan dog altid skrive og tilføje notifikationer direkte til en bruger. Eksempelvis ejeren af en kontakt eller en bestemt bruger/email adresse. Så skal det dog ændres manuelt senenere hvis tingene ændre sig.
- 1:1 video oprettelse og afsendelse gennem hubspot
- Som betalt bruger kan man være del af 'Automatic lead rotation', så alle leads som kommer ind eksempelvis fordeles på skift sælgere imellem. Det kan man ikke som gratis bruger.
- Ovenstående er de mest afgørende ting, men der er også andre features som kan have betydning for om der er behov for en betalt bruger eller ej. Flere brugere kan altid tilkøbes.
- Har du en betalt salgs-bruger: Har du en betalt salgs-bruger, så er det vigtigt at dine salgsmål indlæses i HubSpot, så den fremadrettet vil fremgå af rapporteringen. Dette skal gøres af en administrator. Salgsmål kan sættes på månedlig, årlig eller kvartals basis.
Læs mere her: https://knowledge.hubspot.com/reports/create-goals - Opsæt din signatur i henhold til Ballisagers retningslinjer. Spørg marketing efter retningslinjer hvis du er i tvivl. Se hvordan du gør her: https://knowledge.hubspot.com/account/add-an-email-signature-in-the-crm
- Signatur-guidelines
Jeres signatur kommer let til at hoppe og danse, hvis I bare kopierer fra outlook. I kan derfor med fordel indsætte denne html-kode og blot rette det med gult.
<div>Med venlig hilsen</div><div>Nina Seirup</div><br/><div>Marketingchef</div><div><strong>Konsulenthuset ballisager</strong></div><br/><div><strong>Tlf:</strong> 22 63 03 06</div><div><a href="https://ballisager.com/kandidatanalysen/" target="_blank">Modtag den seneste Kandidatanalyse: </a><br/><a href="https://ballisager.com/kandidatanalysen/" target="_blank">En analyse af danskernes arbejdsliv, trivsel og karriere</a></div><br/><div><strong>E-mail: </strong><a href="mailto:nse@ballisager.com" target="_blank">nse@ballisager.com</a></div><div><strong>LinkedIn: </strong><a href="https://www.linkedin.com/company/konsulenthuset-ballisager-a-s/" target="_blank">Konsulenthuset ballisager</a><br/><strong>Web: </strong><a href="http://www.ballisager.com/" target="_blank">www.ballisager.com</a></div><br/><figure style="margin:0"><img src="https://api-eu1.hubspot.com/filemanager/api/v2/files/46448444642/signed-url-redirect?portalId=25160505" width="366" height="123"/></figure><br/>
- Det relevante logo er her, som I kan gemme ned på jeres computer for derefter at uploade, hvis det ikke automatisk kommer med over.
- Vælg dine egne properties: Udvælg hvilke felter (properties), som er vigtigst for dig. Vil du eksempelvis altid gerne se kundens fornavn, efternavn og om de er tilmeldt nyhedsbrevet, så er det noget du kan tilpasse for din egen profil, så du altid ser de felter, du har behov for uden at skulle klikke en gang ekstra, eller foretage en søgning.
Du kan gøre dette for alle objekter i HubSpot: Contacts, Companies, Deals, Tickets osv. - Skal de felter som er tilgængelige som default for ALLE brugere, skal dette rettes af en administrator. Spørg marketing.
Se hvordan du gør her: https://knowledge.hubspot.com/contacts/select-properties-to-show-under-the-about-section-in-a-record - System felter: Der er en lang række felter og objekter i hubspot som er navngivet 'System - eksempel123'. Alt hvad der starter med 'System' i navnet, er NIX pille. Det er typisk felter, lister, workflows eller andet som er afgørende for de automatiseringer som er opsat i platformen. Ændres disse manuelt fungerer de automatiske processer ikke.
Hvis man mener der er behov for ændringer nogle af de steder hvor navnet 'System -' er brugt, så er det vigtigt at det undersøges grundigt hvilke konsekvenser det har, før der foretages en ændring. - Outlook integration: Benytter du til daglig Outlook eller gmail til at sende emails, så kan du med fordel installere en add-on til din Outlook email klient. Denne add-on vil gøre dig i stand til automatisk at tracke og lagre de emails du sender på den samme kontaktperson i HubSpot. Så er det altid synligt når du senere skal danne dig overblik, og det er rart at have til historik for dine kollegaer (eller hvis du er fraværende).
Denne integration gør det også muligt at opdatere på kontaktpersonens tidslinje i HubSpot når I har haft et møde (fysisk eller virtuelt). På denne måde er det let at lave noter på disse møder i hubspot, oprette nye tasks på baggrund af disse møder, men også at måle på de touchpoints som er i kunderejsen før et eventuelt køb.
Læs mere om integrationen og download en add-on til din Outlook/gmail klient her: https://knowledge.hubspot.com/connected-email/how-to-install-hubspot-sales#install-the-hubspot-sales-office-365-add-in
https://knowledge.hubspot.com/email-tracking/get-started-with-the-outlook-desktop-add-in - Mødebooking opsætning:
Læs mere om værktøjet: https://www.hubspot.com/products/sales/schedule-meeting
Video guide til opsætning: Klik her
OBS: Som standard benyttes der Zoom links til møder oprettet gennem dette tool. Der kan kun oprettes teams links såfremt der er lavet en opkobling til teams af en administrator i Ballisager.
Ellers kan der tilføjes links manuelt efter hvert møde er booket og sendes en opdateret mødeindkaldelse. - Installering af APP: Gå til App store eller Google store og hent APP'en. Den vil gøre dig i stand til at foretage opkald, oprette tasks, logge noter og meget andet. Alt sammen direkte fra din smartphone.
Læs mere her: https://www.hubspot.com/products/mobile
og her: https://knowledge.hubspot.com/mobile/how-to-install-the-hubspot-mobile-application
Der kan også lave 'scheduling pages' hvor man kan oprette grupper af personer som skal deltage i møder og så tjekkes alle deltageres kalendre for at finde ledige tidspunkter. Læs mere her: https://knowledge.hubspot.com/meetings-tool/create-and-edit-scheduling-pages - General settings: Opsæt dine generelle indstillinge
- First name
- Last name
- Language
- Phone number (benyttes til trigger notifikationer)
- Vælg din 'Default home page'
- Connect din personlige email
- Vælg email adresser eller domæner som aldrig må logges i hubspot.
- Forbind din kalender
- Vælg default settings på dine tasks
Læs mere her: https://knowledge.hubspot.com/account/profile-and-preferences
- Notifications: Måske vil du opleve at du får for mange notifikationer. Også notifikationer omkring ting du ikke skal bruge til noget. Evaluer allerede fra starten hvilke notifikationer som du har behov for og ikke har behov for under Settings --> Notifications. Du kan blandt andet få notifikationer om:
- Deals
- Kontakter du ejer som besøger websitet
- Tasks og task reminders og meget andet
Læs mere her: https://knowledge.hubspot.com/settings/how-to-set-up-user-notifications-in-hubspot
- Sikkerhed: Gå til Settings --> Security og opsæt two factor authentication med dit telefonnummer eller en app (Google Authenticator eller Microsoft Authenticator)
Læs mere her: https://knowledge.hubspot.com/account/how-can-i-set-up-two-factor-authentication-for-my-hubspot-login - Læs resten af denne side grundigt igennem.
- Nu er du klar til at komme igang med at bruge HubSpot!
HubSpot tips og tricks
- Gemte filtre: Du kommer til at bruge HubSpot hver eneste dag, så hvorfor ikke gøre det nemt for dig selv? Du kommer ofte til at søge efter:
- Kontakter eller virksomheder hvor du står som ejer
- Deals som du er ansvarlig for
- Kontakter som har besøgt bestemte sider på websitet for nyligt
- og meget mere!
Gør det let for dig selv og opret løbende de filtre du har brug for let og hurtig adgang til.
Se hvordan du benytter filter i guiden her: https://knowledge.hubspot.com/crm-setup/create-customize-and-manage-your-saved-views
- Caller ID i APP'en: Hvis du slår caller ID til i din HubSpot APP, så vil du når nogen ringer til dig (og de ligger i HubSpot databasen), se deres navn på displayet før du tager telefonen. På den måde kan du altid være forberedt og se hvem der ringer.
Læs mere her: https://knowledge.hubspot.com/mobile/enable-caller-id-in-the-hubspot-mobile-app - Tasks: Du kan med fordel benytte Tasks og synkronisere dem med din outlook kalender hvis du gerne vil have alle dine tasks liggende i din kalender også. Dette gøres under konto setup under generel opsætning.
- Documents: Hvis du ønsker at fremsende links til dokumenter og samtidig se om dem du har sendt dokumenterne til har set det du har tilsendt, så kan du med fordel uploade det i documents og sende et link hertil frem for at vedhæfte filen i en mail. Husk dog altid at evaluere om dokumentet skal være offentligt eller skjult og indstil det i settings når du uploader nye dokumenter under Sales --> Documents.
- Kommer du på noget dine kollegaer bør vide i deres hverdag? Kontakt marketing og få det tilføjet til denne side.
Pipeline overblik og forklaring
Hos Ballisager benyttes en delt pipeline for hele salgsorganisationen. Denne pipeline hedder Pipeline | Salg og tilgås i menuen: Sales --> Deals
Pipelinen indeholder følgende stadier med dertilhørende 'win probability'. Des højere % des højere evalueres det at de deals som ligger i netop det 'deal stage' kan vindes/lukkes. Hvert stadie kan indeholde ét eller flere felter som er obligatoriske at udfylde og/eller er valgfrie. Disse felter kan udfyldes både ved at åbne dealen og ved at rykke en deal fra et stadie til et andet, hvor oplysningerne skal indtastes før man kan komme videre.
- Dialog indledt | 10%
Det er her alle nye dialoger placeres. Det er vigtigt at alle deals ALTID placeres i dialog indledt FØRST og dealen kan herefter flyttes til en af de efterfølgende stadier. - Møde booket / oplæg sendt | 40%
Deals flyttes til dette stadie når et møde er booket eller et oplæg til en aftale er sendt afsted. Her SKAL det eksempelvis oplyses hvilken produkttype der er tale om.
Skal udfyldes:- Produkttype
Her noteres hvilken produkttype der er udvist interesse for / givet tilbud på i den pågældende deal. OBS: Der kan kun fremgå én produkttype pr. deal. Er der flere produkttyper bør man oprette en deal til hver produkttype.
Valgfri at udfylde: - Noter interesse i øvrige produkter
Vælges en interesse i dette felt vil den ansvarlige på det pågældende område blive notificeret automatisk pr. mail. Den ansvarlige kan så uddelegere eller tage fat i den som har noteret interessen og fortsætte dialogen med kunden. - Sælger Assist
Du skal benytte feltet 'Sælger Assist' hvis en salgskollega har hjulpet i mere eller mindre væsentlig grad til at lukke en given aftale med en kunde. Denne information vil gå videre til administrationen således at der kan foretages en fordeling af salget ud på hhv. den primære og den assisterende sælger. - Sælger assist - Omsætningsandel
Som udgangspunkt sættes fordelingsnøglen mellem primær sælger og sælger assist med 70% til primær sælger og 30% til assisterende sælger. Dette sættes automatisk senere i processen, så er det også tilfældet med din nuværende deal, så behøver du ikke foretage dig noget.
Skal fordelingsnøglen være anderledes, så er det vigtigt at du indtaster den % andel som den assisterende sælger skal have af salget i dette felt.
- Produkttype
- Tilbud sendt | 60%
En deal placeres i dette stadie når der er sendt et konkret tilbud.
Skal udfyldes:- Close date
Den dato du forventer at lukke salget.
- Close date
- Vundet | 100%
En deal placeres i dette stadie når den er vundet og der er indgået en aftale med kunden. - Til fakturering | 100%
En deal placeres i dette stadie når den er klar til fakturering. Herefter vil der gå en automaticeret email afsted til administrationen med alle oplysninger om dealen. Her er det meget vigtigt at udfylde alle de korrekte felter før dealen sendes afsted. Kontroller altid at alle felter er udfyldt korrekt før du klikker 'Save'.
Skal udfyldes:- Stillingsbetegnelse / Fakturatekst
- Fakturamail
Hvor skal fakturaen sendes hen? Denne info er udfyldt automatisk hvis det tilknyttede Company har denne information i feltet 'Fakturamail'. - Fakturasplit
Såfremt fakturaen skal opdeles i flere fakturaer, vælges YES i denne. Hvis det ikke er tilfældes vælges NO. - Split | Faktura 1 - Beløb
Skal der kun sendes én faktura? --> Indtast beløbet i dette felt
Skald er sendes mere end én faktura? --> Indtast beløbet som skal fremgå på den første faktura i dette felt - Split | Faktura 1 - Dato
Skal der kun sendes én faktura? --> Indtast dato fakturaen skal sendes i dette felt
Skal er sendes mere end én faktura? --> Indtast datoen den første faktura skal sendes afsted - Split | Faktura 2 - Beløb
Skal der kun sendes én faktura? --> Indtast kun data i felterne Split | Faktura 1 - Beløb og Split | Faktura 1 - Dato
Skal er sendes mere end én faktura? --> Indtast beløbet som skal fremgå på anden faktura i dette felt - Split | Faktura 2 - Dato
Skal der kun sendes én faktura? --> Indtast kun data i felterne Split | Faktura 1 - Beløb og Split | Faktura 1 - Dato
Skal er sendes mere end én faktura? --> Indtast datoen den anden faktura skal sendes afsted - Split | Faktura 3 - Beløb
Skal der kun sendes én faktura? --> Indtast kun data i felterne Split | Faktura 1 - Beløb og Split | Faktura 1 - Dato
Skal er sendes mere end én faktura? --> Indtast beløbet som skal fremgå på tredje faktura i dette felt - Split | Faktura 3 - Dato
Skal der kun sendes én faktura? --> Indtast kun data i felterne Split | Faktura 1 - Beløb og Split | Faktura 1 - Dato
Skal er sendes mere end én faktura? --> Indtast datoen den tredje faktura skal sendes afsted - Betalingsbetingelser
Er feltet 'Betalingsbetingelser' udfyldt på det tilhørende company, bør dette felt være udfyldt med denne information. Er feltet ikke udfyldt skal det udfyldes. Er der aftalt andre betalingsbetingelser på denne specifikke deal ændres betingelserne i dette felt. - ATT kontakt email
Dette felt bør være udfyldt automatisk med den kontaktperson som er tilknyttet dealen. Kontroller at informationen er korrekt. - ATT Fornavn Efternavn
Dette felt bør være udfyldt automatisk med den kontaktperson som er tilknyttet dealen. Kontroller at informationen er korrekt. - CVR nummer
Dette felt bør være udfyldt automatisk med den kontaktperson som er tilknyttet dealen. Kontroller at informationen er korrekt. - City
Dette felt bør være udfyldt automatisk med den kontaktperson som er tilknyttet dealen. Kontroller at informationen er korrekt. - Company name
Dette felt bør være udfyldt automatisk med den kontaktperson som er tilknyttet dealen. Kontroller at informationen er korrekt. - Postal code
Dette felt bør være udfyldt automatisk med den kontaktperson som er tilknyttet dealen. Kontroller at informationen er korrekt. - Street address
Dette felt bør være udfyldt automatisk med den kontaktperson som er tilknyttet dealen. Kontroller at informationen er korrekt.
- Henvist af
Dette felt udfyldes hvis dealen er henvist af en kollega. Hvis feltet er udfyldt kontrolleres her at det står korrekt.
- Tabt
Hvis en deal tabes trækkes dealen over i stadiet 'Tabt'.
Skal udfyldes:- Deal tabt, årsag
Marker i dette felt årsagen til at dealen blev tabt.
- Deal tabt, årsag
Øvrige vigtige felter og informationer om Pipelinen:
- Produkt: Rammeaftale --> Udfyld udløbsdato
Dette felt skal altid udfyldes på rammeaftaler. Når en rammeaftale er indgået og denne data er tilgængelig vil felterne 'Rammeaftale' samt 'Rammeaftale udløb' blive opdateret automatisk på det tilhørende company.
Indtastes ingen data her når produkt rammeaftale er valgt, vil man få op til to reminder emails om at udfylde udløbsdatoen. - Når en deal med produkttypen 'Rekruttering' faktureres, oprettes 3 tasks til deal owner:
- Auto | 3 mdr. opfølgning | Rekruttering {{deal.dealname}}
- Auto | 6 mdr. opfølgning | Rekruttering {{deal.dealname}}
-
- Auto | 9 mdr. opfølgning | Rekruttering {{deal.dealname}}
- Når en deal med produkttypen 'Rammeaftale' kommer i 'vundet', oprettes 3 tasks til deal owner:
- Auto | 3 mdr. opfølgning | Rammeaftale {{deal.dealname}}
- Auto | 6 mdr. opfølgning | Rammeaftale {{deal.dealname}}
- Auto | 6 mdr. opfølgning | Rammeaftale {{deal.dealname}}
Sådan gør du brug af data fra marketing
Udfyldes af marketing...
Husk:
- Notifikationer
- Generelt overblik over aktiviteter - Timeline
- System felter
- Digitale touchpoints
Sådan gør du brug af personlige dashboards
Du kan til hver en tid duplikere et af de eksisterende dashboards og oprette dit eget personlige dashboard, hvor du ser hvordan det går for ligenetop dig, dine deals og dine mål. Det gøres ved at klone og tilpasse et eksisterende dashboard, tilpasse det nye dashboard efter behov, samt vælge den filtrering som gør at det er dig som fremgår af dashboardet. Spørg marketing hvis du er i tvivl.
